Qu’est-ce qu’un Dépôt ?
Dans Agatabo, les dépôts sont des cotisations d’épargne effectuées par les membres. Chaque dépôt augmente le solde d’épargne du membre et la trésorerie de l’organisation. Les dépôts constituent le fondement du pool d’épargne de l’organisation - ils créent le fonds de ressources disponibles pour les prêts.Fonctionnement des Dépôts
1
Le membre effectue une cotisation
Le membre verse en espèces, par virement bancaire ou paiement mobile
2
Le trésorier enregistre le dépôt
Utilise Agatabo pour enregistrer le montant, le membre, la date et le compte bancaire
3
Agatabo crée l'écriture comptable
Débite automatiquement la Caisse (compte bancaire) et crédite le Compte de Grand Livre d’Épargne du Membre
4
Le solde du membre se met à jour
Le membre peut voir son solde d’épargne mis à jour immédiatement
5
Notifications envoyées
Le membre reçoit une confirmation par e-mail/SMS avec les détails du dépôt et le nouveau solde
Concepts Clés
Compte de Grand Livre d’Épargne
Chaque membre dispose d’un compte de grand livre d’épargne qui suit son solde :- Type de Compte : PASSIF (l’épargne des membres est un passif pour l’organisation)
- Créé : Automatiquement lors de l’attribution du rôle membre
- Augmente avec :
- Les dépôts d’épargne
- Les distributions de dividendes
- Diminue avec :
- Les remboursements de prêts (si prélevés sur l’épargne)
- Les décaissements de prêts (pour les frais si configuré)
- Les défauts de prêt (pour le recouvrement)
Épargne Totale
L’Épargne Totale est la somme de tous les soldes d’épargne des membres de l’organisation. Cet indicateur apparaît sur le tableau de bord et représente le passif total de l’organisation envers les membres.Exemple d’Écriture Comptable
Lorsque vous enregistrez un dépôt de 10 000 RWF :Opérations Courantes
Enregistrement des Dépôts
Guide étape par étape pour enregistrer l’épargne des membres
Historique des Dépôts
Consulter tous les dépôts par date, membre ou montant
Modification des Dépôts
Corriger les erreurs de dépôt (avant la clôture de période)
Analytiques de l'Épargne
Consulter les tendances, les meilleurs épargnants et la santé des cotisations
Analytiques des Dépôts
Agatabo fournit des analytiques riches pour vous aider à comprendre les tendances d’épargne :Analytiques de Flux
- Solde d’Ouverture : Solde en début de période
- Solde de Clôture : Solde en fin de période
- Entrées Brutes : Total des dépôts sur la période
- Variation Nette : Augmentation/diminution nette
- Nombre de Transactions : Nombre d’opérations de dépôt
Meilleurs Épargnants
- Afficher les 10 premiers membres par solde d’épargne actuel
- Inclut le nom du membre, l’e-mail, le numéro de compte et le montant
- Aide à reconnaître les contributeurs réguliers
Santé des Cotisations
- Cotisations Manquantes : Déficit total pour tous les membres
- Attendu vs Réel : Comparer les dépôts réels aux règles de cotisation
- Plus Grand Manque : Membres ayant les plus grands écarts de cotisation
- Aide à identifier les membres qui accusent du retard
Ventilation Mensuelle
Pour chaque membre, voir :- Montant de cotisation attendu par mois
- Montant réellement déposé
- Montant manquant
- Statut de paiement (payé/en attente)
- Cotisations excédentaires (si surpayé)
Ventilation par Transaction
- Par type de transaction (dépôts, dividendes, remboursements de prêts)
- Tendances de variation nette mensuelle
- Activité transactionnelle récente
Modifications et Corrections
Modification des Dépôts
Les dépôts peuvent être modifiés si la date de transaction est dans une période comptable ouverte :- Changer le montant du dépôt
- Mettre à jour la date de transaction
- Changer le compte bancaire
- Mettre à jour les documents justificatifs
Suppression des Dépôts
Vous pouvez supprimer (extourner) un dépôt pour le retirer complètement :- Crée une écriture d’extourne
- Soumis aux restrictions de clôture de période
- Nécessite les autorisations appropriées
Intégration avec d’Autres Fonctionnalités
Prêts
L’épargne des membres détermine l’éligibilité aux prêts :- Exemple de règle : “Prêt maximum = 3× solde d’épargne”
- Les frais de décaissement peuvent être prélevés sur l’épargne
- Les défauts peuvent récupérer des fonds sur l’épargne
Dividendes
Les dividendes sont souvent distribués en fonction des soldes d’épargne :- Un membre avec 500 000 RWF d’épargne reçoit 2× le dividende d’un membre avec 250 000 RWF
- Les distributions de dividendes sont créditées sur les comptes d’épargne
- Encourage les membres à épargner davantage
Rapports
Les dépôts apparaissent dans les rapports financiers :- Bilan : Épargne des Membres (passif)
- Flux de Trésorerie : Entrées de trésorerie des dépôts
- Résumé de l’Épargne : Totaux d’épargne à l’échelle de l’organisation
Bonnes Pratiques
Conseils de gestion des dépôts :
- Enregistrez les dépôts le jour même de leur réception pour un flux de trésorerie précis
- Sélectionnez toujours le bon compte bancaire pour un rapprochement correct
- Joignez des documents justificatifs (reçus, bordereaux bancaires) pour les pistes d’audit
- Rapprochez régulièrement les dépôts avec les relevés bancaires
- Examinez les indicateurs de Santé des Cotisations mensuellement pour identifier les membres en retard
- Utilisez les analytiques de dépôt pour repérer les schémas ou tendances inhabituels
- Clôturez régulièrement les périodes comptables pour éviter les modifications rétroactives
Commencer
Enregistrer votre Premier Dépôt
Guide étape par étape pour les trésoriers
Consulter l'Historique des Dépôts
Examiner tous les dépôts enregistrés
Analyser les Tendances d'Épargne
Comprendre les tendances des dépôts
Consulter les Détails des Utilisateurs
Vérifier les soldes individuels des membres