Intégration d'un Nouveau Membre

​

Vue d’ensemble

​

Étapes du workflow

Recrutement → Demande → Vérification → Inscription système → Attribution de rôle → Configuration financière → Orientation → Activation

​

Étape 1 : Recrutement et demande

• Nom légal complet
• Numéro de téléphone (requis - utilisé pour la connexion et les SMS)
• Adresse e-mail (optionnelle - utilisée pour la connexion et les notifications e-mail)
• Adresse résidentielle (pour les dossiers, non stockée dans Agatabo)
• Contact d’urgence
• Référence d’un membre existant (si la politique l’exige)

​

Étape 2 : Vérification et approbation

• ✅ Identité vérifiée avec une pièce d’identité officielle
• ✅ Informations de contact confirmées (téléphone/e-mail fonctionnels)
• ✅ Vote du comité enregistré (approbation majoritaire)
• ✅ Aucune dette impayée envers l’organisation issue d’une ancienne adhésion
• ✅ Approbation documentée dans le procès-verbal du comité

​

Étape 3 : Inscription dans le système

​

Créer l’utilisateur d’organisation

POST /organization-users
Headers:
  x-organization-id: {organizationId}
Body:
{
  "newUser": {
    "name": "Jane Smith",
    "phone": "+250781234567",
    "email": "jane.smith@example.com"
  },
  "joinDate": "2026-06-01",
  "sendInvitation": true
}

1. Compte utilisateur créé (si newUser est fourni) :
   • Le système vérifie si l’e-mail/téléphone existe déjà
   • Si oui : lie à l’utilisateur existant
   • Si nouveau : crée le compte utilisateur
2. Utilisateur d’organisation créé :
   • Lie l’utilisateur à l’organisation
   • Définit la date d’adhésion
   • Statut défini sur actif
   • Aucun rôle assigné encore (à assigner séparément)
3. Invitation envoyée (si sendInvitation=true) :
   • E-mail envoyé (si l’utilisateur a un e-mail) : lien sécurisé pour définir le mot de passe
   • SMS envoyé (si l’utilisateur a un téléphone et pas d’e-mail) : lien pour définir le mot de passe
   • Manuel uniquement (si pas d’e-mail/téléphone) : l’Administrateur doit fournir les identifiants manuellement
   • Expiration : lien d’invitation valide pendant 72 heures

{
  "message": "Organization user added and invitation sent",
  "data": {
    "organizationUser": {
      "id": "orguser-123",
      "userId": "user-456",
      "organizationId": "org-abc",
      "isActive": true,
      "joinDate": "2026-06-01T00:00:00.000Z",
      "user": {
        "id": "user-456",
        "name": "Jane Smith",
        "phone": "+250781234567",
        "email": "jane.smith@example.com"
      }
    },
    "invitation": {
      "invitationId": "inv-789",
      "inviteLink": "https://agatabo.com/invite?token=xyz...",
      "expiresAt": "2026-06-04T00:00:00.000Z",
      "deliveryMode": "sent",
      "channel": "EMAIL"
    }
  }
}

• "sent" - E-mail ou SMS envoyé avec succès
• "manual_only" - Aucun e-mail/téléphone disponible, le lien doit être partagé manuellement

​

Ce que le Membre reçoit

You've been invited to join [Organization Name] on Agatabo.

Click here to set your password and activate your account:
[Secure Link]

This link expires in 72 hours.

If you didn't request this, please ignore this email.

You've been invited to [Organization Name] on Agatabo.
Set your password: [Short Link]
Expires in 72 hours.

1. Le Membre clique sur le lien
2. Le Membre définit son mot de passe (minimum 6 caractères)
3. Le compte est activé
4. Le Membre peut se connecter immédiatement

​

Étape 4 : Attribution du rôle

• Enregistrer des Dépôts pour le Membre
• Émettre des prêts au Membre
• Suivre l’Épargne et les contributions
• Générer des relevés de compte

POST /organization-users/orguser-123/role-assignments
Headers:
  x-organization-id: {organizationId}
Body:
{
  "roleDefinitionId": "role-member-456",
  "assignedAt": "2026-06-01"
}

1. Compte du Grand Livre d’Épargne créé automatiquement :
   • Rôle : SAVINGS (compte de passif)
   • Lié à l’utilisateur d’organisation
   • Solde initial à 0
   • Requis pour enregistrer des Dépôts
2. L’utilisateur d’organisation devient éligible aux prêts :
   • Peut maintenant demander des prêts
   • Peut enregistrer des Dépôts
   • Peut enregistrer des retraits
3. Le Membre peut suivre ses finances :
   • Voir son solde d’Épargne
   • Voir le statut de ses prêts
   • Voir son relevé de compte

{
  "id": "assignment-789",
  "organizationUserId": "orguser-123",
  "roleDefinitionId": "role-member-456",
  "assignedAt": "2026-06-01T00:00:00.000Z",
  "createdAt": "2026-06-13T10:30:00.000Z",
  "updatedAt": "2026-06-13T10:30:00.000Z"
}

GET /organization-users/orguser-123
Headers:
  x-organization-id: {organizationId}

{
  "savingsLedgerAccountId": "acc-123",
  "savingsLedgerAccount": {
    "id": "acc-123",
    "role": "SAVINGS",
    "name": "Jane Smith - Savings"
  }
}

​

Étape 5 : Configuration financière

• Frais d’Adhésion : frais d’entrée unique (par ex. 5 000 RWF)
• Dépôt d’Épargne initial : solde d’ouverture minimum (par ex. 10 000 RWF)
• Capital social : part de propriété (par ex. 20 000 RWF)

​

Enregistrer le Dépôt initial

POST /savings
Headers:
  x-organization-id: {organizationId}
  x-idempotency-key: {unique-key}
Body:
{
  "organizationUserId": "orguser-123",
  "amount": 35000,
  "transactionDate": "2026-06-01",
  "paymentMethod": "CASH",
  "description": "Initial membership deposit: 5K fee + 10K savings + 20K shares"
}

1. Dépôt enregistré :
   • Compte d’Épargne du Membre crédité : 35 000 RWF
   • Compte caisse/banque débité : 35 000 RWF
   • Écriture Comptable créée
2. Reçu généré :
   • Disponible via API
   • Imprimer et remettre au Membre
   • Classer une copie dans le dossier du Membre

• Voir son solde d’Épargne
• Demander des prêts (si éligible selon son Épargne)
• Faire des Dépôts supplémentaires

​

Enregistrer les Frais d’Adhésion (optionnel)

POST /organization-users/orguser-123/entry-fee
Headers:
  x-organization-id: {organizationId}
  x-idempotency-key: {unique-key}
Body:
{
  "amount": 5000,
  "transactionDate": "2026-06-01",
  "paymentMethod": "CASH",
  "description": "Membership entry fee"
}

​

Étape 6 : Orientation du Membre

• ✅ Le Membre comprend les exigences de contribution
• ✅ Le Membre connaît les règles d’éligibilité aux prêts
• ✅ Le Membre peut se connecter à Agatabo avec succès
• ✅ Le Membre a signé l’accord d’adhésion
• ✅ Le Membre a reçu une copie des statuts
• ✅ Le Membre sait qui contacter pour obtenir de l’aide

​

Étape 7 : Activation et suivi

​

Actions immédiates

​

Suivi des 3 premiers mois

• ✅ Régularité des contributions (Dépôts réguliers ?)
• ✅ Présence aux réunions (participation à la gouvernance ?)
• ✅ Utilisation du système (connexion, consultation du solde ?)
• ✅ Questions/préoccupations soulevées ?

• Relancer immédiatement les contributions manquées
• Appeler le Membre 1 semaine après l’adhésion pour prendre des nouvelles
• Offrir soutien/rappels si nécessaire
• Répondre rapidement aux questions
• Associer à un Membre expérimenté comme accompagnateur

• Première contribution manquée (relance immédiate nécessaire)
• Jamais connecté à Agatabo (peut nécessiter un support technique)
• Absence aux réunions (problème d’engagement ?)
• Questions répétées sur le retrait (engagement incertain)

​

Checklist complète d’intégration

​

Avant inscription

• ✅ Demande d’adhésion reçue et complète
• ✅ Documents d’identité vérifiés (pièce officielle contrôlée)
• ✅ Références vérifiées (si la politique l’exige)
• ✅ Approbation du comité obtenue (vote enregistré)
• ✅ Approbation documentée dans le procès-verbal du comité

​

Inscription système

• ✅ Utilisateur d’organisation créé dans Agatabo
• ✅ Invitation envoyée (e-mail/SMS ou lien manuel partagé)
• ✅ Activation du compte confirmée par le Membre
• ✅ Le Membre peut se connecter avec succès
• ✅ Rôle “member” assigné (CRITIQUE - requis pour toutes les opérations financières)
• ✅ Compte du Grand Livre d’Épargne créé automatiquement (vérifier avec GET /organization-users/{id})

​

Configuration financière

• ✅ Contribution initiale collectée (espèces reçues)
• ✅ Dépôt enregistré dans Agatabo (POST /savings)
• ✅ Reçu remis au Membre (imprimé ou numérique)
• ✅ Solde d’Épargne du Membre affiché correctement dans le système

​

Orientation

• ✅ Session d’orientation terminée (1 à 2 heures)
• ✅ Statuts fournis et expliqués
• ✅ Système Agatabo présenté (le Membre peut naviguer)
• ✅ Calendrier de contribution fourni (le Membre connaît les dates d’échéance)
• ✅ Accord d’adhésion signé

​

Activation

• ✅ Dossier du Membre créé et organisé (physique/numérique)
• ✅ Membre ajouté aux rappels de contribution (liste e-mail/SMS)
• ✅ Registre officiel des membres mis à jour (nombre total augmenté)
• ✅ Annonce de bienvenue faite (si requise)
• ✅ Première date d’échéance de contribution planifiée

​

Exemple de calendrier

​

Résumé du workflow API

# 1. Create organization user
POST /organization-users
{
  "newUser": { "name": "Jane", "phone": "+250...", "email": "..." },
  "joinDate": "2026-06-01",
  "sendInvitation": true
}

# 2. Member activates account via invitation link (sets password)

# 3. Assign "member" role (triggers savings account creation)
POST /organization-users/{organizationUserId}/role-assignments
{
  "roleDefinitionId": "{member-role-id}",
  "assignedAt": "2026-06-01"
}

# 4. Verify savings account created
GET /organization-users/{organizationUserId}
# Check response: savingsLedgerAccountId should be set

# 5. Record initial deposit
POST /savings
{
  "organizationUserId": "{organizationUserId}",
  "amount": 35000,
  "transactionDate": "2026-06-01",
  "paymentMethod": "CASH",
  "description": "Initial membership deposit"
}

# 6. (Optional) Record entry fee separately
POST /organization-users/{organizationUserId}/entry-fee
{
  "amount": 5000,
  "transactionDate": "2026-06-01",
  "paymentMethod": "CASH"
}

​

Problèmes courants

​

Bonnes pratiques

​

Sujets connexes