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# Catégories de Dépenses
> Organiser les dépenses grâce à des conventions de nommage cohérentes et des modèles de titre
## Aperçu
Les **catégories de dépenses** vous aident à organiser et analyser les dépenses en regroupant les dépenses similaires. Dans Agatabo, les catégories sont mises en œuvre via des **conventions de nommage cohérentes** dans le champ titre de la dépense, et non comme une fonctionnalité technique distincte.
**Important** : Agatabo ne dispose pas d'une liste déroulante de catégories intégrée ni d'une liste de catégories prédéfinie. Vous créez vos propres catégories en utilisant des modèles de titre et des préfixes cohérents.
## Fonctionnement des Catégories dans Agatabo
### Pas de Catégories Prédéfinies
**Ce qu'Agatabo possède** :
* Champ `titre` à forme libre pour chaque dépense
* Champ `description` optionnel pour les détails
**Ce qu'Agatabo ne possède PAS** :
* ❌ Liste déroulante de catégories prédéfinies
* ❌ Champ catégorie dans la base de données
* ❌ Liste de catégories imposée
* ❌ Sélection de catégorie lors de l'enregistrement des dépenses
### Créer des Catégories via les Titres
Vous créez des catégories en utilisant des **modèles de titre cohérents** :
**Modèle 1 : Format Préfixe**
```
"Catégorie - Description Spécifique - Période"
Exemples :
- "Dépenses Opérationnelles - Loyer Bureau - Juin 2026"
- "Salaires - Indemnité Trésorier - Juin 2026"
- "Frais Bancaires - Frais de Virement"
- "Frais de Réunion - Location Salle - AGO 2026"
```
**Modèle 2 : Catégorie Simple**
```
"Catégorie : Description Spécifique"
Exemples :
- "Services Publics : Facture d'Électricité"
- "Fournitures : Papeterie Bureau"
- "Transport : Taxi Trajet Banque"
```
**Principe clé** : Quel que soit le modèle choisi, **utilisez-le de manière cohérente** pour que les dépenses se regroupent lors du tri ou du filtrage.
## Modèles de Catégories Recommandés pour les Tontines
Utilisez ces modèles comme **préfixes de titre** :
| Modèle de Catégorie | Ce qu'il Inclut | Exemples de Titres |
| ----------------------------- | ------------------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Dépenses Opérationnelles** | Loyer, services publics, internet, téléphone, fournitures | "Dépenses Opérationnelles - Loyer Bureau", "Dépenses Opérationnelles - Électricité" |
| **Salaires & Indemnités** | Indemnités personnel, trésorier, honoraires comptable | "Salaires - Indemnité Trésorier", "Salaires - Comptable Mensuel" |
| **Frais Bancaires** | Frais de compte, frais de transaction, frais de virement | "Frais Bancaires - Virement", "Frais Bancaires - Tenue de Compte" |
| **Frais de Réunion** | Location de salle, rafraîchissements, assemblées membres | "Frais de Réunion - Salle AGO", "Frais de Réunion - Rafraîchissements" |
| **Transport** | Déplacements banque, visites membres, déplacements officiels | "Transport - Trajet Banque", "Transport - Visite Membre" |
| **Services Professionnels** | Honoraires auditeur, consultation juridique, formation | "Services Professionnels - Audit Annuel", "Services Professionnels - Conseil Juridique" |
| **Communication** | Notifications SMS, impression, affranchissement | "Communication - Service SMS", "Communication - Impression" |
| **Technologie** | Abonnements logiciels, matériel informatique | "Technologie - Logiciel Comptable", "Technologie - Ordinateur Portable" |
| **Maintenance & Réparations** | Réparations bureau, entretien équipements | "Maintenance - Réparations Bureau", "Maintenance - Réparation Imprimante" |
| **Assurance** | Assurance bureau, couverture responsabilité | "Assurance - Responsabilité Bureau", "Assurance - Équipement" |
| **Autre** | Dépenses diverses | "Autre - Divers", "Autre - Imprévu" |
## Créer votre Système de Catégories
### Étape 1 : Définir vos Catégories
Choisir 5 à 12 modèles de catégories principaux adaptés à votre organisation :
**Petite Tontine (5-6 catégories)** :
* Dépenses Opérationnelles
* Salaires
* Frais Bancaires
* Réunions
* Transport
* Autre
**Tontine Moyenne (8-10 catégories)** :
* Dépenses Opérationnelles
* Salaires & Indemnités
* Frais Bancaires
* Frais de Réunion
* Transport
* Services Professionnels
* Communication
* Technologie
* Autre
**Grande Tontine (12-15 catégories)** :
* Toutes les catégories moyennes, plus :
* Maintenance & Réparations
* Assurance
* Marketing & Communication
* Formation & Développement
* Juridique & Conformité
### Étape 2 : Documenter vos Conventions
**Créer un guide de catégories** pour votre organisation :
```
Guide des Titres de Dépenses pour [Nom de l'Organisation]
Format : "Catégorie - Description - Période (si récurrente)"
Catégories à utiliser :
1. Dépenses Opérationnelles - Loyer, services publics, fournitures
2. Salaires - Toutes indemnités personnel
3. Frais Bancaires - Tous les frais bancaires
4. Frais de Réunion - Salles, rafraîchissements
5. Transport - Frais de déplacement
6. Services Professionnels - Audits, juridique, formation
7. Autre - Tout le reste
Exemples :
- "Dépenses Opérationnelles - Loyer Bureau - Juin 2026"
- "Salaires - Indemnité Trésorier - Juin 2026"
- "Frais Bancaires - Frais de Virement"
Mis à jour : Juillet 2026
```
Partager ce guide avec tous ceux qui enregistrent des dépenses.
### Étape 3 : Utiliser de Manière Cohérente
**Chaque fois que vous enregistrez une dépense** :
1. Consulter votre guide de catégories
2. Choisir la catégorie appropriée
3. Formater le titre selon votre modèle
4. Inclure les détails spécifiques après le préfixe de catégorie
### Étape 4 : Réviser et Affiner
**Révision mensuelle** :
* Lister tous les titres de dépenses du mois
* Vérifier les incohérences
* Modifier les titres pour qu'ils correspondent aux conventions
* Mettre à jour le guide de catégories si nécessaire
## Comment Analyser par Catégorie
### Tri Alphabétique
**Toutes les dépenses avec le même préfixe de catégorie se regroupent** :
```
Frais Bancaires - Tenue de Compte
Frais Bancaires - Frais de Virement
Frais de Réunion - Salle AGO
Frais de Réunion - Rafraîchissements
Dépenses Opérationnelles - Électricité
Dépenses Opérationnelles - Loyer Bureau
Salaires - Honoraires Comptable
Salaires - Indemnité Trésorier
```
### Recherche par Mot-Clé
Rechercher dans l'historique des dépenses par mots-clés de catégorie :
* Rechercher "Frais Bancaires" → Affiche toutes les dépenses liées à la banque
* Rechercher "Salaires" → Affiche toutes les dépenses de salaires
* Rechercher "Dépenses Opérationnelles" → Affiche tous les coûts opérationnels
## Ce qu'il Ne Faut PAS Inclure comme Dépenses
Ces éléments **ne sont pas des dépenses opérationnelles** :
| Type de Transaction | Pourquoi Ce N'est Pas une Dépense | Où Enregistrer |
| --------------------------- | ------------------------------------------------------- | ------------------------------ |
| **Décaissements de Prêts** | Prêter de l'argent, pas le dépenser (le membre le doit) | Module Prêts |
| **Paiements de Dividendes** | Distribuer des bénéfices (le membre les possède) | Module Dividendes |
| **Retraits Membres** | Rembourser l'épargne propre du membre | Retraits d'Épargne |
| **Allocations de Réserves** | Mouvement comptable interne | Module Réserves |
| **Achats d'Actifs** | Investissement en capital (l'actif a une valeur) | Module Immobilisations |
| **Virements Bancaires** | Déplacer de l'argent entre comptes (interne) | Écritures Comptables Manuelles |
**Distinction clé** : Une dépense est de l'argent dépensé pour quelque chose qui est "consommé" ou "utilisé" — vous ne le récupérez pas. Les prêts, dividendes et retraits d'épargne vont à des membres qui le doivent ou en sont déjà propriétaires.
## Bonnes Pratiques
**Conseils d'organisation des catégories :**
**La cohérence est essentielle :**
* Utiliser exactement les mêmes noms de catégories à chaque fois
* Suivre rigoureusement votre modèle documenté
* Former tous ceux qui enregistrent des dépenses aux conventions
* Vérifier les nouvelles dépenses hebdomadairement pour détecter les incohérences
**Rester simple :**
* 5 à 12 catégories principales est optimal
* Les catégories larges fonctionnent mieux que les catégories trop spécifiques
* Utiliser le champ description pour les détails supplémentaires
**Utiliser des préfixes :**
* Commencer les titres par le nom de la catégorie pour un regroupement facile
* Format : "Catégorie - Détails" ou "Catégorie : Détails"
* Permet le tri alphabétique par catégorie
**Sous-catégories dans la description :**
* Catégorie principale dans le titre : "Dépenses Opérationnelles - Services Publics"
* Sous-catégorie dans la description : "Facture d'électricité pour le bureau - Juin 2026"
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