Enregistrement des Dépenses

Aperçu

L’enregistrement des dépenses garantit que toutes les dépenses de l’organisation sont suivies dans Agatabo. Cela maintient des enregistrements financiers précis, permet la budgétisation et génère des rapports financiers complets. Les dépenses peuvent être payées depuis la trésorerie du compte bancaire ou financées par des allocations de réserve.

Avant de Commencer

Prérequis :

Vous avez l’autorisation expenses:write
Vous disposez d’un reçu ou d’une documentation pour la dépense
Vous savez quel compte bancaire a payé la dépense (ou quelle réserve l’a financée)
Vous avez choisi un titre clair et descriptif pour la dépense

Enregistrement d’une Dépense Standard

Étape 1 : Accéder aux Dépenses

Ouvrir la section Dépenses

Cliquer sur Dépenses dans la barre latérale gauche

Cliquer sur Enregistrer Dépense ou Ajouter Dépense

Ouvre le formulaire/dialogue d’enregistrement de dépense

Étape 2 : Remplir les Champs Obligatoires

Informations Obligatoires :

Champ	Description	Validation
Titre	Courte description de la dépense	Obligatoire, chaîne non vide
Montant	Combien a été dépensé	Obligatoire, minimum 0,01
Date	Quand la dépense a eu lieu	Obligatoire, date ISO (peut être passée)

Exemples de valeurs :

Titre : “Loyer Bureau - Juin 2026”
Montant : 150 000 (ou 150 000 RWF)
Date : 2026-06-08

Le champ Titre n’est PAS “Catégorie” : Le système utilise un champ titre à forme libre, pas une liste déroulante de catégories prédéfinie. Utilisez des titres clairs et cohérents pour organiser vos dépenses.

Étape 3 : Remplir les Champs Optionnels

Informations Optionnelles :

Champ	Description	Par Défaut
Compte Bancaire	Quel compte a payé la dépense	Revient au compte par défaut
Description	Explication détaillée de la dépense	Aucune
Documents	Télécharger reçus, factures ou références	Aucun
Montant Frais Bancaires	Frais de service bancaire supplémentaires	0 (pas de frais)

Conseils pour la description :

Expliquer ce qui a été acheté et pourquoi
Inclure les détails pertinents (période, fournisseur, objectif)
Exemple : “Location mensuelle bureau à Kimihurura pour juin 2026, payé au Propriétaire ABC”

Étape 4 : Ajouter des Frais Bancaires (Optionnel)

Si la dépense a entraîné des frais de service bancaire (frais de transaction, frais de virement) :

Saisir le champ Montant Frais Bancaires

Ajouter le montant des frais bancaires supplémentaires

Le système crée l'écriture liée

Agatabo crée automatiquement une écriture FRAIS_BANCAIRES séparée

Déduction totale

Le compte bancaire diminue du montant de la dépense + frais bancaires

Exemple :

Montant Dépense : 200 000 RWF
Montant Frais Bancaires : 3 000 RWF
Déduction Totale Banque : 203 000 RWF

Crée 2 écritures :
1. PAIEMENT_DÉPENSE : 200 000 RWF
2. FRAIS_BANCAIRES : 3 000 RWF (auto-liée à la dépense)

Étape 5 : Soumettre

Vérifier tous les champs

Vérifier le titre, le montant, la date et le compte bancaire

Cliquer sur Enregistrer ou Enregistrer Dépense

Crée l’enregistrement de dépense avec les écritures comptables

Confirmer le succès

La dépense apparaît dans l’historique des dépenses

Vérifier le solde bancaire

Vérifier que le solde du compte bancaire a diminué correctement

Enregistrement d’une Dépense Financée par les Réserves

Pour les dépenses payées depuis des allocations de réserve désignées (fonds d’urgence, réserve spécifique) :

Étape 1 : Accéder et Démarrer

Ouvrir la section Dépenses

Cliquer sur Dépenses dans la barre latérale

Cliquer sur Enregistrer Dépense

Ouvre le formulaire de dépense

Étape 2 : Remplir les Détails de la Dépense

Remplir les mêmes champs obligatoires :

Titre : Nom descriptif de la dépense
Montant : Combien prélever de la réserve
Date : Quand la dépense a eu lieu

Étape 3 : Sélectionner l’Allocation de Réserve

Trouver le champ Allocation de Réserve

Liste déroulante ou sélecteur pour les fonds de réserve

Sélectionner la réserve

Choisir quel fonds de réserve utiliser (ex. “Fonds d’Urgence”, “Réserve Équipement”)

Vérifier le solde suffisant

La réserve doit avoir un solde suffisant pour la dépense

Étape 4 : Soumettre

Vérifier les détails

Vérifier l’allocation de réserve et le montant

Cliquer sur Enregistrer

Crée DEUX écritures comptables automatiquement

Vérifier les résultats

Solde de réserve diminué
Dépense enregistrée
Solde bancaire inchangé (libéré puis dépensé)

Ce qui se passe :

Dépense financée par réserve : 100 000 RWF depuis Fonds d'Urgence

Écriture 1 - Libération de Réserve :
Dt CAISSE (Compte Bancaire)             100 000
   Ct ALLOCATION_RÉSERVE (Urgence)      100 000

Écriture 2 - Paiement de Dépense :
Dt DÉPENSES_OPÉRATIONNELLES            100 000
   Ct CAISSE (Compte Bancaire)          100 000

Résultat :
- Fonds d'Urgence : -100 000 RWF
- Compte Bancaire : Inchangé
- Dépense enregistrée : +100 000 RWF

Modification des Dépenses

Vous pouvez modifier les dépenses pour corriger des erreurs ou mettre à jour des informations.

Comment Modifier

Accéder à l'historique des dépenses

Dépenses → Voir Historique ou Liste des Dépenses

Trouver la dépense

Rechercher ou parcourir pour trouver la dépense à modifier

Cliquer sur Modifier

Ouvre le formulaire de modification avec les valeurs actuelles

Mettre à jour les champs

Modifier tout champ (titre, montant, description, date, etc.)

Soumettre les modifications

Le système utilise le modèle d’annulation et de republication

Fonctionnement de la Modification (Annulation et Republication)

Important : Agatabo ne modifie pas les écritures existantes. À la place :

Annule les anciennes écritures :
- Crée une annulation de la dépense principale
- Annule les frais bancaires liés (si existants)
- Annule la libération de réserve (si financée par réserve)
Crée de nouvelles écritures :
- Publie une nouvelle dépense avec les valeurs mises à jour
- Crée de nouveaux frais bancaires (si montant fourni)
- Crée une nouvelle libération de réserve (si financée par réserve)
Maintient la piste d’audit :
- Les anciennes écritures restent visibles avec le statut ANNULÉE
- Les nouvelles écritures s’affichent avec le statut PUBLIÉE

Contraintes de Modification

Impossible de modifier si :

❌ La dépense est dans une période comptable clôturée
❌ La dépense a déjà été annulée
❌ Vous n’avez pas l’autorisation expenses:write

Suppression des Dépenses

Vous pouvez supprimer les dépenses enregistrées par erreur.

Comment Supprimer

Accéder à l'historique des dépenses

Dépenses → Voir Historique

Trouver la dépense

Localiser la dépense à supprimer

Cliquer sur Supprimer

Ouvre la boîte de dialogue de confirmation

Confirmer la suppression

Le système annule toutes les écritures

Vérifier les résultats

Dépense supprimée de l’historique
Solde bancaire restauré
Solde de réserve restauré (si applicable)

Ce qui se Passe lors de la Suppression

Processus d’annulation :

Annule la dépense principale : Crée une écriture d’annulation (Dt CAISSE / Ct DÉPENSES_OPÉRATIONNELLES)
Annule les frais bancaires (si existants) : Restaure les frais bancaires supplémentaires
Annule la libération de réserve (si financée par réserve) : Restaure le solde de réserve

Contraintes de Suppression

Impossible de supprimer si :

❌ La dépense est dans une période comptable clôturée
❌ Déjà annulée/supprimée
❌ Vous n’avez pas l’autorisation expenses:write

Scénarios Courants

Scénario 1 : Dépenses Mensuelles Récurrentes

Pour les dépenses qui surviennent chaque mois (loyer, salaires, services publics) : Titres exemples récurrents :

Titre : "Loyer Bureau - Juin 2026"
Montant : 150 000 RWF
Date : 2026-06-01
Compte Bancaire : Compte Courant Opérations

Titre : "Indemnité Trésorier - Juin 2026"
Montant : 50 000 RWF
Date : 2026-06-30
Compte Bancaire : Compte Courant Opérations

Scénario 2 : Enregistrement de Remboursements

Si vous remboursez un membre qui a payé au nom de l’organisation :

Titre : "Transport - Trajet Banque"
Montant : 15 000 RWF
Date : 2026-06-05 (quand le membre a payé)
Description : "Taxi pour aller à BK Bank pour dépôt (remboursement Jane Uwase)"
Compte Bancaire : Compte Opérations

Scénario 3 : Dépense d’Urgence depuis Réserve

Titre : "Réparation Groupe Électrogène Bureau - Urgence"
Montant : 300 000 RWF
Date : 2026-06-10
Allocation de Réserve : Fonds d'Urgence
Description : "Groupe électrogène en panne lors d'une réunion, réparation immédiate requise."
Documents : [Télécharger photo de la facture]

Résultat :
- Fonds d'Urgence : -300 000 RWF
- Dépense enregistrée : 300 000 RWF
- Solde Bancaire : Inchangé

Scénario 4 : Paiement Important avec Frais Bancaires

Titre : "Paiement Honoraires Audit Annuel"
Montant : 2 000 000 RWF
Date : 2026-06-15
Compte Bancaire : Compte Opérations
Montant Frais Bancaires : 25 000 RWF
Description : "Services d'audit annuel de ABC Auditeurs, exercice fiscal 2025-2026"

Résultat :
- Dépense principale : 2 000 000 RWF (PAIEMENT_DÉPENSE)
- Frais bancaires : 25 000 RWF (FRAIS_BANCAIRES, liés)
- Déduction bancaire totale : 2 025 000 RWF

Scénario 5 : Correction d’une Erreur

Original (erroné) :
- Montant : 50 000 RWF (faute de frappe, devrait être 500 000)

Modifier en :
- Montant : 500 000 RWF

Résultat :
- Ancienne écriture annulée : Dt CAISSE 50 000 / Ct DÉPENSE 50 000
- Nouvelle écriture publiée : Dt DÉPENSE 500 000 / Ct CAISSE 500 000
- Changement bancaire net : -450 000 RWF supplémentaires
- La piste d'audit montre la correction

Messages d’Erreur Courants

Message d’Erreur	Cause	Solution
”Le montant doit être d’au moins 0,01”	Montant nul ou négatif	Saisir un montant positif
”Le titre ne peut pas être vide”	Pas de titre fourni	Ajouter un titre descriptif
”Format de date invalide”	Date non au format ISO	Utiliser le format AAAA-MM-JJ
”Compte bancaire introuvable”	ID de compte bancaire invalide	Sélectionner un compte actif valide
”Solde de réserve insuffisant”	La réserve n’a pas assez de fonds	Choisir une autre réserve ou réduire le montant
”Impossible de modifier une période clôturée”	Date de dépense dans une période clôturée	Changer la date ou ouvrir la période

Autorisations Requises

Action	Autorisation	Portée
Enregistrer une dépense	`expenses:write`	TOUTE
Modifier une dépense	`expenses:write`	TOUTE
Supprimer une dépense	`expenses:write`	TOUTE
Consulter les dépenses	`expenses:read`	TOUTE

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Comprendre les types et l’intégration des dépenses

Catégories de Dépenses

Organiser les dépenses par catégorie

Voir l'Historique

Parcourir et analyser les dépenses passées

Comptes Bancaires

En savoir plus sur le suivi des comptes bancaires

Réserves

Comprendre les allocations de réserve

Compte de Résultat

Voir l’impact des dépenses sur la rentabilité

​Aperçu

​Avant de Commencer

​Enregistrement d’une Dépense Standard

​Étape 1 : Accéder aux Dépenses

​Étape 2 : Remplir les Champs Obligatoires

​Étape 3 : Remplir les Champs Optionnels

​Étape 4 : Ajouter des Frais Bancaires (Optionnel)

​Étape 5 : Soumettre

​Enregistrement d’une Dépense Financée par les Réserves

​Étape 1 : Accéder et Démarrer

​Étape 2 : Remplir les Détails de la Dépense

​Étape 3 : Sélectionner l’Allocation de Réserve

​Étape 4 : Soumettre

​Modification des Dépenses

​Comment Modifier

​Fonctionnement de la Modification (Annulation et Republication)

​Contraintes de Modification

​Suppression des Dépenses

​Comment Supprimer

​Ce qui se Passe lors de la Suppression

​Contraintes de Suppression

​Scénarios Courants

​Scénario 1 : Dépenses Mensuelles Récurrentes

​Scénario 2 : Enregistrement de Remboursements

​Scénario 3 : Dépense d’Urgence depuis Réserve

​Scénario 4 : Paiement Important avec Frais Bancaires

​Scénario 5 : Correction d’une Erreur

​Messages d’Erreur Courants

​Autorisations Requises

​Sujets Connexes

Aperçu des Dépenses

Catégories de Dépenses

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Comptes Bancaires

Réserves

Compte de Résultat

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Avant de Commencer

Enregistrement d’une Dépense Standard

Étape 1 : Accéder aux Dépenses

Étape 2 : Remplir les Champs Obligatoires

Étape 3 : Remplir les Champs Optionnels

Étape 4 : Ajouter des Frais Bancaires (Optionnel)

Étape 5 : Soumettre

Enregistrement d’une Dépense Financée par les Réserves

Étape 1 : Accéder et Démarrer

Étape 2 : Remplir les Détails de la Dépense

Étape 3 : Sélectionner l’Allocation de Réserve

Étape 4 : Soumettre

Modification des Dépenses

Comment Modifier

Fonctionnement de la Modification (Annulation et Republication)

Contraintes de Modification

Suppression des Dépenses

Comment Supprimer

Ce qui se Passe lors de la Suppression

Contraintes de Suppression

Scénarios Courants

Scénario 1 : Dépenses Mensuelles Récurrentes

Scénario 2 : Enregistrement de Remboursements

Scénario 3 : Dépense d’Urgence depuis Réserve

Scénario 4 : Paiement Important avec Frais Bancaires

Scénario 5 : Correction d’une Erreur

Messages d’Erreur Courants

Autorisations Requises

Sujets Connexes