Glossaire

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Vue d’ensemble

Ce glossaire définit les termes, concepts et expressions clés utilisés dans Agatabo. Les termes sont organisés alphabétiquement dans des catégories pour faciliter la consultation.

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Concepts clés

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Tontine

Association rotative d’Épargne et de crédit où les membres versent des contributions régulières et peuvent accéder à des prêts depuis les fonds mutualisés. Les Tontines sont courantes en Afrique et fournissent des services financiers aux communautés sans accès bancaire traditionnel. En savoir plus →

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Utilisateur d’organisation

Toute personne ayant accès à Agatabo dans votre organisation de Tontine. Les utilisateurs d’organisation peuvent avoir différents rôles (membre, trésorier, comptable, administrateur) qui déterminent leurs permissions et capacités. Exemple : John Mugisha est un utilisateur d’organisation avec les rôles “Membre” et “Trésorier”.

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Membre

Utilisateur d’organisation auquel un rôle Membre a été assigné et qui peut participer à l’Épargne et aux prêts. Les membres sont les participants principaux de la Tontine. Important : le statut de Membre est déterminé par l’attribution du rôle, pas par l’existence d’un compte d’Épargne.

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Compte du Grand Livre

Enregistrement qui suit le solde d’une entité financière spécifique (Épargne d’un Membre, prêt, Compte Bancaire, etc.). Chaque transaction affecte au moins deux comptes du Grand Livre via la comptabilité en Partie Double. Exemple : “Jane Uwase - Savings” est un compte du Grand Livre qui suit le solde des Dépôts de Jane.

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Gestion des membres et utilisateurs

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Invitation

Processus d’ajout d’une nouvelle personne à l’organisation par envoi d’un e-mail contenant les instructions d’activation du compte. Les invitations incluent un lien sécurisé qui expire après 7 jours. En savoir plus →

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Rôle

Ensemble de permissions qui détermine ce qu’un utilisateur d’organisation peut faire dans Agatabo. Les rôles courants incluent Membre, Trésorier, Agent de crédit, Comptable et Administrateur. En savoir plus →

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Permission

Capacité spécifique accordée à un rôle (par ex. savings:write, loans:read). Les permissions peuvent avoir une portée :

• SELF : l’utilisateur ne peut accéder qu’à ses propres données
• ANY : l’utilisateur peut accéder à toutes les données de l’organisation

Voir la matrice des permissions →

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Rôle Membre

Rôle assigné aux utilisateurs d’organisation qui participent à l’Épargne et aux prêts. Les membres peuvent consulter leurs propres informations de compte et recevoir des notifications sur leur activité financière.

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Membre actif

Utilisateur d’organisation avec le rôle Membre qui a soit un solde d’Épargne, soit un prêt actif. Utilisé pour compter les statistiques d’adhésion.

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Dépôts et Épargne

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Dépôt

Contribution d’Épargne effectuée par un Membre. Les Dépôts augmentent le solde d’Épargne du Membre et la caisse de l’organisation. Aussi appelé “contribution” dans certaines Tontines. En savoir plus →

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Solde d’Épargne

Montant total déposé par un Membre moins les retraits. Il représente la participation du Membre dans la Tontine.

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Compte du Grand Livre d’Épargne

Compte du Grand Livre qui suit le solde d’Épargne de chaque Membre. Augmente avec les Dépôts, diminue avec les retraits ou les distributions de Dividendes.

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Épargne totale

Somme de tous les soldes d’Épargne des membres dans toute l’organisation. Affichée sur le tableau de bord comme métrique clé.

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Méthode de paiement

Façon dont un Dépôt ou un paiement a été reçu : espèces, virement bancaire, mobile money (MTN, Airtel), chèque, etc. Utilisée pour le rapprochement et les rapports.

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Prêts

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Prêt

Argent emprunté par un Membre depuis les fonds mutualisés de la Tontine. Les prêts ont des conditions spécifiques incluant Capital, taux d’Intérêt, durée et échéancier de remboursement. En savoir plus →

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Capital

Montant initial du prêt emprunté, hors Intérêt. À mesure que les paiements sont effectués, le Capital restant dû diminue. Exemple : un prêt de 500 000 RWF a un Capital de 500 000 RWF.

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Intérêt

Coût de l’emprunt d’argent, calculé selon le taux d’Intérêt du prêt et le type de calcul. L’Intérêt est un revenu pour la Tontine.

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Taux d’Intérêt

Pourcentage facturé pour l’emprunt, exprimé soit mensuellement soit annuellement. Utilisé pour calculer les charges d’Intérêt. Exemple : taux d’Intérêt mensuel de 5 % sur un prêt de 100 000 RWF = 5 000 RWF d’Intérêt par mois.

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Type de taux d’Intérêt

MONTHLY : le taux s’applique chaque mois

• 5 % mensuel = 60 % de taux annuel effectif (si composé)

YEARLY : taux annuel réparti sur les échéances

• 12 % annuel = 1 % par mois

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Type de calcul de l’Intérêt

SIMPLE : Intérêt calculé uniquement sur le Capital initial, sans composition.

• Formule : Intérêt total = Capital × Taux × Durée
• Adapté pour : prêts court terme, compréhension simple

COMPOUND : Intérêt calculé sur Capital + Intérêt accumulé.

• Formule : Montant = Capital × (1 + Taux)^Durée
• Adapté pour : prêts long terme, prêts d’investissement

REDUCING_BALANCE : Intérêt calculé sur le solde restant dû après chaque paiement (le plus courant).

• L’Intérêt diminue à mesure que le Capital est remboursé
• Calcul équitable qui reflète la dette réelle
• Adapté pour : prêts commerciaux standards

Voir des exemples détaillés →

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Calendrier de paiement de l’Intérêt

IN_ADVANCE : Intérêt déduit d’avance du Décaissement

• Le Membre reçoit le Capital moins l’Intérêt total
• Les échéances remboursent uniquement le Capital
• Courant en microfinance

WITH_INSTALLMENTS : Intérêt inclus dans chaque paiement

• Le Membre reçoit tout le Capital
• Chaque échéance inclut Capital + Intérêt
• Structure standard de prêt commercial

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Échéance

Paiement de prêt planifié. Les prêts sont divisés en échéances égales (mensuelles, trimestrielles, etc.) avec des dates d’échéance spécifiques. Exemple : un prêt de 12 mois a 12 échéances, une due chaque mois.

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Type d’échéance

EQUAL_PRINCIPAL : chaque paiement a le même montant de Capital, mais l’Intérêt diminue.

• Les paiements commencent élevés et diminuent
• Le Membre sait exactement combien de Capital est payé à chaque fois
• Adapté pour : membres qui veulent des paiements décroissants

EQUAL_TOTAL : chaque paiement a le même montant total (amorti).

• Les paiements restent constants
• La part Capital augmente, la part Intérêt diminue
• Adapté pour : budget, flux de trésorerie prévisible (le plus courant)

Voir des exemples avec tableaux →

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Ordre d’allocation des paiements

Façon dont un paiement de prêt est réparti entre Capital, Intérêt et Pénalités : INTEREST_FIRST : payer tout l’Intérêt, puis le Capital

• Assure la collecte du revenu d’Intérêt
• Le plus courant dans les Tontines

PRINCIPAL_FIRST : payer tout le Capital, puis l’Intérêt

• Réduit le solde restant dû plus rapidement
• Moins courant

PROPORTIONAL : répartir le paiement selon le ratio Capital/Intérêt

• Équitable pour les paiements partiels
• Utile pour gérer les arriérés

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Durée du prêt

Nombre d’échéances (paiements) du prêt, pas la durée en temps. Exemple : durée de prêt de 12 = 12 échéances (généralement 12 mois si paiements mensuels).

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Décaissement

Action de libérer les fonds du prêt à l’emprunteur. Crée une Écriture Comptable débitant Prêts à Recevoir et créditant Caisse.

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Date de Décaissement

Date à laquelle les fonds du prêt sont remis à l’emprunteur. Affecte l’apparition du prêt dans les rapports financiers.

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Date du premier paiement

Date d’échéance de la première échéance du prêt. Détermine le calendrier de toutes les futures échéances. Bonne pratique : définir la première date de paiement exactement un mois après le Décaissement pour les prêts mensuels.

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Solde du prêt

Montant du Capital restant dû par l’emprunteur (hors Intérêt futur pas encore couru).

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Portefeuille en cours

Montant total prêté à tous les membres (somme de tous les soldes de prêt). Affiché sur le tableau de bord comme métrique clé. Aussi appelé “Prêts à Recevoir” ou “Portefeuille de prêts”.

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Arriérés

Montants en retard sur les prêts. Inclut Capital, Intérêt et Pénalités échus. Les arriérés s’accumulent lorsque les membres manquent des paiements ou paient moins que l’échéance prévue. Exemple : si un Membre devait payer 50 000 RWF le 1er juin mais ne l’a pas fait, ces 50 000 RWF sont maintenant en arriérés.

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Prêt en retard

Prêt avec un montant en arriérés (au moins un paiement échu). Suivi sur le tableau de bord comme métrique clé.

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Pénalité

Frais facturés pour paiements de prêt en retard ou autres violations. Les Pénalités sont ajoutées au solde du prêt et doivent être remboursées avec le Capital et l’Intérêt. Aussi appelé “frais de retard” ou “Intérêt de pénalité”. En savoir plus →

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Garanties

Protections contre le défaut de prêt, incluant :

• Garants : autres membres qui s’engagent à rembourser si l’emprunteur fait défaut
• Nantissement : actifs physiques donnés en garantie (terrain, véhicules, équipement)
• Lien sur Épargne : Épargne propre du Membre gelée jusqu’au remboursement du prêt

En savoir plus →

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Modification de prêt

Modification des montants d’échéance ou des dates d’échéance après la création du prêt. Utilisée pour restructurer les prêts des membres en difficulté. En savoir plus →

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Défaut de prêt

Marquage d’un prêt irrécouvrable comme DEFAULTED, ce qui tente automatiquement le recouvrement depuis les garanties (Épargne de l’emprunteur, Garants, Nantissement) et passe tout montant non recouvré en créances douteuses. C’est un dernier recours après l’échec de tous les efforts de recouvrement. En savoir plus →

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Comptabilité et Grand Livre

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Comptabilité en Partie Double

Système comptable où chaque transaction affecte au moins deux comptes avec des débits et crédits égaux. Assure l’exactitude mathématique et fournit une piste d’audit complète. Exemple : enregistrer un Dépôt de 10 000 RWF :

• Débit Caisse +10 000 (l’actif augmente)
• Crédit Épargne du Membre +10 000 (le passif augmente)

En savoir plus →

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Débit

Écriture comptable qui augmente les actifs ou les Dépenses, ou diminue les passifs ou les revenus. Apparaît à gauche des comptes en T. À retenir : “Débit = destination de l’argent”

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Crédit

Écriture comptable qui augmente les passifs ou les revenus, ou diminue les actifs ou les Dépenses. Apparaît à droite des comptes en T. À retenir : “Crédit = source de l’argent”

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Écriture Comptable

Enregistrement d’une transaction financière montrant tous les débits et crédits. Chaque opération dans Agatabo (Dépôts, prêts, paiements, Dépenses) crée automatiquement des Écritures Comptables. En savoir plus →

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Type d’Écriture Comptable

Catégorie de transaction qui a créé l’Écriture Comptable. Exemples :

• DÉPÔT_ÉPARGNE
• DÉCAISSEMENT_PRÊT
• PAIEMENT_PRÊT
• DÉPENSE_RÉSERVE
• DISTRIBUTION_DIVIDENDE
• ANNULATION

Voir tous les types →

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Rôle du Grand Livre

Classification des comptes du Grand Livre en catégories pour les rapports et l’organisation. Exemples :

• ASSET (Caisse, Prêts à Recevoir, Immobilisations)
• LIABILITY (Épargne des membres, Réserves)
• EQUITY (Résultats Reportés)
• INCOME (Revenu d’Intérêt, frais)
• EXPENSE (Dépenses opérationnelles, pertes sur prêts)

En savoir plus →

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Rapprochement

Processus de correspondance des enregistrements internes (Agatabo) avec les enregistrements externes (relevés bancaires) pour garantir l’exactitude et identifier les divergences. En savoir plus →

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Écriture Comptable manuelle

Écriture Comptable créée par un comptable (non générée automatiquement). Utilisée pour les corrections, écritures d’ajustement ou transactions non couvertes par les opérations standard. Prudence : les écritures manuelles contournent les contrôles normaux - à utiliser seulement si nécessaire. En savoir plus →

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Clé d’idempotence

Identifiant unique d’une transaction qui empêche les soumissions en double. Si vous essayez d’enregistrer la même transaction deux fois avec la même clé d’idempotence, Agatabo rejette le doublon. En savoir plus →

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Périodes financières

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Période comptable

Intervalle de temps (mensuel, trimestriel, annuel) utilisé pour organiser les données financières et générer des rapports. Les organisations configurent la fréquence des Périodes dans les paramètres.

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Clôture de Période

Processus de verrouillage d’une Période comptable pour empêcher toute modification ultérieure. Une fois clôturée, aucune transaction ne peut être ajoutée, modifiée ou supprimée pour cette Période. Objectif : garantir l’intégrité des données historiques et permettre des comparaisons exactes d’une année à l’autre. En savoir plus →

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Période ouverte

Période comptable qui autorise l’enregistrement, la modification ou la suppression de transactions. Seules la Période courante et les Périodes futures sont ouvertes.

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Période clôturée

Période comptable verrouillée. Les transactions des Périodes clôturées sont immuables - les corrections doivent être faites via des écritures d’ajustement dans la Période courante.

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Statut de Période

État d’une Période comptable :

• OPEN : transactions autorisées
• CLOSED : transactions interdites, Période verrouillée

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Comptes Bancaires et caisse

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Compte Bancaire

Compte financier détenu dans une banque ou institution financière. Agatabo suit tous les Comptes Bancaires de l’organisation pour gérer les flux de trésorerie et le rapprochement. En savoir plus →

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Caisse

Fonds disponibles de l’organisation dans les Comptes Bancaires. Augmente avec les Dépôts et paiements de prêt, diminue avec les Décaissements de prêt et les Dépenses.

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Solde de caisse

Total de caisse disponible sur tous les Comptes Bancaires. Affiché sur le tableau de bord comme métrique clé.

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Transaction bancaire

Mouvement d’argent dans un Compte Bancaire (Dépôts, retraits, virements, frais). Les transactions bancaires sont enregistrées dans Agatabo et rapprochées avec les relevés bancaires.

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Virement bancaire

Déplacement d’argent entre deux Comptes Bancaires (tous deux suivis dans Agatabo). Crée un débit dans un compte et un crédit dans l’autre.

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Dépenses et Immobilisations

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Dépense

Argent dépensé pour les coûts opérationnels (loyer, services publics, salaires, fournitures). Les Dépenses réduisent la caisse et apparaissent dans le Compte de Résultat. En savoir plus →

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Catégorie de Dépense

Classification des Dépenses (Dépenses Opérationnelles, coûts administratifs, provisions pour pertes sur prêts, etc.). Utilisée pour le budget et les rapports.

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Immobilisation

Actif corporel à long terme utilisé dans les opérations (bâtiments, véhicules, meubles, équipement). Les Immobilisations se déprécient avec le temps. En savoir plus →

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Amortissement

Allocation systématique du coût d’une Immobilisation sur sa durée de vie utile. L’amortissement réduit la valeur comptable de l’actif et apparaît comme une Dépense. Exemple : un véhicule de 10 000 000 RWF avec une durée de vie utile de 10 ans s’amortit de 1 000 000 RWF par an. En savoir plus →

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Réserves et Dividendes

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Réserve

Fonds mis de côté pour des objectifs spécifiques (fonds d’urgence, provision pour pertes sur prêts, projets futurs). Les Réserves sont des passifs - elles appartiennent aux membres mais sont restreintes au retrait. En savoir plus →

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Allocation de Réserve

Processus de déplacement de fonds depuis les capitaux propres généraux vers une catégorie de Réserve spécifique. Enregistré via une Écriture Comptable.

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Dividende

Distribution des profits aux membres, généralement basée sur leur solde d’Épargne ou leur participation. Les Dividendes sont payés depuis les Résultats Reportés de l’organisation. En savoir plus →

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Pool de Dividendes

Montant total du profit disponible pour distribution comme Dividendes. Créé par les comptables après calcul du résultat net d’une Période.

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Distribution de Dividendes

Action d’allouer les fonds du pool de Dividendes aux membres individuels. Peut être payée en espèces ou créditée aux comptes d’Épargne.

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Rapports

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Bilan

État financier montrant les actifs, passifs et capitaux propres à un moment précis. Doit toujours être équilibré : Actifs = Passifs + Capitaux propres. En savoir plus →

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Compte de Résultat

État financier montrant les revenus et Dépenses sur une Période donnée. Montre le résultat net (profit) ou la perte nette. Aussi appelé “état des revenus et dépenses” ou “P&L”. En savoir plus →

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Tableau des flux de trésorerie

État financier montrant les entrées et sorties de caisse sur une Période donnée. Catégorisé en activités opérationnelles, d’investissement et de financement. En savoir plus →

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Relevé de Membre

Rapport montrant le solde d’Épargne, les Dépôts, les prêts et les paiements d’un Membre individuel sur une Période spécifique. En savoir plus →

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Système et technique

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Piste d’Audit

Enregistrement chronologique de toutes les transactions et actions utilisateur dans Agatabo. Inclut ID utilisateur, horodatage, type d’action et données affectées. Utilisée pour la conformité et le dépannage. En savoir plus →

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Notification

Message automatisé envoyé aux utilisateurs par e-mail ou SMS pour les événements importants (Décaissement de prêt, paiement reçu, clôture de Période, alertes d’arriérés). En savoir plus →

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Tableau de bord

Page d’accueil principale affichant les métriques clés, actions rapides et statut système. Affiche l’Épargne totale, le portefeuille en cours, les arriérés, le solde de caisse, etc.

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Devise

Unité monétaire utilisée par l’organisation (RWF pour le franc rwandais, USD, KES, etc.). Définie au niveau de l’organisation et non modifiable après configuration.

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Fuseau horaire

Fuseau horaire local de l’organisation (par ex. Africa/Kigali). Tous les horodatages dans Agatabo utilisent ce fuseau horaire pour la cohérence.

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Ressources connexes