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# Enregistrement des Dépenses

> Guide étape par étape pour saisir les dépenses de l'organisation, y compris les dépenses standard, financées par les réserves, et les frais bancaires

## Aperçu

L'enregistrement des dépenses garantit que toutes les dépenses de l'organisation sont suivies dans Agatabo. Cela maintient des enregistrements financiers précis, permet la budgétisation et génère des rapports financiers complets. Les dépenses peuvent être payées depuis la trésorerie du compte bancaire ou financées par des allocations de réserve.

## Avant de Commencer

<Note>
  **Prérequis :**

  * Vous avez l'autorisation `expenses:write`
  * Vous disposez d'un reçu ou d'une documentation pour la dépense
  * Vous savez quel compte bancaire a payé la dépense (ou quelle réserve l'a financée)
  * Vous avez choisi un titre clair et descriptif pour la dépense
</Note>

## Enregistrement d'une Dépense Standard

### Étape 1 : Accéder aux Dépenses

<Steps>
  <Step title="Ouvrir la section Dépenses">
    Cliquer sur **Dépenses** dans la barre latérale gauche
  </Step>

  <Step title="Cliquer sur Enregistrer Dépense ou Ajouter Dépense">
    Ouvre le formulaire/dialogue d'enregistrement de dépense
  </Step>
</Steps>

### Étape 2 : Remplir les Champs Obligatoires

**Informations Obligatoires :**

| Champ       | Description                      | Validation                               |
| ----------- | -------------------------------- | ---------------------------------------- |
| **Titre**   | Courte description de la dépense | Obligatoire, chaîne non vide             |
| **Montant** | Combien a été dépensé            | Obligatoire, minimum 0,01                |
| **Date**    | Quand la dépense a eu lieu       | Obligatoire, date ISO (peut être passée) |

**Exemples de valeurs :**

* Titre : "Loyer Bureau - Juin 2026"
* Montant : 150 000 (ou 150 000 RWF)
* Date : 2026-06-08

<Note>
  **Le champ Titre n'est PAS "Catégorie"** : Le système utilise un champ `titre` à forme libre, pas une liste déroulante de catégories prédéfinie. Utilisez des titres clairs et cohérents pour organiser vos dépenses.
</Note>

### Étape 3 : Remplir les Champs Optionnels

**Informations Optionnelles :**

| Champ                       | Description                               | Par Défaut                   |
| --------------------------- | ----------------------------------------- | ---------------------------- |
| **Compte Bancaire**         | Quel compte a payé la dépense             | Revient au compte par défaut |
| **Description**             | Explication détaillée de la dépense       | Aucune                       |
| **Documents**               | Télécharger reçus, factures ou références | Aucun                        |
| **Montant Frais Bancaires** | Frais de service bancaire supplémentaires | 0 (pas de frais)             |

**Conseils pour la description :**

* Expliquer ce qui a été acheté et pourquoi
* Inclure les détails pertinents (période, fournisseur, objectif)
* Exemple : "Location mensuelle bureau à Kimihurura pour juin 2026, payé au Propriétaire ABC"

### Étape 4 : Ajouter des Frais Bancaires (Optionnel)

Si la dépense a entraîné des frais de service bancaire (frais de transaction, frais de virement) :

<Steps>
  <Step title="Saisir le champ Montant Frais Bancaires">
    Ajouter le montant des frais bancaires supplémentaires
  </Step>

  <Step title="Le système crée l'écriture liée">
    Agatabo crée automatiquement une écriture FRAIS\_BANCAIRES séparée
  </Step>

  <Step title="Déduction totale">
    Le compte bancaire diminue du montant de la dépense + frais bancaires
  </Step>
</Steps>

**Exemple :**

```
Montant Dépense : 200 000 RWF
Montant Frais Bancaires : 3 000 RWF
Déduction Totale Banque : 203 000 RWF

Crée 2 écritures :
1. PAIEMENT_DÉPENSE : 200 000 RWF
2. FRAIS_BANCAIRES : 3 000 RWF (auto-liée à la dépense)
```

### Étape 5 : Soumettre

<Steps>
  <Step title="Vérifier tous les champs">
    Vérifier le titre, le montant, la date et le compte bancaire
  </Step>

  <Step title="Cliquer sur Enregistrer ou Enregistrer Dépense">
    Crée l'enregistrement de dépense avec les écritures comptables
  </Step>

  <Step title="Confirmer le succès">
    La dépense apparaît dans l'historique des dépenses
  </Step>

  <Step title="Vérifier le solde bancaire">
    Vérifier que le solde du compte bancaire a diminué correctement
  </Step>
</Steps>

## Enregistrement d'une Dépense Financée par les Réserves

Pour les dépenses payées depuis des allocations de réserve désignées (fonds d'urgence, réserve spécifique) :

### Étape 1 : Accéder et Démarrer

<Steps>
  <Step title="Ouvrir la section Dépenses">
    Cliquer sur Dépenses dans la barre latérale
  </Step>

  <Step title="Cliquer sur Enregistrer Dépense">
    Ouvre le formulaire de dépense
  </Step>
</Steps>

### Étape 2 : Remplir les Détails de la Dépense

Remplir les mêmes champs obligatoires :

* **Titre** : Nom descriptif de la dépense
* **Montant** : Combien prélever de la réserve
* **Date** : Quand la dépense a eu lieu

### Étape 3 : Sélectionner l'Allocation de Réserve

<Steps>
  <Step title="Trouver le champ Allocation de Réserve">
    Liste déroulante ou sélecteur pour les fonds de réserve
  </Step>

  <Step title="Sélectionner la réserve">
    Choisir quel fonds de réserve utiliser (ex. "Fonds d'Urgence", "Réserve Équipement")
  </Step>

  <Step title="Vérifier le solde suffisant">
    La réserve doit avoir un solde suffisant pour la dépense
  </Step>
</Steps>

### Étape 4 : Soumettre

<Steps>
  <Step title="Vérifier les détails">
    Vérifier l'allocation de réserve et le montant
  </Step>

  <Step title="Cliquer sur Enregistrer">
    Crée DEUX écritures comptables automatiquement
  </Step>

  <Step title="Vérifier les résultats">
    * Solde de réserve diminué
    * Dépense enregistrée
    * Solde bancaire inchangé (libéré puis dépensé)
  </Step>
</Steps>

**Ce qui se passe :**

```
Dépense financée par réserve : 100 000 RWF depuis Fonds d'Urgence

Écriture 1 - Libération de Réserve :
Dt CAISSE (Compte Bancaire)             100 000
   Ct ALLOCATION_RÉSERVE (Urgence)      100 000

Écriture 2 - Paiement de Dépense :
Dt DÉPENSES_OPÉRATIONNELLES            100 000
   Ct CAISSE (Compte Bancaire)          100 000

Résultat :
- Fonds d'Urgence : -100 000 RWF
- Compte Bancaire : Inchangé
- Dépense enregistrée : +100 000 RWF
```

## Modification des Dépenses

Vous pouvez modifier les dépenses pour corriger des erreurs ou mettre à jour des informations.

### Comment Modifier

<Steps>
  <Step title="Accéder à l'historique des dépenses">
    Dépenses → Voir Historique ou Liste des Dépenses
  </Step>

  <Step title="Trouver la dépense">
    Rechercher ou parcourir pour trouver la dépense à modifier
  </Step>

  <Step title="Cliquer sur Modifier">
    Ouvre le formulaire de modification avec les valeurs actuelles
  </Step>

  <Step title="Mettre à jour les champs">
    Modifier tout champ (titre, montant, description, date, etc.)
  </Step>

  <Step title="Soumettre les modifications">
    Le système utilise le modèle d'annulation et de republication
  </Step>
</Steps>

### Fonctionnement de la Modification (Annulation et Republication)

**Important** : Agatabo ne modifie pas les écritures existantes. À la place :

1. **Annule les anciennes écritures** :
   * Crée une annulation de la dépense principale
   * Annule les frais bancaires liés (si existants)
   * Annule la libération de réserve (si financée par réserve)

2. **Crée de nouvelles écritures** :
   * Publie une nouvelle dépense avec les valeurs mises à jour
   * Crée de nouveaux frais bancaires (si montant fourni)
   * Crée une nouvelle libération de réserve (si financée par réserve)

3. **Maintient la piste d'audit** :
   * Les anciennes écritures restent visibles avec le statut ANNULÉE
   * Les nouvelles écritures s'affichent avec le statut PUBLIÉE

### Contraintes de Modification

**Impossible de modifier si** :

* ❌ La dépense est dans une période comptable clôturée
* ❌ La dépense a déjà été annulée
* ❌ Vous n'avez pas l'autorisation `expenses:write`

## Suppression des Dépenses

Vous pouvez supprimer les dépenses enregistrées par erreur.

### Comment Supprimer

<Steps>
  <Step title="Accéder à l'historique des dépenses">
    Dépenses → Voir Historique
  </Step>

  <Step title="Trouver la dépense">
    Localiser la dépense à supprimer
  </Step>

  <Step title="Cliquer sur Supprimer">
    Ouvre la boîte de dialogue de confirmation
  </Step>

  <Step title="Confirmer la suppression">
    Le système annule toutes les écritures
  </Step>

  <Step title="Vérifier les résultats">
    * Dépense supprimée de l'historique
    * Solde bancaire restauré
    * Solde de réserve restauré (si applicable)
  </Step>
</Steps>

### Ce qui se Passe lors de la Suppression

**Processus d'annulation** :

1. **Annule la dépense principale** : Crée une écriture d'annulation (Dt CAISSE / Ct DÉPENSES\_OPÉRATIONNELLES)
2. **Annule les frais bancaires** (si existants) : Restaure les frais bancaires supplémentaires
3. **Annule la libération de réserve** (si financée par réserve) : Restaure le solde de réserve

### Contraintes de Suppression

**Impossible de supprimer si** :

* ❌ La dépense est dans une période comptable clôturée
* ❌ Déjà annulée/supprimée
* ❌ Vous n'avez pas l'autorisation `expenses:write`

## Scénarios Courants

### Scénario 1 : Dépenses Mensuelles Récurrentes

Pour les dépenses qui surviennent chaque mois (loyer, salaires, services publics) :

**Titres exemples récurrents :**

```
Titre : "Loyer Bureau - Juin 2026"
Montant : 150 000 RWF
Date : 2026-06-01
Compte Bancaire : Compte Courant Opérations

Titre : "Indemnité Trésorier - Juin 2026"
Montant : 50 000 RWF
Date : 2026-06-30
Compte Bancaire : Compte Courant Opérations
```

### Scénario 2 : Enregistrement de Remboursements

Si vous remboursez un membre qui a payé au nom de l'organisation :

```
Titre : "Transport - Trajet Banque"
Montant : 15 000 RWF
Date : 2026-06-05 (quand le membre a payé)
Description : "Taxi pour aller à BK Bank pour dépôt (remboursement Jane Uwase)"
Compte Bancaire : Compte Opérations
```

### Scénario 3 : Dépense d'Urgence depuis Réserve

```
Titre : "Réparation Groupe Électrogène Bureau - Urgence"
Montant : 300 000 RWF
Date : 2026-06-10
Allocation de Réserve : Fonds d'Urgence
Description : "Groupe électrogène en panne lors d'une réunion, réparation immédiate requise."
Documents : [Télécharger photo de la facture]

Résultat :
- Fonds d'Urgence : -300 000 RWF
- Dépense enregistrée : 300 000 RWF
- Solde Bancaire : Inchangé
```

### Scénario 4 : Paiement Important avec Frais Bancaires

```
Titre : "Paiement Honoraires Audit Annuel"
Montant : 2 000 000 RWF
Date : 2026-06-15
Compte Bancaire : Compte Opérations
Montant Frais Bancaires : 25 000 RWF
Description : "Services d'audit annuel de ABC Auditeurs, exercice fiscal 2025-2026"

Résultat :
- Dépense principale : 2 000 000 RWF (PAIEMENT_DÉPENSE)
- Frais bancaires : 25 000 RWF (FRAIS_BANCAIRES, liés)
- Déduction bancaire totale : 2 025 000 RWF
```

### Scénario 5 : Correction d'une Erreur

```
Original (erroné) :
- Montant : 50 000 RWF (faute de frappe, devrait être 500 000)

Modifier en :
- Montant : 500 000 RWF

Résultat :
- Ancienne écriture annulée : Dt CAISSE 50 000 / Ct DÉPENSE 50 000
- Nouvelle écriture publiée : Dt DÉPENSE 500 000 / Ct CAISSE 500 000
- Changement bancaire net : -450 000 RWF supplémentaires
- La piste d'audit montre la correction
```

## Messages d'Erreur Courants

| Message d'Erreur                              | Cause                                     | Solution                                        |
| --------------------------------------------- | ----------------------------------------- | ----------------------------------------------- |
| "Le montant doit être d'au moins 0,01"        | Montant nul ou négatif                    | Saisir un montant positif                       |
| "Le titre ne peut pas être vide"              | Pas de titre fourni                       | Ajouter un titre descriptif                     |
| "Format de date invalide"                     | Date non au format ISO                    | Utiliser le format AAAA-MM-JJ                   |
| "Compte bancaire introuvable"                 | ID de compte bancaire invalide            | Sélectionner un compte actif valide             |
| "Solde de réserve insuffisant"                | La réserve n'a pas assez de fonds         | Choisir une autre réserve ou réduire le montant |
| "Impossible de modifier une période clôturée" | Date de dépense dans une période clôturée | Changer la date ou ouvrir la période            |

## Autorisations Requises

| Action                  | Autorisation     | Portée |
| ----------------------- | ---------------- | ------ |
| Enregistrer une dépense | `expenses:write` | TOUTE  |
| Modifier une dépense    | `expenses:write` | TOUTE  |
| Supprimer une dépense   | `expenses:write` | TOUTE  |
| Consulter les dépenses  | `expenses:read`  | TOUTE  |

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