Aperçu
Le retrait de réserve (également appelé Libération) transfère de l’argent d’une réserve désignée vers les résultats reportés. Cela augmente les résultats reportés non alloués et diminue le solde de la réserve, rendant les fonds affectés disponibles pour un usage organisationnel général.Deux façons d’utiliser les fonds de réserve :
- Libération pure : Retirer les fonds de la réserve vers les résultats reportés, puis dépenser séparément (deux opérations séparées)
- Dépense financée par réserve : Dépenser directement depuis la réserve lors de l’enregistrement d’une dépense (libération automatique + dépense en une opération)
Quand Libérer depuis les Réserves
Scénarios courants :- Utilisation des fonds pour leur objectif prévu : Libérer depuis le Fonds Immobilier avant l’achat du bâtiment
- Dépense d’urgence : Libérer depuis la Réserve d’Urgence avant de couvrir des coûts imprévus
- Réduction de réserve : Diminuer une réserve qui dépasse la cible
- Élimination de réserve : Vider une réserve qui n’est plus nécessaire
- Rééquilibrage : Transférer entre réserves (libérer d’une, alimenter une autre)
Instructions Étape par Étape
Étape 1 : Accéder à la Réserve
1
Ouvrir la section Réserves
Cliquer sur Réserves dans la barre latérale
2
Trouver la réserve
Localiser la réserve depuis laquelle libérer
3
Cliquer sur le nom de la réserve
Ouvre la page de détails de la réserve
4
Cliquer sur Libérer ou Ajuster le Solde
Ouvre la boîte de dialogue de retrait
Étape 2 : Saisir les Détails de la Libération
Étape 3 : Choisir le Montant
Libération Complète de Dépense :Étape 4 : Ajouter une Description (Fortement Recommandé)
Bonnes descriptions :- “Libéré pour achat bureau - Contrat #2026-456, acquisition propriété 25M RWF”
- “Réparation urgente dégâts des eaux au bureau - Facture #2026-234, entrepreneur ABC Srl”
- “Réduction réserve en dessous de la cible selon décision réunion membres T2 2026”
- “Clôture réserve obsolète après achèvement du projet”
Exigence d’audit : Les libérations de réserves doivent toujours avoir des descriptions détaillées expliquant l’objectif. Inclure des numéros de référence (facture, contrat, procès-verbaux) qui lient la libération aux documents justificatifs.
Étape 5 : Soumettre
1
Vérifier tous les champs
Confirmer le montant, l’action (LIBÉRATION) et la date
2
Vérifier le solde de la réserve
S’assurer que la libération ne dépassera pas le solde disponible
3
Cliquer sur Soumettre ou Libérer
Fonds transférés de la réserve vers les résultats reportés via écriture comptable
4
Confirmer le succès
Le solde de la réserve diminue, les résultats reportés augmentent
5
Enregistrer la transaction correspondante (si applicable)
Si les fonds ont été libérés pour payer quelque chose, enregistrer cette dépense ou cet achat séparément
Ce qui se Passe lors de la Libération
Lorsque vous libérez depuis une réserve :Capitaux propres totaux inchangés : La libération déplace de l’argent au sein des comptes de capitaux propres. La valeur nette totale de l’organisation ne change pas — les fonds sont reclassifiés de “allocation de réserve désignée” à “résultats reportés non désignés.”Pas de mouvement de trésorerie : La libération d’une réserve ne crée pas de trésorerie. La trésorerie reste dans vos comptes bancaires.
Libération de Réserve vs. Dépense Financée par Réserve
Option 1 : Libération Pure (Cette Page) Utiliser quand :- Grands achats nécessitant plusieurs étapes
- Quand vous avez besoin des fonds avant de connaître le montant exact de la dépense
- Rééquilibrage ou clôture des réserves sans dépense immédiate
- Transfert entre réserves (libérer d’une, alimenter une autre)
- Dépenses régulières payées depuis les réserves
- Dépenses d’urgence depuis la Réserve d’Urgence
- Toute dépense où vous connaissez le montant exact au moment du paiement
- Liaison automatique entre libération et dépense
- Meilleure piste d’audit (les écritures sont liées)
- Processus plus simple (une opération au lieu de deux)
Scénarios Courants
Scénario 1 : Utilisation de la Réserve pour un Grand Achat
Situation : Le Fonds Immobilier a 25M RWF, prêt à acheter des bureaux1
Vérifier l'alignement avec l'objectif
S’assurer que l’achat correspond à l’objectif de la réserve
2
Libérer les fonds de la réserve
Montant : 25 000 000 RWF
Description : “Libéré pour achat bureau - Contrat #2026-456”
Description : “Libéré pour achat bureau - Contrat #2026-456”
3
Enregistrer l'achat d'actif séparément
Accéder à Immobilisations → Ajouter Actif → Achat en Espèces
4
Marquer la réserve inactive
Si le projet est terminé et la réserve n’est plus nécessaire, définir Actif = faux
Scénario 2 : Rééquilibrage entre Réserves
Situation : Transférer des fonds du Fonds Immobilier sur-financé vers la Réserve d’Urgence sous-financée1
Libérer depuis la réserve source
Réserve : Fonds Immobilier
Montant : 1 000 000 RWF
Description : “Rééquilibrage des réserves - transfert vers Fonds d’Urgence selon mise à jour politique”
Montant : 1 000 000 RWF
Description : “Rééquilibrage des réserves - transfert vers Fonds d’Urgence selon mise à jour politique”
2
Alimenter la réserve cible
Réserve : Fonds d’Urgence
Montant : 1 000 000 RWF
Description : “Rééquilibrage des réserves - transféré depuis Fonds Immobilier selon mise à jour politique”
Montant : 1 000 000 RWF
Description : “Rééquilibrage des réserves - transféré depuis Fonds Immobilier selon mise à jour politique”
Flux d’Approbation Recommandés
Messages d’Erreur Courants
Autorisations Requises
Sujets Connexes
Aperçu des Réserves
Comprendre le concept et l’objectif des réserves
Allocations de Réserves
Ajouter des fonds aux réserves (Approvisionnement)
Création de Réserves
Configurer de nouvelles allocations de réserve
Dépenses Financées par Réserves
Dépenser directement depuis les réserves (recommandé)
Immobilisations
Enregistrer les grands achats (bâtiments, équipements)