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# Aperçu des Dépenses

> Suivre les dépenses de l'organisation, les coûts opérationnels, les frais bancaires et les dépenses financées par les réserves

## Que sont les Dépenses ?

Les **dépenses** sont les sommes dépensées par votre organisation pour couvrir les coûts opérationnels tels que le loyer, les services publics, les fournitures, les salaires, les frais bancaires ou d'autres besoins professionnels. Dans Agatabo, les dépenses sont automatiquement enregistrées dans le grand livre, diminuent les soldes des comptes bancaires et apparaissent dans les rapports financiers.

## Pourquoi Suivre les Dépenses ?

<Note>
  **Avantages clés :**

  * Savoir exactement combien vous dépensez et pour quoi
  * Créer des budgets et surveiller les dépenses par rapport aux objectifs
  * Générer des rapports financiers précis (Compte de Résultat)
  * Assurer la responsabilité et la transparence
  * Suivre les tendances de dépenses dans le temps
  * Gérer l'utilisation des fonds de réserve
  * Distinguer les dépenses opérationnelles des investissements en capital
  * Maintenir une piste d'audit complète
</Note>

## Fonctionnement des Dépenses

<Steps>
  <Step title="Dépenser de l'argent">
    L'organisation paie quelque chose (loyer, fournitures, frais bancaires, etc.)
  </Step>

  <Step title="Enregistrer dans Agatabo">
    Saisir la dépense avec le titre, le montant, la date et les détails
  </Step>

  <Step title="Sélectionner la source de financement">
    Choisir le compte bancaire ou l'allocation de réserve pour financer la dépense
  </Step>

  <Step title="Écritures comptables automatiques">
    Agatabo crée des enregistrements comptables en partie double
  </Step>

  <Step title="Mise à jour du solde bancaire">
    Le solde du compte bancaire sélectionné diminue automatiquement
  </Step>

  <Step title="Apparaît dans les rapports">
    La dépense figure sur le Compte de Résultat et les rapports de dépenses
  </Step>
</Steps>

## Types de Dépenses

### 1. Dépenses Opérationnelles Standard

**Coûts opérationnels réguliers** payés depuis la trésorerie du compte bancaire.

**Écriture Comptable** :

```
Nature : PAIEMENT_DÉPENSE
Date : Date de la dépense

Dt DÉPENSES_OPÉRATIONNELLES    Montant
   Ct CAISSE (Compte Bancaire)  Montant
```

**Exemple** :

```
Loyer de bureau pour juin : 50 000 RWF

Dt DÉPENSES_OPÉRATIONNELLES (Loyer)  50 000
   Ct CAISSE (Compte Opérations)     50 000

Solde Compte Bancaire :
Avant : 500 000 RWF
Après : 450 000 RWF (diminué)
```

**Quand utiliser** : Coûts opérationnels réguliers, services publics, salaires, fournitures, etc.

***

### 2. Dépenses Financées par les Réserves

**Dépenses payées depuis les allocations de réserve désignées** (fonds d'urgence, réserve spécifique).

**Écritures Comptables** (Deux écritures créées) :

**Écriture 1 : Libération de Réserve**

```
Nature : LIBÉRATION_RÉSERVE
Date : Date de la dépense

Dt CAISSE (Compte Bancaire)    Montant
   Ct ALLOCATION_RÉSERVE       Montant
```

**Écriture 2 : Paiement de Dépense**

```
Nature : DÉPENSE_RÉSERVE
Date : Date de la dépense
Parent : Écriture de Libération de Réserve

Dt DÉPENSES_OPÉRATIONNELLES    Montant
   Ct CAISSE (Compte Bancaire)  Montant
```

**Exemple** :

```
Réparation d'urgence d'équipement : 100 000 RWF depuis Réserve d'Urgence

Écriture 1 - Libération de Réserve :
Dt CAISSE (Opérations)                    100 000
   Ct ALLOCATION_RÉSERVE (Urgence)        100 000

Écriture 2 - Dépense :
Dt DÉPENSES_OPÉRATIONNELLES (Réparations) 100 000
   Ct CAISSE (Opérations)                 100 000

Effet Net :
- Solde de réserve : -100 000 RWF
- Trésorerie : inchangée (libérée puis dépensée)
- Dépense enregistrée : +100 000 RWF
```

**Quand utiliser** : Dépenses d'urgence, dépenses planifiées depuis les réserves, utilisation de fonds restreints

[En savoir plus sur les réserves →](/fr/tontines/reserves/overview)

***

### 3. Frais Bancaires

**Frais de service bancaire** liés aux dépenses parentes, actifs ou prêts.

**Écriture Comptable** :

```
Nature : FRAIS_BANCAIRES
Date : Date de la dépense
Parent : Écriture principale dépense/actif/prêt

Dt CHARGES_BANCAIRES          Montant
   Ct CAISSE (Compte Bancaire)  Montant
```

**Exemple** :

```
Payer fournisseur 200 000 RWF + 2 000 RWF frais bancaires

Écriture 1 - Dépense Principale :
Dt DÉPENSES_OPÉRATIONNELLES (Fournitures)  200 000
   Ct CAISSE (Opérations)                  200 000

Écriture 2 - Frais Bancaires :
Dt CHARGES_BANCAIRES  2 000
   Ct CAISSE (Opérations)  2 000

Diminution totale de trésorerie : 202 000 RWF
```

**Quand utiliser** : Frais de transaction, frais de virement, frais de chèque, frais de tenue de compte

***

## Informations sur la Dépense

Chaque enregistrement de dépense comprend :

### Champs Obligatoires

**Montant** :

* Combien a été dépensé (minimum 0,01)
* Doit correspondre aux décimales de la monnaie de l'organisation
* Validé selon la politique monétaire

**Titre** :

* Courte description de ce qui a été acheté
* Exemple : "Loyer Bureau - Juin 2026", "Fournitures de Bureau", "Indemnité Trésorier"
* Obligatoire, chaîne non vide

**Date** :

* Quand la dépense a eu lieu (format de date ISO)
* Peut être historique (dates passées autorisées)
* Ne peut pas être dans une période comptable clôturée
* Ne peut pas dépasser la date actuelle

### Champs Optionnels

**Description** :

* Explication détaillée de la dépense
* Objectif, justification ou contexte supplémentaire

**Compte Bancaire** :

* Quel compte a payé la dépense
* Revient au compte par défaut si non spécifié
* Doit être un compte actif

**Documents** :

* Reçus, factures ou documents de référence
* Prise en charge des photos et PDF

**Allocation de Réserve** :

* Pour les dépenses financées par les réserves uniquement
* Sélectionne quel fonds de réserve utiliser
* Doit avoir un solde de réserve suffisant

**Montant des Frais Bancaires** :

* Frais de service bancaire supplémentaires (optionnel)
* Crée automatiquement une écriture FRAIS\_BANCAIRES liée

## Catégories de Dépenses Courantes

La plupart des tontines suivent ces types de dépenses :

| Catégorie                     | Exemples                                                          | Montant Typique |
| ----------------------------- | ----------------------------------------------------------------- | --------------- |
| **Dépenses Opérationnelles**  | Loyer, services publics, internet, téléphone                      | Moyen à Élevé   |
| **Salaires & Indemnités**     | Indemnité trésorier, honoraires comptable, salaires personnel     | Élevé           |
| **Fournitures de Bureau**     | Papier, stylos, registres, encre imprimante                       | Faible          |
| **Frais Bancaires**           | Frais de tenue de compte, frais de transaction, frais de virement | Faible          |
| **Frais de Réunion**          | Location de salle, rafraîchissements, assemblées membres          | Moyen           |
| **Transport**                 | Déplacements trésorier, trajets banque, visites membres           | Faible à Moyen  |
| **Services Professionnels**   | Honoraires d'audit, consultation juridique, formation, logiciels  | Moyen à Élevé   |
| **Communication**             | Notifications SMS, impression, affranchissement                   | Faible          |
| **Technologie**               | Abonnements logiciels, matériel informatique                      | Moyen           |
| **Maintenance & Réparations** | Réparations bureau, entretien équipements                         | Moyen           |
| **Assurance**                 | Assurance bureau, couverture responsabilité                       | Moyen           |
| **Autre**                     | Dépenses diverses                                                 | Variable        |

## Ce qui N'est PAS une Dépense

Ces opérations **ne sont pas des dépenses** et doivent être suivies séparément :

❌ **Décaissements de Prêts** : Suivre comme prêts, pas comme dépenses
❌ **Distributions de Dividendes** : Suivre comme dividendes, pas comme dépenses
❌ **Retraits d'Épargne Membres** : Suivre comme retraits d'épargne
❌ **Allocations de Réserves** : Suivre comme dotations aux réserves (fonctionnalité séparée)
❌ **Achats d'Actifs** : Suivre comme immobilisations
❌ **Virements Bancaires** : Déplacer de l'argent entre comptes (interne, pas une dépense)

## Opérations sur les Dépenses

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Enregistrer des Dépenses" icon="plus" href="/fr/tontines/expenses/recording-expenses">
    Créer de nouvelles entrées de dépenses
  </Card>

  <Card title="Voir l'Historique" icon="clock-rotate-left" href="/fr/tontines/expenses/viewing-expense-history">
    Parcourir et rechercher les dépenses passées
  </Card>

  <Card title="Modifier les Dépenses" icon="pen-to-square" href="/fr/tontines/expenses/recording-expenses#editing-expenses">
    Mettre à jour les détails des dépenses
  </Card>

  <Card title="Supprimer les Dépenses" icon="trash" href="/fr/tontines/expenses/recording-expenses#deleting-expenses">
    Supprimer les entrées de dépenses
  </Card>
</CardGroup>

## Intégration avec les Autres Fonctionnalités

### Comptes Bancaires

Les dépenses **diminuent les soldes des comptes bancaires** via les crédits du grand livre CAISSE.

[En savoir plus sur les comptes bancaires →](/fr/tontines/bank-accounts/overview)

### Réserves

Les **dépenses financées par les réserves** sont prélevées sur les allocations de réserve désignées.

[En savoir plus sur les réserves →](/fr/tontines/reserves/overview)

### Rapports Financiers

Les dépenses apparaissent sur le **Compte de Résultat**.

```
Produits :
  Produits d'Intérêts               500 000
  Frais d'Adhésion                   50 000
Total Produits :                    550 000

Charges :
  Dépenses Opérationnelles          (200 000)
  Salaires                          (100 000)
  Frais Bancaires                    (10 000)
  Services Professionnels            (50 000)
Total Charges :                    (360 000)

Résultat Net :                      190 000
```

[En savoir plus sur les rapports Compte de Résultat →](/fr/tontines/reports/profit-and-loss)

## Autorisations Requises

| Action                            | Autorisation     | Portée |
| --------------------------------- | ---------------- | ------ |
| Consulter les dépenses            | `expenses:read`  | TOUTE  |
| Créer une dépense                 | `expenses:write` | TOUTE  |
| Modifier une dépense              | `expenses:write` | TOUTE  |
| Supprimer une dépense             | `expenses:write` | TOUTE  |
| Consulter les rapports financiers | `reports:read`   | TOUTE  |

## Bonnes Pratiques

<Note>
  **Conseils de gestion des dépenses :**

  * Enregistrer les dépenses rapidement (même jour ou dans la semaine)
  * Conserver les reçus physiques et les télécharger comme documents
  * Utiliser des titres clairs et cohérents (inclure le mois/période)
  * Ajouter des descriptions détaillées pour les dépenses importantes ou inhabituelles
  * Toujours sélectionner le bon compte bancaire
  * Utiliser les dépenses financées par les réserves pour les dépenses d'urgence/planifiées depuis les réserves
  * Séparer les frais bancaires des dépenses principales (utiliser le champ frais bancaires)
  * Examiner les rapports de dépenses mensuellement
  * Ne pas utiliser les dépenses pour les décaissements de prêts ou les achats d'actifs
  * Rapprocher les relevés bancaires pour détecter les dépenses manquantes
</Note>

## Démarrer

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Enregistrer votre Première Dépense" icon="rocket" href="/fr/tontines/expenses/recording-expenses">
    Guide étape par étape pour enregistrer les dépenses
  </Card>

  <Card title="Catégories de Dépenses" icon="tags" href="/fr/tontines/expenses/expense-categories">
    Organiser les dépenses par catégorie
  </Card>

  <Card title="Voir l'Historique des Dépenses" icon="list" href="/fr/tontines/expenses/viewing-expense-history">
    Parcourir et analyser les dépenses passées
  </Card>

  <Card title="Compte de Résultat" icon="chart-bar" href="/fr/tontines/reports/profit-and-loss">
    Voir l'impact des dépenses sur la rentabilité
  </Card>
</CardGroup>