Types d'Écritures Comptables

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Vue d’ensemble

Agatabo crée automatiquement des Écritures Comptables pour chaque transaction financière. Chaque type d’écriture correspond à une opération précise et suit des règles comptables prédéfinies.

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Qu’est-ce qu’un type d’Écriture Comptable ?

Un type d’Écriture Comptable identifie la nature de la transaction représentée par l’écriture (par ex. Dépôt, Décaissement de Prêt, Dépense). Objectif :

• Catégoriser les transactions pour les rapports
• Appliquer le traitement comptable correct
• Permettre le filtrage et la recherche
• Maintenir la piste d’audit

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Tous les types d’Écritures Comptables

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Épargne et Dépôts

DÉPÔT_ÉPARGNE

• Description : contribution du Membre à l’Épargne
• Comptabilité : débit Caisse, crédit Épargne du Membre
• Exemple : le Membre dépose 10 000 RWF

Retrait d’Épargne

• Description : le Membre retire depuis son Épargne
• Comptabilité : débit Épargne du Membre, crédit Caisse
• Exemple : le Membre retire 5 000 RWF (si la politique l’autorise)

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Prêts

DÉCAISSEMENT_PRÊT

• Description : prêt accordé au Membre
• Comptabilité : débit Prêts à Recevoir, crédit Caisse ou Épargne du Membre
• Exemple : prêt de 500 000 RWF décaissé

PAIEMENT_PRÊT

• Description : le Membre rembourse une échéance de prêt
• Comptabilité : débit Caisse, crédit Prêts à Recevoir (Capital) + Revenu d’Intérêt
• Exemple : paiement de 50 000 RWF (45 000 Capital + 5 000 Intérêt)

PÉNALITÉ_PRÊT

• Description : Pénalité de retard appliquée
• Comptabilité : débit Prêts à Recevoir, crédit Revenu de Pénalité
• Exemple : frais de retard de 2 000 RWF ajoutés au solde du prêt

Intérêt couru sur prêt

• Description : Intérêt gagné mais pas encore collecté (comptabilité d’engagement)
• Comptabilité : débit Intérêt à Recevoir, crédit Revenu d’Intérêt
• Exemple : Intérêt couru de fin de mois sur les prêts en cours

DÉFAUT_PRÊT

• Description : prêt irrécouvrable retiré des livres
• Comptabilité : débit Créances Douteuses (ou Réserve), crédit Prêts à Recevoir
• Exemple : prêt de 100 000 RWF passé en perte comme irrécouvrable

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Dépenses

Dépense opérationnelle

• Description : Dépense opérationnelle payée
• Comptabilité : débit compte de Dépense, crédit Caisse
• Exemple : loyer de 50 000 RWF payé

Frais bancaires

• Description : frais bancaires déduits du compte
• Comptabilité : débit Charges Bancaires, crédit Caisse
• Exemple : frais mensuels de tenue de compte de 1 500 RWF

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Immobilisations

Acquisition d’Immobilisation en espèces

• Description : actif acheté en espèces
• Comptabilité : débit Immobilisation, crédit Caisse
• Exemple : équipement acheté pour 500 000 RWF

Acquisition d’Immobilisation depuis Nantissement

• Description : actif reçu comme Nantissement de prêt (saisie)
• Comptabilité : débit Immobilisation, crédit Prêts à Recevoir
• Exemple : propriété reprise évaluée au solde du prêt

Don d’Immobilisation

• Description : actif donné à l’organisation
• Comptabilité : débit Immobilisation, crédit Revenu de don
• Exemple : équipement informatique donné

Sortie d’Immobilisation

• Description : actif vendu ou mis au rebut
• Comptabilité : débit Caisse (si vendu) ou perte sur sortie, crédit Immobilisation
• Exemple : vieux mobilier vendu pour 50 000 RWF

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Réserves

DOTATION_RÉSERVE

• Description : argent alloué à un fonds de Réserve
• Comptabilité : débit Réserve (capitaux propres), crédit Caisse (si transféré) ou simple écriture comptable
• Exemple : 200 000 RWF alloués à la Réserve pour pertes sur prêts

LIBÉRATION_RÉSERVE

• Description : argent libéré depuis une Réserve vers les fonds généraux
• Comptabilité : débit Caisse (si transféré), crédit Réserve
• Exemple : 50 000 RWF libérés depuis la Réserve d’urgence

DÉPENSE_RÉSERVE

• Description : Dépense payée depuis une Réserve dédiée
• Comptabilité : débit Dépense ou Réserve, crédit Caisse
• Exemple : fonds de Réserve utilisés pour une Dépense approuvée

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Dividendes

DISTRIBUTION_DIVIDENDE

• Description : profit distribué aux membres
• Comptabilité : débit Résultats Reportés, crédit Épargne du Membre (chaque Membre)
• Exemple : pool de Dividendes de 1 000 000 RWF distribué proportionnellement

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Écritures manuelles

Écriture Comptable manuelle

• Description : écriture créée par le comptable pour corrections ou ajustements
• Comptabilité : personnalisée (spécifiée par le comptable)
• Exemple : correction d’une erreur de Période précédente

Ajustement

• Description : ajustement de fin de Période (charges à payer, paiements anticipés, etc.)
• Comptabilité : variable
• Exemple : comptabilisation des salaires non payés à la fin du mois

ANNULATION

• Description : écriture inverse utilisée pour annuler une transaction précédente
• Comptabilité : inverse les débits et crédits de l’écriture d’origine
• Exemple : annulation d’une transaction enregistrée par erreur

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Clôture de Période

CLÔTURE_PÉRIODE

• Description : écriture automatique créée à la clôture de la Période
• Comptabilité : remet à zéro les comptes de revenus/Dépenses, transfère le résultat net vers les Résultats Reportés
• Exemple : l’écriture de clôture annuelle transfère 950 000 RWF de profit vers les capitaux propres

Écriture d’ouverture

• Description : soldes d’ouverture pour une nouvelle Période (rare, utilisé dans les migrations)
• Comptabilité : établit les soldes de départ
• Exemple : configuration initiale lors de la migration vers Agatabo

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Trouver des Écritures Comptables par type

Dans Agatabo :

1. Aller à Grand Livre > Écritures Comptables
2. Filtrer avec le menu déroulant Type d’écriture
3. Sélectionner le type (par ex. DÉCAISSEMENT_PRÊT)
4. Voir toutes les écritures de ce type

Cas d’utilisation :

• Examiner tous les Dépôts d’un mois (filtrer par DÉPÔT_ÉPARGNE)
• Auditer tous les Décaissements de prêt (filtrer par DÉCAISSEMENT_PRÊT)
• Suivre les paiements de Dépenses (filtrer par Dépense)

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Conventions de nommage des types d’écriture

Action réalisée : les types d’écriture enregistrent des transactions terminées

• DÉPÔT_ÉPARGNE (pas ÉPARGNANT)
• DÉCAISSEMENT_PRÊT (pas DÉCAISSER_PRÊT)

Majuscules avec underscores : convention de nommage système

• PAIEMENT_PRÊT
• DOTATION_RÉSERVE

Libellés affichés : l’interface peut afficher des noms conviviaux

• “DÉPÔT_ÉPARGNE” s’affiche comme “Dépôt d’Épargne”
• “DÉCAISSEMENT_PRÊT” s’affiche comme “Prêt accordé”

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Écritures automatiques vs manuelles

Automatiques (créées par le système) :

• DÉPÔT_ÉPARGNE, retrait d’Épargne
• DÉCAISSEMENT_PRÊT, PAIEMENT_PRÊT
• Dépense, frais bancaires
• DISTRIBUTION_DIVIDENDE
• CLÔTURE_PÉRIODE

Manuelles (créées par un comptable) :

• Écriture Comptable manuelle
• Ajustement

Hybrides (déclenchées par une action utilisateur, créées par le système) :

• Acquisitions/sorties d’Immobilisations
• DOTATION_RÉSERVE, LIBÉRATION_RÉSERVE
• DÉFAUT_PRÊT

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Métadonnées d’un type d’écriture

Chaque Écriture Comptable inclut :

• Type : catégorie (par ex. DÉPÔT_ÉPARGNE)
• Date : date de transaction
• Montant : montant total (somme des crédits = somme des débits)
• Description : explication lisible
• Référence : lien vers la transaction source (par ex. ID de prêt, ID de Dépôt)
• Créé par : utilisateur ayant initié la transaction
• Lignes : lignes de débit et crédit avec comptes et montants

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Rapports par type d’écriture

Rapports courants filtrés par type d’écriture : Rapport de revenus :

• Inclure : PAIEMENT_PRÊT (part Intérêt), PÉNALITÉ_PRÊT
• Exclure : DÉPÔT_ÉPARGNE (pas un revenu, seulement une augmentation du passif)

Rapport de Dépenses :

• Inclure : Dépense, frais bancaires
• Exclure : DÉCAISSEMENT_PRÊT (pas une Dépense, seulement un transfert d’actif)

Tableau des flux de trésorerie :

• Entrées de caisse : DÉPÔT_ÉPARGNE, PAIEMENT_PRÊT
• Sorties de caisse : retrait, DÉCAISSEMENT_PRÊT, Dépense

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