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# Checklist de Clôture Mensuelle
> Procédures de fin de période étape par étape pour la clôture financière
## Vue d'ensemble
Effectuez ces tâches à la fin de chaque Période comptable pour garantir des registres financiers exacts avant de clôturer la Période.
La **Période comptable** dépend de la configuration de votre organisation :
* **MONTHLY** : clôturer chaque mois
* **QUARTERLY** : clôturer tous les 3 mois
* **YEARLY** : clôturer chaque année
Voir : [Paramètres de l'Organisation](/fr/tontines/settings/organization-settings)
***
## Checklist avant clôture
Vérifiez que toute l'activité financière de la Période est enregistrée :
* ✅ Tous les Dépôts reçus
* ✅ Tous les paiements de prêt collectés
* ✅ Tous les Décaissements de prêt effectués
* ✅ Toutes les Dépenses payées
* ✅ Tous les frais bancaires enregistrés
* ✅ Aucune transaction en attente/non enregistrée
**Vérifier** : confirmer avec le trésorier que tout l'argent collecté a été saisi.
Faire correspondre les enregistrements Agatabo aux soldes bancaires réels :
1. **Télécharger les relevés bancaires** pour tous les Comptes Bancaires de l'organisation
2. **Comparer** le solde final du relevé au solde caisse/banque dans Agatabo
3. **Identifier les différences** :
* Chèques/Dépôts non encore compensés
* Frais bancaires pas encore enregistrés
* Intérêts gagnés
* Erreurs (saisie de données)
4. **Enregistrer les ajustements** :
* Frais bancaires → enregistrer comme Dépenses
* Intérêt → enregistrer comme revenu (Écriture Comptable manuelle)
* Corriger les erreurs
5. **Vérifier le rapprochement** : solde Agatabo ajusté = solde du relevé bancaire
**Outil** : utiliser le rapport Relevés de Compte pour examiner l'activité du Compte Bancaire
Contrôler ponctuellement l'Épargne des membres pour vérifier l'exactitude :
* Sélectionner 5 à 10 membres au hasard
* Comparer le solde Agatabo aux livrets/registres des membres
* Enquêter sur toute divergence
* Vérifier que les Dépôts/retraits récents sont enregistrés correctement
**Outil** : utiliser le Rapport des Parts pour voir tous les soldes des membres
Vérifier que les dossiers de prêt sont exacts :
1. **Exécuter le rapport Prêts en Cours** (à la date de fin de Période)
2. **Vérifier** que le total des prêts en cours correspond au solde du compte Prêts à Recevoir
3. **Identifier les prêts en retard** (arriérés > 0)
4. **Appliquer les Pénalités** si la politique de l'organisation exige des Pénalités automatiques
5. **Documenter** toute modification, remise ou radiation de prêt
**Important** : rapprocher les prêts AVANT de clôturer la Période pour garantir un calcul exact des revenus d'Intérêt.
Exécuter tous les rapports à la date de fin de Période :
**Rapports requis** :
* **Bilan** (au dernier jour de la Période)
* **Compte de Résultat** (pour toute la Période)
* **Rapport des Parts** (propriété des membres à la fin de la Période)
* **Prêts en Cours** (statut du portefeuille à la fin de la Période)
**Exporter tous les rapports** en PDF ou CSV pour les archives.
**Endpoints API** :
```
GET /reports/balance-sheet?asOfDate=2026-06-30
GET /reports/profit-loss?startDate=2026-06-01&endDate=2026-06-30
GET /reports/shares-report?asOfDate=2026-06-30
GET /reports/loans-outstanding?expectedDate=2026-06-30
```
Vérifier que l'équation comptable est équilibrée :
1. **Exécuter la Balance de Vérification** (à la fin de la Période)
2. **Contrôler** : total Débits = total Crédits
3. **Enquêter** sur tout déséquilibre
4. **Vérifier** que les Résultats Reportés reflètent le résultat net de la Période précédente
**Si la balance de vérification n'est pas équilibrée** : ne PAS clôturer la Période. Trouver et corriger les erreurs d'abord.
Enquêter sur les anomalies avant la clôture :
* Dépenses importantes ou inattendues (> 10 % du budget)
* Soldes de compte inhabituels (soldes négatifs là où ils ne sont pas attendus)
* Variations significatives par rapport à la Période précédente (> 20 %)
* Transactions non catégorisées ou mal codées
**Documenter les explications** pour les éléments significatifs (pour les auditeurs, la direction).
Simuler la clôture pour vérifier l'impact :
```http theme={null}
GET /period-closing/preview
Headers:
x-organization-id: {organizationId}
```
**Examiner la réponse d'aperçu** :
* Période en cours de clôture (vérifier que c'est la bonne)
* Montant du bénéfice/perte net
* Écriture Comptable qui sera créée
* Comptes qui seront remis à zéro (comptes INCOME/EXPENSE)
**Vérifier** : le résultat net correspond au rapport Compte de Résultat.
Présenter les états financiers pour approbation :
1. **Partager les rapports** avec le trésorier/conseil/comité de direction
2. **Expliquer** les éléments importants, variations, préoccupations
3. **Répondre aux questions** et demandes de détails supplémentaires
4. **Obtenir la validation** (approbation écrite recommandée)
**Ne pas clôturer** tant que la direction n'a pas approuvé les états financiers.
***
## Clôturer la Période
Lorsque toutes les tâches avant clôture sont terminées et l'approbation obtenue :
Exécuter la clôture de Période via l'API :
```http theme={null}
POST /period-closing/close
Headers:
x-organization-id: {organizationId}
x-idempotency-key: {unique-key}
```
**Permission requise** : `periods:close`
**Ce qui se passe** :
1. Détermine automatiquement la prochaine Période à clôturer
2. Crée une Écriture Comptable `PERIOD_CLOSE`
3. Remet à zéro tous les comptes INCOME et EXPENSE
4. Transfère le résultat net vers `RETAINED_EARNINGS`
5. Verrouille la Période (empêche les modifications ultérieures)
**Confirmer la clôture réussie** : vérifier le statut de réponse 200.
Confirmer que la clôture s'est terminée correctement :
* **Vérifier les journaux d'audit** : action de clôture de Période journalisée
* **Exécuter le Bilan** : Résultats Reportés augmentés du résultat net
* **Exécuter le Compte de Résultat** : la Période courante affiche zéro (nouvelle Période commencée)
* **Vérifier les comptes INCOME/EXPENSE** : tous ont des soldes à zéro
**Si quelque chose ne va pas** : utiliser l'endpoint d'annulation (ne peut annuler que la DERNIÈRE clôture)
***
## Tâches après clôture
Conserver les dossiers de la Période :
* Enregistrer tous les rapports dans un dossier d'archives (nommé par Période, par ex. "2026-06-June")
* Classer les reçus physiques et pièces justificatives
* Exporter les Écritures Comptables de la Période (pour la piste d'audit)
* Sauvegarder la base de données
**Conservation** : garder les dossiers des Périodes clôturées pendant 7 ans ou plus (selon la juridiction).
Partager les résultats de la Période avec les membres :
* Publier le Bilan (montre la situation financière)
* Publier le Compte de Résultat (montre la performance de la Période)
* Publier le Rapport des Parts (montre les pourcentages de propriété des membres)
* Annoncer la distribution de Dividendes si applicable
**Méthode** : e-mail, réunion des membres, avis affiché
Préparer la Période à venir :
* Examiner budget vs réel (identifier les écarts)
* Ajuster le budget pour la prochaine Période si nécessaire
* Planifier les réunions du comité de prêt
* Planifier les Allocations de Réserve nécessaires
* Identifier les améliorations opérationnelles
***
## Exemples de calendrier
### Clôture mensuelle (`accountingPeriod: MONTHLY`)
| Jour | Tâche |
| ------------------------- | ------------------------------------------------------------- |
| **Dernier jour ouvrable** | Enregistrer les transactions finales du mois |
| **1er du mois suivant** | Télécharger les relevés bancaires, commencer le rapprochement |
| **2-3** | Terminer le rapprochement, exécuter les rapports, examiner |
| **4-5** | Présenter à la direction, obtenir l'approbation |
| **5-7** | Clôturer la Période, vérifier, archiver |
**Temps total** : 5 à 7 jours après la fin du mois
***
### Clôture trimestrielle (`accountingPeriod: QUARTERLY`)
| Jour | Tâche |
| --------------------------------- | ---------------------------------------------------------- |
| **Dernière semaine du trimestre** | Vérifier que toutes les transactions sont enregistrées |
| **1-2 jours après le trimestre** | Télécharger les relevés, commencer le rapprochement |
| **3-7** | Terminer le rapprochement, exécuter les rapports, examiner |
| **7-10** | Présenter à la direction, obtenir l'approbation |
| **10-14** | Clôturer la Période, vérifier, archiver |
**Temps total** : 10 à 14 jours après la fin du trimestre
**Note** : les clôtures trimestrielles exigent généralement plus de temps d'examen en raison d'un volume de données plus important.
***
### Clôture annuelle (`accountingPeriod: YEARLY`)
| Semaine | Tâche |
| ------- | ---------------------------------------------------------------- |
| **1-2** | Enregistrer toutes les transactions, rapprocher tous les comptes |
| **2-3** | Exécuter tous les rapports, préparer les états annuels |
| **3-4** | Examiner avec le comptable, préparer l'audit |
| **4-6** | Présenter au conseil, obtenir l'approbation |
| **6-8** | Clôturer la Période, finaliser le rapport annuel |
**Temps total** : 6 à 8 semaines après la fin de l'année
**Note** : les clôtures annuelles exigent souvent un audit externe avant finalisation.
***
## Problèmes courants et solutions
**Problème** : total des débits ≠ total des crédits
**Causes courantes** :
* Écriture Comptable sans côté débit ou crédit
* Erreur de saisie (chiffres inversés)
* Écriture Comptable manuelle non équilibrée
* Bug système (rare)
**Solution** :
1. Exécuter le rapport Balance de Vérification avec détails
2. Calculer le montant de la différence
3. Rechercher les Écritures Comptables pour ce montant exact
4. Examiner les écritures manuelles récentes
5. Corriger l'erreur avant la clôture
**Problème** : total Prêts en Cours ≠ solde du compte Prêts à Recevoir
**Causes courantes** :
* Paiement de prêt enregistré incorrectement
* Erreur d'allocation Capital/Intérêt
* Prêt créé mais pas correctement enregistré
* Écriture de Décaissement de prêt manquante
**Solution** :
1. Exécuter le rapport Prêts en Cours
2. Vérifier le solde du compte Prêts à Recevoir
3. Calculer la différence
4. Examiner les transactions de prêt récentes
5. Vérifier que les Décaissements de prêt ont créé des Écritures Comptables
6. Corriger les écarts avant la clôture
**Problème** : solde de caisse Agatabo ≠ solde du relevé bancaire
**Causes courantes** :
* Frais bancaires non enregistrés
* Dépôts pas encore compensés
* Chèques pas encore encaissés
* Erreurs de saisie
**Solution** :
1. Lister les chèques en circulation (émis mais non compensés)
2. Lister les Dépôts en transit (enregistrés mais non compensés)
3. Identifier les frais bancaires non enregistrés dans Agatabo
4. Enregistrer les frais comme Dépenses
5. Calculer : solde Agatabo + Dépôts en transit - chèques en circulation = solde bancaire
**Erreur** : "Cannot close period" ou similaire
**À vérifier** :
* Avez-vous la permission `periods:close` ?
* L'en-tête `x-organization-id` est-il défini correctement ?
* L'en-tête `x-idempotency-key` est-il fourni ?
* Une clôture est-elle déjà en cours ?
* Y a-t-il des erreurs de validation (écritures non équilibrées) ?
**Solution** : vérifier les détails du message d'erreur, les permissions et tous les prérequis.
**Situation** : erreur découverte après la clôture de la Période
**Solution** :
```http theme={null}
POST /period-closing/undo
Headers:
x-organization-id: {organizationId}
x-idempotency-key: {unique-key}
```
**Limites** :
* Ne peut annuler que la DERNIÈRE Période clôturée
* Ne peut pas annuler des Périodes historiques arbitraires
* Annule l'Écriture Comptable `PERIOD_CLOSE`
* Rouvre la Période pour corrections
**Après annulation** : effectuer les corrections, puis clôturer à nouveau.
***
## Bonnes pratiques
**Directives de clôture de Période :**
**Avant clôture :**
* ✅ Terminer TOUTES les étapes de la checklist (ne pas en sauter)
* ✅ Rapprocher TOUS les Comptes Bancaires (pas seulement le compte principal)
* ✅ Vérifier que la balance de vérification est équilibrée
* ✅ Obtenir la validation de la direction
* ✅ Exécuter l'aperçu pour vérifier l'impact de la clôture de Période
* ✅ Archiver les rapports courants avant clôture
**Pendant la clôture :**
* ✅ Utiliser une clé d'idempotence unique (éviter une double clôture)
* ✅ Clôturer pendant une période de faible activité (minimiser les perturbations)
* ✅ Informer les utilisateurs que la clôture de Période est en cours
* ✅ Vérifier que la clôture se termine avec succès
**Après clôture :**
* ✅ Vérifier immédiatement les résultats de clôture
* ✅ Contrôler que les Résultats Reportés sont mis à jour correctement
* ✅ Confirmer que les comptes INCOME/EXPENSE sont remis à zéro
* ✅ Archiver tous les rapports de la Période
* ✅ Communiquer les résultats aux membres
**Général :**
* ✅ Clôturer les Périodes rapidement (dans les 7 jours suivant la fin de Période)
* ✅ Ne pas sauter de Périodes (clôturer séquentiellement)
* ✅ Documenter les éléments significatifs pour les auditeurs
* ✅ Conserver les dossiers des Périodes clôturées pendant 7 ans ou plus
* ✅ Former une personne de secours aux procédures de clôture
***
## Sujets connexes
Documentation API de clôture de Période
Rapport de situation financière
État des revenus et dépenses
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