> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://help.agatabo.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Consultation des Écritures Comptables > Rechercher, filtrer et examiner les détails des transactions et les enregistrements comptables ## Aperçu Les **écritures comptables** sont les enregistrements comptables fondamentaux dans Agatabo. Chaque transaction financière (dépôts des membres, décaissements de prêts, dépenses, dividendes, allocations de réserves) crée une écriture comptable qui montre précisément comment les comptes ont été débités et crédités. **Création automatique** : La plupart des écritures comptables sont créées automatiquement lorsque vous effectuez des opérations métier. Vous enregistrez les transactions, et Agatabo gère la comptabilité. ## Accéder aux Écritures Comptables Cliquez sur **Grand Livre** dans la barre latérale Consultez la liste recherchable de toutes les écritures comptables Filtrez par date, nature, statut, ou recherchez des écritures spécifiques Voir les détails complets de la transaction, toutes les lignes de débit/crédit et les métadonnées *** ## Informations d'une Écriture Comptable Chaque écriture affiche : | Champ | Description | | ----------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------- | | **ID** | Identifiant unique de l'écriture comptable | | **Date de Transaction** | Moment où la transaction a eu lieu (pas quand l'écriture a été créée) | | **Nature** | Type de transaction (SAVINGS\_DEPOSIT, LOAN\_DISBURSEMENT, DIVIDEND\_DISTRIBUTION, etc.) | | **Titre** | Libellé court décrivant la transaction | | **Description** | Explication détaillée de ce qui s'est passé | | **Statut** | POSTED (permanent, affecte les soldes) ou DRAFT (temporaire, modifiable) | | **Lignes** | Détails des débits et crédits (doivent être équilibrés) | | **Créé Par** | Utilisateur qui a enregistré la transaction | | **Créé Le** | Horodatage de création de l'écriture | | **Clé d'Idempotence** | Clé unique empêchant les écritures en double | | **Références** | Liens vers les entités sources (ID prêt, ID membre, ID réserve, ID bassin de dividendes, etc.) | | **Écriture Parente** | Écriture comptable parente (pour les transactions en plusieurs étapes) | | **Écriture Annulée** | Lien vers l'écriture d'annulation (si annulée) | | **Documents** | Documents justificatifs joints | *** ## Natures d'Écritures Comptables Agatabo utilise ces types de transactions : ### Épargne et Dépôts * **DÉPÔT\_ÉPARGNE** : Le membre dépose des fonds sur son compte d'épargne * **FRAIS\_ADHÉSION** : Paiement des frais d'adhésion ### Prêts * **DÉCAISSEMENT\_PRÊT** : Capital du prêt décaissé au membre * **PAIEMENT\_PRÊT** : Le membre effectue un paiement de prêt (capital + intérêt) * **PÉNALITÉ\_PRÊT** : Pénalité de retard appliquée * **DÉFAUT\_PRÊT** : Prêt passé en créance douteuse * **INTÉRÊTS\_PAYÉS\_AVANCE** : Paiement d'intérêts anticipé ### Dépenses * **PAIEMENT\_DÉPENSE** : Paiement d'une dépense opérationnelle * **FRAIS\_BANCAIRES** : Frais et charges bancaires ### Réserves * **DOTATION\_RÉSERVE** : Allouer des fonds des résultats reportés vers une réserve * **LIBÉRATION\_RÉSERVE** : Libérer des fonds d'une réserve vers les résultats reportés * **DÉPENSE\_RÉSERVE** : Dépense payée directement depuis les fonds de réserve (crée une LIBÉRATION\_RÉSERVE parente + une DÉPENSE\_RÉSERVE enfant) ### Dividendes * **DISTRIBUTION\_DIVIDENDE** : Distribuer les résultats reportés vers les comptes d'épargne des membres ### Immobilisations * **ASSET\_CASH\_PURCHASE** : Acheter un actif avec de la caisse * **ASSET\_COLLATERAL** : Acquérir un actif comme nantissement de prêt * **ASSET\_GIFT** : Recevoir un actif donné * **ASSET\_DISPOSAL** : Vendre ou céder un actif * **CASH\_OPENING** : Enregistrer le solde d'ouverture de caisse ### Administratif * **ANNULATION** : Annuler une écriture comptable précédente * **CLÔTURE\_PÉRIODE** : Clôturer une période comptable et transférer le résultat net vers les résultats reportés [Voir l'aperçu complet du grand livre →](/fr/tontines/general-ledger/overview) *** ## Comprendre les Lignes d'Écriture Chaque écriture comptable se compose de 2 lignes ou plus qui doivent être équilibrées (total des débits = total des crédits). ### Exemple 1 : Dépôt d'un Membre ``` Journal Entry ID: je-abc123 Transaction Date: June 10, 2026 Kind: SAVINGS_DEPOSIT Title: Savings Deposit Description: Alice monthly savings deposit Status: POSTED Created By: treasurer@org.com Lines: 1. DEBIT: Cash (organization:org123) 100,000 RWF 2. CREDIT: Savings (organizationUser:alice) 100,000 RWF Total Debits: 100,000 RWF Total Credits: 100,000 RWF ✓ Balanced ``` *** ### Exemple 2 : Distribution de Dividendes ``` Journal Entry ID: je-def456 Transaction Date: June 12, 2026 Kind: DIVIDEND_DISTRIBUTION Title: Dividend Distribution Description: Q2 2026 Dividend Status: POSTED Created By: accountant@org.com Dividend Pool ID: pool-xyz789 Lines: 1. DEBIT: Retained Earnings (organization:org123) 5,000,000 RWF 2. CREDIT: Savings (organizationUser:alice) 100,000 RWF 3. CREDIT: Savings (organizationUser:bob) 100,000 RWF 4. CREDIT: Savings (organizationUser:carol) 100,000 RWF ... (50 members total) Total Debits: 5,000,000 RWF Total Credits: 5,000,000 RWF ✓ Balanced ``` *** ### Exemple 3 : Allocation de Réserve ``` Journal Entry ID: je-ghi789 Transaction Date: June 12, 2026 Kind: RESERVE_TOP_UP Title: Reserve Top Up Description: Emergency fund monthly allocation Status: POSTED Created By: treasurer@org.com Reserve ID: reserve-emergency-123 Lines: 1. DEBIT: Reserve Allocation (reserve:emergency) 1,000,000 RWF 2. CREDIT: Retained Earnings (organization:org123) 1,000,000 RWF Total Debits: 1,000,000 RWF Total Credits: 1,000,000 RWF ✓ Balanced ``` *** ## Filtrer les Écritures Comptables ### Filtrer par Plage de Dates **Paramètres :** * **from** : Date de début (format ISO : YYYY-MM-DD) * **to** : Date de fin (format ISO : YYYY-MM-DD) **Exemples :** ``` This month: from=2026-06-01&to=2026-06-30 This quarter: from=2026-04-01&to=2026-06-30 This year: from=2026-01-01&to=2026-12-31 Last 30 days: from=2026-05-13&to=2026-06-12 ``` *** ### Filtrer par Nature **Paramètre :** `kind` (enum journal\_entry\_kind) **Filtres courants :** ``` Show only deposits: kind=SAVINGS_DEPOSIT Show only loans: kind=LOAN_DISBURSEMENT Show only expenses: kind=EXPENSE_PAYMENT Show only dividends: kind=DIVIDEND_DISTRIBUTION Show only reserves: kind=RESERVE_TOP_UP ``` **Obtenir toutes les natures disponibles :** ``` GET /ledger-accounts/journal-entry-kinds ``` *** ### Filtrer par Statut **Paramètre :** `status` (DRAFT ou POSTED) **DRAFT :** * Écriture créée mais pas encore finalisée * N'affecte pas les soldes des comptes * Peut être modifiée ou supprimée * N'est pas incluse dans les rapports financiers * Utilisée pour préparer les écritures avant publication **POSTED :** * Écriture finalisée et verrouillée * Affecte immédiatement les soldes des comptes * Ne peut pas être modifiée ou supprimée (permanente) * Incluse dans tous les rapports financiers * Crée une piste d'audit **Exemples :** ``` Show only posted: status=POSTED Show only drafts: status=DRAFT ``` *** ### Filtrer par Référence d'Entité **Filtre membre :** ``` organizationUserId=alice-123 ``` Affiche toutes les écritures affectant ce membre (dépôts, retraits, dividendes, prêts) **Filtre prêt :** ``` loanId=loan-456 ``` Affiche toutes les écritures de ce prêt (décaissement, paiements, pénalités) **Filtre réserve :** ``` reserveAllocationId=reserve-789 ``` Affiche toutes les écritures de cette réserve (dotations, libérations, dépenses) **Filtre bassin de dividendes :** ``` dividendPoolId=pool-012 ``` Affiche toutes les écritures de ce bassin de dividendes (distributions) **Filtre compte bancaire :** ``` bankAccountId=bank-345 ``` Affiche toutes les écritures affectant ce compte bancaire *** ### Filtrer par Créateur **Paramètre :** `createdBy=organizationUserId` Affiche toutes les écritures créées par un utilisateur spécifique (utile pour l'audit). **Exemple :** ``` createdBy=treasurer-user-123 ``` *** ### Filtrer par Parent/Annulation **Écriture parente :** ``` parentJournalEntryId=je-parent-123 ``` Affiche les écritures enfants d'un parent spécifique (ex. dépenses financées par réserve) **Écriture annulée :** ``` reversedEntryId=je-reversed-456 ``` Affiche l'écriture d'annulation d'une écriture spécifique *** ### Recherche par Texte **Paramètre :** `searchTerm=text` Recherche dans : * Description de l'écriture * Titre de l'écriture * Noms des comptes * Noms des membres * Détails des entités liées **Exemples :** ``` searchTerm=alice (finds all entries mentioning Alice) searchTerm=emergency (finds emergency fund transactions) searchTerm=rent (finds rent expense entries) ``` *** ### Pagination **Paramètres :** * **page** : Numéro de page (par défaut : 1) * **limit** : Éléments par page (par défaut : 20, maximum variable selon le point d'accès) **Exemple :** ``` page=1&limit=50 ``` **La réponse inclut les métadonnées de pagination :** ```json theme={null} { "data": [...], "pagination": { "page": 1, "limit": 50, "totalCount": 532, "totalPages": 11, "hasNextPage": true, "hasPreviousPage": false } } ``` *** ## Voir les Détails d'une Écriture Cliquez sur n'importe quelle écriture comptable pour voir : **Informations complètes de transaction :** * Toutes les lignes de débit et de crédit avec les détails des comptes * Clés de portée montrant quelle entité spécifique est affectée par chaque ligne * Solde courant (avant/après) pour chaque compte affecté * Montant de la transaction et vérification de l'équilibre **Métadonnées :** * Créé par (utilisateur qui a créé l'écriture) * Horodatage de création * Date de transaction (quand elle a eu lieu) * Clé d'idempotence (empêche les doublons) **Références :** * Liens vers les entités sources (ID prêt, ID membre, ID réserve, ID bassin de dividendes) * Écriture comptable parente (pour les transactions en plusieurs étapes) * Écriture annulée (si l'écriture a été annulée) **Documents justificatifs :** * Reçus, factures ou documents joints * Type et description du document **Piste d'audit :** * Qui a créé l'écriture * Quand elle a été créée * Ce qui a déclenché sa création * Transactions liées *** ## Cas d'Utilisation Courants ### Trouver une Transaction Spécifique **Par date et montant de transaction :** Définissez les dates from/to autour de la date de transaction Les plus récentes en premier Recherchez le montant de transaction correspondant Vérifiez qu'il s'agit de la bonne transaction *** ### Examiner Toutes les Transactions d'un Membre **Voir l'historique financier du membre :** Définissez le paramètre organizationUserId Ordre chronologique Voir les dépôts, retraits, prêts et dividendes Vérifiez que le solde d'épargne correspond aux écritures *** ### Investiguer une Erreur Comptable **Trouver et diagnostiquer les écarts :** Identifiez quel compte est déséquilibré Voir le solde actuel du compte Listez toutes les écritures affectant le compte Recherchez les écritures non équilibrées ou incorrectes Signalez le problème pour correction (peut nécessiter une annulation) *** ### Auditer les Distributions de Dividendes **Vérifier l'exactitude de la distribution des dividendes :** Définissez le paramètre dividendPoolId Voir l'écriture comptable DIVIDEND\_DISTRIBUTION Vérifiez que chaque membre a reçu le bon montant Confirmez que le total des crédits égale le débit total des résultats reportés *** ### Suivre l'Activité des Réserves **Surveiller les allocations et libérations de réserves :** Définissez le paramètre reserveAllocationId Affichez RESERVE\_TOP\_UP, RESERVE\_RELEASE et RESERVE\_EXPENSE Voir toutes les dotations et libérations dans le temps Assurez-vous que le solde correspond à ce qui est attendu selon les écritures *** ## Annuler des Écritures Comptables **Les annulations sont permanentes** : Annuler une écriture comptable crée une nouvelle écriture ANNULATION qui compense exactement l'originale. Les deux écritures restent définitivement dans le grand livre pour la piste d'audit. La plupart des transactions ne doivent pas être annulées manuellement ; utilisez les opérations métier appropriées pour corriger les erreurs. ### Quand Annuler **Utilisations appropriées :** * Corriger des erreurs comptables (mauvais compte, mauvais montant) * Annuler des écritures en double * Corriger des décalages de période (transaction dans la mauvaise période comptable) **Utilisations inappropriées :** * Corrections métier normales (utilisez plutôt les opérations appropriées) * Remboursements demandés par les membres (utilisez une transaction de retrait) * Erreurs de paiement de prêt (utilisez les fonctionnalités d'ajustement de prêt) ### Fonctionnement des Annulations **Écriture originale :** ``` DEBIT: Cash +100,000 CREDIT: Savings (Alice) +100,000 ``` **Écriture d'annulation (créée automatiquement) :** ``` Kind: REVERSAL Description: Reversal of je-abc123: [reason] DEBIT: Savings (Alice) -100,000 CREDIT: Cash -100,000 ``` **Effet net :** * L'écriture originale reste dans le grand livre (pour l'audit) * L'écriture d'annulation la compense (annule son impact) * Les deux écritures sont enregistrées de façon permanente * Les soldes des comptes reviennent à l'état d'avant transaction ### Point d'Accès API ``` POST /ledger-accounts/journal/:journalEntryId/reverse Headers: x-organization-id: x-idempotency-key: Body: { "reversalDate": "2026-06-15", "description": "Reason for reversal", "skipNegativeBalanceCheck": false } ``` **Autorisation requise** : `ledger:write` - Seuls les comptables et administrateurs peuvent annuler des écritures. *** ## Rapprochement Les écritures comptables doivent correspondre aux documents externes : **Rapprochement de caisse :** * Comparez les écritures comptables (kind=CASH\_\*) avec les relevés bancaires * Assurez-vous que tous les dépôts, retraits et frais sont enregistrés * Investiguez immédiatement les écarts **Rapprochement de l'épargne des membres :** * Comparez les écritures affectant les comptes SAVINGS avec les attentes des membres * Vérifiez que les dépôts et retraits correspondent aux dossiers des membres * Vérifiez que les distributions de dividendes sont correctes **Rapprochement des prêts :** * Assurez-vous que les décaissements de prêts correspondent aux échéanciers * Vérifiez que les paiements sont appliqués correctement (capital vs intérêt) * Vérifiez que les pénalités et frais sont exacts *** ## Exporter les Écritures Comptables **Cas d'utilisation :** * Audit externe (fournir le journal des transactions aux auditeurs) * Analyse (télécharger vers Excel pour des tableaux croisés dynamiques) * Conformité (journal de transactions pour les régulateurs) * Sauvegarde (archiver les enregistrements comptables) **Comment exporter :** Plage de dates, nature, statut, etc. Choisissez le format d'export Excel (.xlsx), CSV (.csv) ou PDF Enregistrez les écritures comptables exportées **L'export inclut :** * Toutes les écritures comptables visibles correspondant aux filtres * Toutes les lignes de débit et de crédit de chaque écriture * Détails des comptes, montants, dates, descriptions * Formaté pour une lecture facile dans le format choisi *** ## Bonnes Pratiques **Travailler avec les écritures comptables :** **Revue régulière :** * Examinez les écritures comptables chaque mois pour vérifier leur exactitude * Contrôlez par sondage les écritures automatiques pour vérifier qu'elles sont correctes * Surveillez les écritures inhabituelles ou inattendues * Signalez immédiatement les écritures suspectes à la direction **Filtrage :** * Utilisez des filtres spécifiques pour réduire les résultats (date + nature + entité) * Commencez large, puis affinez lorsque vous recherchez * Enregistrez les combinaisons de filtres courantes pour les usages fréquents **Écritures manuelles :** * Ne créez JAMAIS d'écritures comptables manuelles sans approbation comptable * Comprenez les bases de la partie double avant d'essayer des écritures manuelles * Documentez toujours clairement la raison des écritures manuelles * Vérifiez l'équilibre de l'écriture avant publication **Piste d'audit :** * Conservez les rapports exportés d'écritures comptables pendant plus de 7 ans * Recoupez avec les documents sources pendant les audits * Maintenez la documentation de toutes les écritures manuelles * Suivez toutes les annulations avec des explications claires **Prévention des erreurs :** * Faites confiance aux écritures automatiques (elles sont testées et correctes) * N'annulez pas les écritures sauf si c'est absolument nécessaire * Utilisez les opérations métier appropriées pour corriger la plupart des erreurs * Consultez un comptable avant toute intervention manuelle *** ## Détails Techniques ### Points d'Accès API **Rechercher les écritures comptables :** ``` GET /ledger-accounts/journal-search Query parameters: searchTerm?: string from?: YYYY-MM-DD to?: YYYY-MM-DD kind?: journal_entry_kind status?: DRAFT | POSTED page?: number (default 1) limit?: number (default 20) organizationUserId?: string loanId?: string bankAccountId?: string dividendPoolId?: string reserveAllocationId?: string createdBy?: string parentJournalEntryId?: string reversedEntryId?: string roleDefinitionId?: string installmentId?: string Response: { "message": "Journal entries retrieved successfully", "data": [ { "id": "je-123", "kind": "SAVINGS_DEPOSIT", "transactionDate": "2026-06-10", "status": "POSTED", "title": "Savings Deposit", "description": "Alice monthly deposit", "lines": [ { "id": "line-1", "side": "DEBIT", "amount": "100000", "ledgerAccount": { "id": "acc-cash", "role": "CASH", "type": "ASSET", "name": "Cash" } }, { "id": "line-2", "side": "CREDIT", "amount": "100000", "ledgerAccount": { "id": "acc-alice-savings", "role": "SAVINGS", "type": "LIABILITY", "name": "Alice Savings", "refId": "alice-123" } } ] } ], "pagination": { "page": 1, "limit": 20, "totalCount": 532, "totalPages": 27, "hasNextPage": true, "hasPreviousPage": false } } ``` **Obtenir une écriture comptable spécifique :** ``` GET /ledger-accounts/journal/:journalEntryId Response: { "message": "Journal entry retrieved successfully", "data": { "id": "je-123", "kind": "SAVINGS_DEPOSIT", "transactionDate": "2026-06-10", "status": "POSTED", "title": "Savings Deposit", "description": "Alice monthly deposit", "idempotencyKey": "unique-key-123", "createdBy": "treasurer-123", "createdAt": "2026-06-10T14:30:00Z", "documents": [], "lines": [...] } } ``` **Obtenir les natures d'écritures comptables :** ``` GET /ledger-accounts/journal-entry-kinds Response: { "message": "Journal entry kinds retrieved successfully", "data": [ { "value": "SAVINGS_DEPOSIT", "label": "Savings Deposit", "isFilterable": true }, { "value": "LOAN_DISBURSEMENT", "label": "Loan Disbursement", "isFilterable": true }, ... ] } ``` **Obtenir l'activité d'un compte :** ``` GET /ledger-accounts/:ledgerAccountId/activity (Same query parameters and response structure as journal-search) ``` **Obtenir les transactions d'un rôle :** ``` GET /ledger-accounts/role-transactions/:roleDefinitionId (Same query parameters and response structure as journal-search) ``` *** ## Autorisations Requises | Action | Autorisation | Portée | | ------------------------------- | -------------- | -------------------------- | | Voir les écritures comptables | `ledger:read` | ANY ou entité spécifique | | Rechercher toutes les écritures | `ledger:read` | ANY | | Voir une écriture spécifique | `ledger:read` | Organisation de l'écriture | | Voir l'activité d'un compte | `ledger:read` | Organisation du compte | | Annuler une écriture | `ledger:write` | ANY | **Rôles typiques** : * Administrateurs et Comptables : `ledger:read` et `ledger:write` (portée ANY) - peuvent voir et modifier toutes les écritures * Trésoriers : `ledger:read` (portée ANY) - peuvent voir toutes les écritures mais pas les modifier * Membres ordinaires : `ledger:read` (portée de leur propre organizationUserId) - peuvent uniquement voir leurs propres transactions *** ## Besoin d'Aide ? Apprendre les bases de la comptabilité Comprendre les rôles de comptes Aperçu complet du système comptable Créer des écritures comptables manuelles Rapprocher les comptes et détecter les erreurs