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# Invitation des Utilisateurs

> Guide étape par étape pour inviter de nouvelles personnes à votre tontine - membres et personnel

## Aperçu

Inviter des utilisateurs est la première étape de l'intégration de nouvelles personnes à votre tontine. Lorsque vous invitez quelqu'un, Agatabo crée son profil utilisateur et envoie une invitation par e-mail ou SMS (selon ce qui est disponible et activé).

**Utilisez ceci lorsque** : Une nouvelle personne a besoin d'accéder au système - qu'il s'agisse d'un membre (qui épargne/emprunte) ou de personnel (qui exploite le système).

## Avant de Commencer

<Note>
  **Prérequis :**

  * Vous avez l'autorisation `organization_users:write` (généralement les administrateurs uniquement)
  * Vous disposez des informations de base de la personne (nom et téléphone obligatoires ; e-mail optionnel)
  * Les rôles sont attribués APRÈS la création de l'utilisateur, pas pendant
  * La personne n'est pas déjà dans votre organisation
</Note>

<Note>
  **Membre vs Utilisateur de l'Organisation** : Un "utilisateur de l'organisation" est toute personne disposant d'identifiants de connexion et d'un accès à Agatabo. Un "membre" est un utilisateur de l'organisation avec un rôle de membre qui peut avoir une épargne et des prêts. Tous les membres sont des utilisateurs de l'organisation, mais tous les utilisateurs de l'organisation ne sont pas membres.

  **Remarque** : L'e-mail est optionnel. Les utilisateurs peuvent se connecter avec leur e-mail ou leur numéro de téléphone.
</Note>

## Instructions Étape par Étape

### Étape 1 : Accéder aux Utilisateurs de l'Organisation

<Steps>
  <Step title="Ouvrir la section Utilisateurs de l'Organisation">
    Cliquez sur **Utilisateurs de l'Organisation** dans la barre latérale gauche
  </Step>

  <Step title="Cliquer sur 'Ajouter un Utilisateur de l'Organisation'">
    Ouvre la boîte de dialogue "Ajouter un Nouvel Utilisateur de l'Organisation" (généralement en haut à droite)
  </Step>
</Steps>

### Étape 2 : Saisir les Informations de l'Utilisateur

Le formulaire contient les champs suivants :

| Champ               | Description                                           | Obligatoire | Exemple                                                 |
| ------------------- | ----------------------------------------------------- | ----------- | ------------------------------------------------------- |
| **Nom**             | Nom complet (champ unique)                            | Oui         | John Mugisha                                            |
| **Date d'Adhésion** | Date d'adhésion à l'organisation                      | Oui         | 2026-06-10                                              |
| **Téléphone**       | Numéro de mobile avec indicatif pays                  | Oui         | +250788987654                                           |
| **E-mail**          | Adresse e-mail pour la connexion et les notifications | Optionnel   | [john.mugisha@gmail.com](mailto:john.mugisha@gmail.com) |

<Note>
  **L'e-mail est optionnel** :

  * Si l'e-mail est fourni, l'invitation est envoyée par e-mail (nécessite que les notifications e-mail soient activées dans les paramètres)
  * Si pas d'e-mail, l'invitation est envoyée par SMS (nécessite que les notifications SMS soient activées)
  * Si ni l'e-mail ni le SMS ne sont activés, vous devez copier le lien d'invitation et le partager manuellement
  * Les utilisateurs peuvent se connecter avec leur e-mail ou numéro de téléphone
</Note>

<Warning>
  **Important** : Le Nom, le Téléphone et l'E-mail ne peuvent pas être facilement modifiés ultérieurement. Vérifiez que les informations sont correctes avant d'enregistrer.
</Warning>

#### Exemple : Ajout d'un Nouvel Utilisateur

```
Nom: Jane Uwase
Date d'Adhésion: 2026-06-10
Téléphone: +250788123456
E-mail: jane.uwase@gmail.com  (optionnel)
```

### Étape 3 : Choisir l'Option d'Invitation

Activez ou désactivez l'envoi immédiat d'une invitation :

* **Envoyer une Invitation ACTIVÉ** : Invitation envoyée par e-mail (si fourni) ou SMS (si activé)
* **Envoyer une Invitation DÉSACTIVÉ** : Utilisateur créé mais aucune invitation envoyée (vous partagerez le lien manuellement)

<Note>
  **Lien d'invitation manuel** : Même avec "Envoyer une Invitation ACTIVÉ", si ni les notifications e-mail ni SMS ne sont configurées, vous recevrez un lien d'invitation à copier pour le partager manuellement avec l'utilisateur via WhatsApp, en personne, ou par une autre méthode.
</Note>

### Étape 4 : Réviser et Soumettre

<Steps>
  <Step title="Vérifier toutes les informations">
    Confirmez que le nom, l'e-mail et le téléphone sont corrects
  </Step>

  <Step title="Cliquer sur 'Ajouter un Utilisateur de l'Organisation'">
    Crée le compte utilisateur
  </Step>

  <Step title="Confirmer le succès">
    Vous verrez un message de confirmation avec le statut de l'invitation (envoyée par e-mail, SMS, ou lien à copier)
  </Step>
</Steps>

## Ce qui se Passe Ensuite

Lorsque vous créez l'utilisateur, Agatabo :

1. **Crée le profil utilisateur** : Enregistre toutes les informations dans la base de données

2. **Génère un jeton d'activation** : Crée un lien sécurisé à usage unique pour la configuration du compte

3. **Envoie l'invitation** (selon la configuration) :

   * **Si e-mail fourni + notifications e-mail activées** : Envoie l'e-mail d'invitation
   * **Si pas d'e-mail + notifications SMS activées** : Envoie l'invitation par SMS
   * **Si ni l'un ni l'autre activé** : Affiche le lien d'invitation à copier et partager manuellement

   L'invitation contient :

   * Le nom de l'organisation
   * Le lien d'activation (expire dans 72 heures)
   * Les instructions pour définir le mot de passe

4. **Enregistre dans la piste d'audit** : Consigne l'invitation avec votre identifiant utilisateur et l'horodatage

<Note>
  **Étape suivante - Attribuer des rôles** : Après avoir créé l'utilisateur, vous devez lui attribuer des rôles. Accédez au profil de l'utilisateur → onglet Rôles → Attribuer un rôle (ex. : Membre, Trésorier, Administrateur).
</Note>

### Expérience de la Personne Invitée

La personne invitée reçoit une invitation par e-mail ou SMS (ou manuellement via un lien). L'invitation contient un lien d'activation qui expire dans 72 heures.

<Steps>
  <Step title="Le membre clique sur le lien d'activation">
    Ouvre la page de configuration du compte
  </Step>

  <Step title="Le membre définit son mot de passe">
    Crée un mot de passe sécurisé (minimum 8 caractères)
  </Step>

  <Step title="Le membre se connecte">
    Peut se connecter avec son e-mail ou numéro de téléphone
  </Step>
</Steps>

## Suivi des Membres Invités

Après l'envoi des invitations, vous pouvez suivre leur statut :

<Steps>
  <Step title="Accéder aux Utilisateurs de l'Organisation">
    La section **Utilisateurs de l'Organisation** affiche tous les utilisateurs
  </Step>

  <Step title="Vérifier le statut d'invitation">
    Les utilisateurs ont des indicateurs de statut :

    * **En attente** : Invitation envoyée, pas encore activée
    * **Actif** : Compte activé, peut se connecter
    * **Inactif** : Compte désactivé
  </Step>

  <Step title="Renvoyer l'invitation (si nécessaire)">
    Cliquez sur **Renvoyer l'Invitation** pour les utilisateurs en attente
  </Step>
</Steps>

## Scénarios Courants

### Invitation d'un Membre Sans E-mail

L'e-mail est optionnel. Si la personne n'a pas d'adresse e-mail :

<Steps>
  <Step title="Laisser le champ e-mail vide">
    Saisir uniquement le nom, la date d'adhésion et le numéro de téléphone
  </Step>

  <Step title="S'assurer que les notifications SMS sont activées">
    Aller dans Paramètres → Notifications et vérifier que le SMS est activé
  </Step>

  <Step title="Envoyer l'invitation">
    L'invitation sera envoyée par SMS à leur numéro de téléphone
  </Step>

  <Step title="Le membre se connecte avec son téléphone">
    Il peut utiliser son numéro de téléphone (au lieu de l'e-mail) pour se connecter
  </Step>
</Steps>

<Warning>
  **Si le SMS n'est pas activé** : Vous devrez copier le lien d'invitation et le partager manuellement avec le membre.
</Warning>

### Activation des Notifications pour les Invitations

Pour que les invitations soient envoyées automatiquement :

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Activer les Notifications E-mail">
    1. Accéder à **Paramètres → Général**
    2. Activer **Activer l'E-mail** sur ON
    3. Enregistrer les modifications
    4. Les invitations par e-mail seront désormais envoyées automatiquement quand un e-mail est fourni
  </Accordion>

  <Accordion title="Activer les Notifications SMS">
    1. Accéder à **Paramètres → Général**
    2. Activer **Activer le SMS** sur ON
    3. Enregistrer les modifications
    4. Les invitations SMS seront désormais envoyées quand aucun e-mail n'est fourni
  </Accordion>

  <Accordion title="Invitation Manuelle (Aucune Notification Activée)">
    Si ni les notifications e-mail ni SMS ne sont activées :

    1. Après la création de l'utilisateur, copiez le lien d'invitation affiché
    2. Partagez le lien avec l'utilisateur via WhatsApp, en personne, ou une autre méthode
    3. L'utilisateur clique sur le lien pour activer son compte
    4. Il peut se connecter avec son e-mail ou numéro de téléphone
  </Accordion>
</AccordionGroup>

### Invitation de Personnel (Non-Membres)

Si vous invitez quelqu'un qui travaille pour l'organisation mais n'épargne pas et n'emprunte pas :

<Steps>
  <Step title="Saisir leurs informations">
    Même processus que pour toute invitation d'utilisateur (nom, date d'adhésion, téléphone, e-mail)
  </Step>

  <Step title="Envoyer l'invitation">
    Compléter le processus d'invitation pour créer le compte utilisateur
  </Step>

  <Step title="Attribuer le rôle approprié">
    Après la création de l'utilisateur, accéder à son profil → onglet Rôles → Attribuer **Trésorier**, **Comptable**, ou **Administrateur** - mais PAS "Membre"
  </Step>
</Steps>

<Note>
  Le personnel sans le rôle "Membre" ne peut pas avoir de comptes d'épargne ni contracter des prêts. Il dispose uniquement d'un accès opérationnel.
</Note>

### Réinvitation Après Expiration

Si le lien d'activation expire (72 heures) :

<Steps>
  <Step title="Trouver l'utilisateur">
    **Utilisateurs de l'Organisation** → Localiser l'utilisateur en attente
  </Step>

  <Step title="Cliquer sur 'Renvoyer l'Invitation'">
    Génère un nouveau lien d'activation
  </Step>

  <Step title="Nouvel e-mail envoyé">
    Le membre reçoit un e-mail d'invitation actualisé
  </Step>
</Steps>

## Problèmes Courants

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Erreur 'Utilisateur déjà existant dans l'organisation'">
    **Cause** : Cette personne (identifiée par e-mail ou numéro de téléphone) a déjà un compte dans votre organisation.

    **Solution** :

    * Recherchez l'utilisateur dans Utilisateurs de l'Organisation pour trouver son compte existant
    * S'il a été désactivé, réactivez son compte au lieu d'en créer un nouveau
    * S'il s'agit vraiment d'une personne différente, elle a besoin d'une adresse e-mail et d'un numéro de téléphone différents
  </Accordion>

  <Accordion title="Erreur 'Autorisations insuffisantes'">
    **Cause** : Votre compte utilisateur n'a pas l'autorisation `organization_users:write`.

    **Solution** :

    * Contactez votre administrateur pour demander les autorisations d'invitation des utilisateurs
    * Seuls les administrateurs ont généralement cette autorisation
  </Accordion>

  <Accordion title="E-mail d'invitation non reçu">
    **Causes possibles** :

    * Les notifications e-mail sont désactivées dans Paramètres → Général
    * L'adresse e-mail est incorrecte ou contient des fautes de frappe
    * L'e-mail est dans le dossier spam

    **Solution** :

    1. **Vérifier Paramètres → Général** : Confirmer que "Activer l'E-mail" est ON
    2. Vérifier que l'adresse e-mail est correcte
    3. Demander à l'utilisateur de vérifier son dossier spam
    4. Renvoyer l'invitation après correction
    5. Ajouter l'adresse e-mail d'Agatabo aux contacts pour éviter le filtrage spam
  </Accordion>

  <Accordion title="Impossible d'attribuer un rôle (après la création)">
    **Cause** : Vous n'avez pas l'autorisation `organization_user_roles:assign`, ou vous essayez d'attribuer le rôle Administrateur.

    **Solution** :

    * **Pour les problèmes d'autorisation** : Contactez votre administrateur
    * **Pour le rôle Administrateur** : Ce rôle ne peut pas être attribué via l'onglet Rôles normal. Contactez un administrateur système.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Bonnes Pratiques

<Note>
  **Conseils pour les invitations :**

  * Vérifiez l'adresse e-mail avant d'envoyer (les fautes empêchent l'activation)
  * Incluez le numéro de téléphone avec l'indicatif pays (+250 pour le Rwanda, etc.)
  * Utilisez un format de nommage cohérent (Prénom Nom, ou selon préférence)
  * Envoyez les invitations par lots (10-20 à la fois) pour surveiller l'activation
  * Relancez les utilisateurs qui n'activent pas dans les 3 jours
  * Conservez un enregistrement des dates d'invitation pour le suivi
  * Après la création de l'utilisateur, attribuez le minimum de rôles nécessaires
</Note>

## Après l'Invitation

Une fois que le membre a activé son compte :

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Frais d'Adhésion" icon="coins" href="/fr/tontines/organization-users/entry-fees">
    Enregistrer les frais d'adhésion et les contributions initiales
  </Card>

  <Card title="Expliquer les Fonctionnalités" icon="book-open" href="/fr/tontines/getting-started/overview">
    Orienter les nouveaux membres sur l'utilisation d'Agatabo
  </Card>
</CardGroup>

## Opérations Connexes

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Gestion des Utilisateurs" icon="users-gear" href="/fr/tontines/organization-users/managing-users">
    Modifier les informations, désactiver les comptes, changer les rôles
  </Card>

  <Card title="Rôles des Membres Expliqués" icon="user-tag" href="/fr/tontines/organization-users/roles">
    Comprendre les différents rôles et leurs autorisations
  </Card>

  <Card title="Consulter les Détails des Membres" icon="address-card" href="/fr/tontines/organization-users/viewing-member-details">
    Accéder aux profils, à l'épargne et à l'historique des prêts
  </Card>

  <Card title="Flux d'Intégration des Nouveaux Membres" icon="list-check" href="/fr/tontines/workflows/new-member-onboarding">
    Liste de contrôle complète pour l'intégration
  </Card>
</CardGroup>