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# Enregistrement des Dépôts

> Guide étape par étape pour enregistrer les cotisations d'épargne des membres

## Aperçu

L'enregistrement des dépôts est l'une des opérations les plus fréquentes dans Agatabo. Lorsque les membres effectuent des cotisations d'épargne, les trésoriers ou le personnel désigné enregistrent ces transactions pour mettre à jour les soldes des membres et la trésorerie de l'organisation.

**Utilisez ceci lorsque** : Un membre effectue un dépôt en espèces ou par virement bancaire qui doit être crédité sur son compte d'épargne.

## Avant de Commencer

<Note>
  **Prérequis :**

  * Vous avez l'autorisation `savings:write`
  * Le membre existe dans le système en tant qu'utilisateur de l'organisation
  * Le membre s'est vu attribuer un rôle de membre
  * Vous connaissez le montant exact du dépôt et la date
</Note>

<Warning>
  **Important** : Les dépôts créent des écritures comptables permanentes. Vérifiez toujours le montant et le membre avant d'enregistrer. Bien que les dépôts puissent être modifiés dans certains cas, il est préférable de saisir correctement dès la première fois.
</Warning>

## Instructions Étape par Étape

### Étape 1 : Accéder aux Dépôts

<Steps>
  <Step title="Ouvrir la section Épargne">
    Cliquez sur **Épargne** dans la barre latérale gauche
  </Step>

  <Step title="Sélectionner Historique des Dépôts">
    Cliquez sur **Historique des Dépôts** dans le sous-menu
  </Step>

  <Step title="Ouvrir la boîte de dialogue de dépôt">
    Cliquez sur le bouton **"Enregistrer un Dépôt"** (généralement en haut à droite)
  </Step>
</Steps>

### Étape 2 : Saisir les Détails du Dépôt

La boîte de dialogue d'enregistrement contient les champs suivants :

| Champ               | Description                                                      | Obligatoire |
| ------------------- | ---------------------------------------------------------------- | ----------- |
| **Membre**          | Sélectionner l'utilisateur de l'organisation effectuant le dépôt | Oui         |
| **Montant**         | Montant du dépôt dans la devise de l'organisation                | Oui         |
| **Compte Bancaire** | Sélectionner quel compte bancaire/caisse reçoit le dépôt         | Oui         |
| **Date**            | Date de réception du dépôt (par défaut aujourd'hui)              | Non         |
| **Documents**       | Joindre des documents justificatifs (reçus, bordereaux)          | Non         |

#### Exemple : Enregistrement d'un Dépôt

```
Membre: Jane Uwase
Montant: 25 000 RWF
Compte Bancaire: Caisse - Bureau Principal
Date: 2026-06-08
Documents: [photo du reçu jointe]
```

### Étape 3 : Vérifier et Soumettre

<Steps>
  <Step title="Examiner tous les champs">
    Vérifiez le nom du membre et le montant - ces éléments ne peuvent pas être modifiés après soumission dans les périodes clôturées
  </Step>

  <Step title="Vérifier les calculs">
    Agatabo peut afficher un aperçu du nouveau solde du membre (selon la configuration)
  </Step>

  <Step title="Cliquer sur 'Enregistrer' ou 'Enregistrer un Dépôt'">
    Soumet la transaction
  </Step>
</Steps>

## Ce qui se Passe Ensuite

Lorsque vous enregistrez un dépôt, Agatabo :

1. **Crée une écriture comptable** avec deux côtés :
   * **Débit** : Compte de caisse (+25 000 RWF)
   * **Crédit** : Compte de grand livre d'épargne du membre (+25 000 RWF)

2. **Met à jour le solde du membre** : Le dépôt apparaît immédiatement dans le compte de grand livre d'épargne du membre

3. **Enregistre dans la piste d'audit** : La transaction est consignée avec votre identifiant utilisateur, l'horodatage et tous les détails

4. **Met à jour les analytiques** : Les indicateurs du tableau de bord (Épargne Totale, Solde de Trésorerie) se rafraîchissent

5. **Envoie une notification** (si activé) : Le membre peut recevoir une confirmation par SMS ou e-mail

### Exemple d'Écriture Comptable Créée

Pour le dépôt ci-dessus, Agatabo crée :

| Date       | Compte               | Débit  | Crédit |
| ---------- | -------------------- | ------ | ------ |
| 2026-06-08 | Caisse               | 25 000 | -      |
| 2026-06-08 | Jane Uwase - Épargne | -      | 25 000 |

Cela garantit que l'équation comptable reste équilibrée : Actifs (Caisse) = Passifs (Épargne des Membres).

## Consultation du Dépôt Enregistré

Après l'enregistrement, vous pouvez vérifier le dépôt :

<Steps>
  <Step title="Vérifier l'Historique des Dépôts">
    **Épargne → Historique des Dépôts** affiche tous les dépôts récents dans un tableau
  </Step>

  <Step title="Vérifier les relevés d'épargne du membre">
    **Utilisateurs de l'Organisation** → Sélectionnez l'utilisateur → Onglet **Épargne** → Consulter les **Relevés d'Épargne**
  </Step>

  <Step title="Vérifier l'épargne par utilisateur">
    **Épargne → Épargne par Utilisateur** → Trouver le membre → Consulter ses dépôts
  </Step>

  <Step title="Vérifier les écritures comptables">
    **Grand Livre → Écritures Comptables** → Filtrer par date ou rechercher par type (SAVINGS\_DEPOSIT)
  </Step>
</Steps>

## Scénarios Courants

### Correction d'une Erreur de Dépôt

Si vous avez enregistré un dépôt avec le mauvais montant ou le mauvais membre :

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Montant incorrect (avant clôture de période)">
    1. Accéder à **Épargne → Dépôts**
    2. Trouver le dépôt dans le tableau d'historique
    3. Cliquer sur **Modifier** (si disponible selon les autorisations)
    4. Corriger le montant
    5. Enregistrer les modifications
  </Accordion>

  <Accordion title="Mauvais membre (avant clôture de période)">
    Les dépôts crédités au mauvais membre nécessitent généralement :

    1. L'extourne du dépôt incorrect
    2. La création d'un nouveau dépôt pour le bon membre
    3. Contactez votre comptable ou administrateur pour assistance
  </Accordion>

  <Accordion title="Erreur dans une période clôturée">
    Une fois une période clôturée, vous ne pouvez pas modifier les transactions historiques. À la place :

    1. Enregistrez une **écriture d'ajustement** dans la période courante
    2. Joignez une documentation expliquant la correction
    3. Consultez votre comptable pour un traitement approprié

    Voir [Écritures Comptables Manuelles](/fr/tontines/general-ledger/manual-journal-entries) pour les détails.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Bonnes Pratiques

<Note>
  **Conseils pour l'enregistrement des dépôts :**

  * Enregistrez les dépôts le jour même de leur réception dans la mesure du possible
  * Sélectionnez toujours le bon compte bancaire pour un rapprochement correct
  * Joignez des documents justificatifs (reçus, bordereaux bancaires) pour les pistes d'audit
  * Vérifiez le nom du membre avant de soumettre (la saisie semi-automatique peut parfois sélectionner la mauvaise personne)
  * Conservez les reçus physiques ou confirmations de transaction comme documentation de sauvegarde
  * Vérifiez le montant avant de soumettre - les erreurs nécessitent des extournes
</Note>

## Opérations Connexes

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Historique des Dépôts" icon="clock-rotate-left" href="/fr/tontines/deposits/viewing-deposit-history">
    Consulter tous les dépôts par date, membre ou montant
  </Card>

  <Card title="Modification des Dépôts" icon="pen-to-square" href="/fr/tontines/deposits/editing-deposits">
    Corriger les erreurs de dépôt avant la clôture de période
  </Card>

  <Card title="Détails des Utilisateurs" icon="address-card" href="/fr/tontines/organization-users/viewing-member-details">
    Vérifier les soldes des membres et télécharger des relevés
  </Card>

  <Card title="Analytiques de l'Épargne" icon="chart-line" href="/fr/tontines/deposits/savings-analytics">
    Analyser les tendances et les schémas d'épargne
  </Card>
</CardGroup>