Application des Pénalités

Aperçu

Le système de pénalités dans Agatabo utilise un processus en deux étapes : les pénalités sont d’abord calculées automatiquement sur la base des échéances en souffrance, puis doivent être explicitement appliquées pour affecter le solde du prêt. Cela vous donne le contrôle sur le moment de facturer formellement les pénalités tout en suivant ce qui est dû.

Fonctionnement des Pénalités

Calcul des Pénalités

Les pénalités sont calculées en utilisant :

Taux de Pénalité : Configuré dans Paramètres → Taux (ex. 2 % mensuel)
Montant en Cours : Part non payée de l’échéance en souffrance
Capitalisation Mensuelle : Une nouvelle période de pénalité est créée chaque mois que l’échéance reste impayée

Formule : Montant Pénalité = Taux de Pénalité × Montant en Cours Exemple :

Échéance due : 1er juin 2026 (50 000 RWF)
Taux de pénalité : 2 % par mois
Le membre n'a pas payé au 1er juillet

Période de pénalité juillet : 2 % × 50 000 = 1 000 RWF
Période de pénalité août : 2 % × 50 000 = 1 000 RWF (si toujours impayé)
Période de pénalité septembre : 2 % × 50 000 = 1 000 RWF (si toujours impayé)

Périodes de Pénalité

À partir d’1 mois après la date d’échéance, une nouvelle période de pénalité est créée chaque mois :

Date d’Échéance	Montant en Cours	Montant Pénalité	Statut
1er juillet 2026	50 000	1 000	NON_APPLIQUÉE
1er août 2026	50 000	1 000	NON_APPLIQUÉE
1er septembre 2026	50 000	1 000	NON_APPLIQUÉE

Notes :

Les périodes de pénalité sont calculées automatiquement
Chaque mois en retard crée une nouvelle période
Les paiements partiels réduisent le montant en cours pour les périodes futures

Processus en Deux Étapes

Étape 1 : NON_APPLIQUÉE (Calculée)

La pénalité est calculée mais pas encore facturée
N’affecte PAS le solde du prêt
Visible dans la liste des périodes de pénalité
Le membre n’est pas encore tenu de payer

Étape 2 : APPLIQUÉE (Facturée)

La pénalité est formellement appliquée via une écriture comptable
AFFECTE le solde du prêt
Crée PÉNALITÉ_À_RECEVOIR dans le grand livre
Le membre doit payer ce montant

Important : Vous devez explicitement appliquer les pénalités pour qu’elles affectent le solde du prêt. Le simple fait d’avoir des échéances en souffrance ne facture pas automatiquement les pénalités.

Consultation des Pénalités

Accéder aux Périodes de Pénalité

Accéder à Prêts

Cliquer sur Prêts dans la barre latérale

Ouvrir les détails du prêt

Cliquer sur le prêt avec des arriérés

Voir la section Périodes de Pénalité

Affiche les statistiques récapitulatives et les onglets

Statistiques Récapitulatives des Pénalités

Trois cartes affichant :

Pénalités Non Appliquées : Nombre de pénalités calculées mais pas encore appliquées
Pénalités Appliquées : Nombre de pénalités formellement facturées
Montant en Cours : Montant total de pénalités dû

Onglet Pénalités Non Appliquées

Affiche les pénalités calculées mais pas encore appliquées : Colonnes :

Numéro d’échéance
Date d’échéance
Montant de la pénalité
Date d’échéance de la période
Actions (bouton Appliquer)

Actions disponibles :

Appliquer — Appliquer une période de pénalité individuelle
Tout Appliquer — Appliquer toutes les périodes de pénalité d’une échéance à la fois

Onglet Pénalités Appliquées

Affiche les pénalités formellement facturées : Colonnes :

Numéro d’échéance
Date d’échéance
Montant de la pénalité
Date d’application
Identifiant de l’Écriture Comptable

Actions disponibles :

Supprimer — Extourner une pénalité appliquée individuelle (si non payée)
Tout Supprimer — Extourner toutes les pénalités appliquées d’une échéance

Application des Pénalités

Appliquer une Seule Période de Pénalité

Aller à l'onglet Pénalités Non Appliquées

Dans la page des détails du prêt

Trouver la période de pénalité

Localiser l’échéance et la période spécifiques

Cliquer sur le bouton 'Appliquer'

Ouvre la boîte de dialogue d’application de pénalité

Sélectionner les dates

Date de Transaction : Date d’échéance de la période (pré-remplie)
Date d’Application : Quand comptabiliser la pénalité (aujourd’hui ou plus tard)

Cliquer sur 'Appliquer la Pénalité'

Crée l’écriture comptable et déplace la pénalité au statut APPLIQUÉE

Appliquer Toutes les Pénalités d’une Échéance

Aller à l'onglet Pénalités Non Appliquées

Trouver l’échéance avec plusieurs périodes de pénalité

Cliquer sur 'Tout Appliquer'

Ouvre la boîte de dialogue d’application en bloc

Sélectionner la date d'application

Quand comptabiliser toutes les pénalités

Confirmer

Applique toutes les périodes de pénalité de cette échéance à la fois

Ce qui se Passe Lorsque Vous Appliquez une Pénalité

Écriture comptable créée :

Dt PÉNALITÉ_À_RECEVOIR (lié au prêt)    1 000 RWF
   Ct PRODUITS_DE_PÉNALITÉS               1 000 RWF

Enregistrement LoanPenaltyMeta créé : Lie l’échéance, la période et l’écriture comptable
Solde du prêt augmente : Pénalité à recevoir augmente
Statut change : La pénalité passe de NON_APPLIQUÉE à APPLIQUÉE
Notification au membre (si activé) : L’emprunteur est notifié de la pénalité facturée
Affichée dans les détails du prêt : Les pénalités appliquées sont visibles dans l’onglet Pénalités Appliquées

Extourne (Annulation) des Pénalités

Vous pouvez extourner les pénalités appliquées tant qu’elles n’ont pas été payées.

Extourner une Seule Pénalité

Aller à l'onglet Pénalités Appliquées

Trouver la pénalité à extourner

Cliquer sur le bouton 'Supprimer'

Ouvre la boîte de dialogue de confirmation

Confirmer

Crée une écriture d’extourne et déplace la pénalité vers NON_APPLIQUÉE

Extourner Toutes les Pénalités d’une Échéance

Aller à l'onglet Pénalités Appliquées

Trouver l’échéance

Cliquer sur 'Tout Supprimer'

Ouvre la boîte de dialogue de confirmation

Confirmer

Extourne toutes les pénalités appliquées de cette échéance

Impossible d’extourner les pénalités payées : Si une pénalité a été totalement ou partiellement payée, vous ne pouvez pas l’extourner. Vous devez d’abord extourner le paiement, puis extourner la pénalité.

Comment les Pénalités Affectent les Paiements

Lorsqu’un membre effectue un remboursement de prêt :

Première priorité : Le paiement règle les échéances prévues (capital + intérêts)
Deuxième priorité : Le paiement restant règle les pénalités appliquées
Ordre : Les pénalités les plus anciennes sont payées en premier

Exemple :

Paiement reçu : 60 000 RWF
Échéance prévue due : 50 000 RWF
Pénalités appliquées : 3 000 RWF

Allocation :
- 50 000 → Échéance (payée en totalité)
- 10 000 → Pénalités (partiellement payées, 3 000 en cours)

Clôture du Prêt

Un prêt n’est marqué CLÔTURÉ que lorsque :

✅ Toutes les échéances prévues sont payées
✅ Toutes les pénalités appliquées sont payées

Les pénalités non appliquées ne bloquent pas la clôture du prêt. Seules les pénalités appliquées doivent être payées pour que le prêt soit marqué clôturé.

Bonnes Pratiques

Conseils de gestion des pénalités :

Appliquer les pénalités de manière cohérente (mêmes règles pour tous les membres)
Communiquer clairement la politique de pénalités avant le décaissement
Examiner les pénalités non appliquées chaque semaine
Envisager des périodes de grâce (ex. ne pas appliquer de pénalités pour le premier retard)
Appliquer les pénalités en lots (révision mensuelle)
Extourner les pénalités pour les membres avec des raisons valables (maladie, urgence)
Surveiller les tendances des produits de pénalités — des pénalités excessives indiquent des problèmes de recouvrement
Utiliser les pénalités pour encourager le paiement ponctuel, pas pour punir les membres

Scénarios Courants

Paiement Tardif avec Montant Partiel

Le membre devait payer 50 000 le 1er juin mais a payé 30 000 le 15 juin :

L’échéance a 20 000 en cours
1er juillet : Période de pénalité créée sur 20 000 (pas le 50 000 initial)
Pénalité juillet : 2 % × 20 000 = 400 RWF

Le Membre Se Rattrape

Le membre paie le montant en retard avant que vous n’appliquiez les pénalités :

Les pénalités non appliquées restent dans le système
Vous pouvez choisir de les annuler (ne pas appliquer)
Une fois l’échéance payée, le montant en cours pour le calcul des pénalités devient 0

Pénalités Excessives

Le prêt a accumulé de nombreuses périodes de pénalité :

Examiner chaque période individuellement
N’appliquer que des pénalités raisonnables (ex. les 3 derniers mois)
Annuler les pénalités plus anciennes si le membre s’engage à un plan de paiement
Appliquer tout d’un coup avec la fonction “Tout Appliquer”

Autorisations Requises

Action	Autorisation	Portée
Consulter les pénalités	`loans:read`	TOUTE
Appliquer les pénalités	`loans:write`	TOUTE
Extourner les pénalités	`loans:write`	TOUTE

Opérations Connexes

Enregistrement des Paiements de Prêt

Comment les paiements règlent les pénalités

Détails du Prêt

Vérifier le statut des pénalités

Analytiques des Prêts

Surveiller les produits de pénalités

Paramètres

Configurer le taux de pénalité

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​Appliquer une Seule Période de Pénalité

​Appliquer Toutes les Pénalités d’une Échéance

​Ce qui se Passe Lorsque Vous Appliquez une Pénalité

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​Extourner une Seule Pénalité

​Extourner Toutes les Pénalités d’une Échéance

​Comment les Pénalités Affectent les Paiements

​Clôture du Prêt

​Bonnes Pratiques

​Scénarios Courants

​Paiement Tardif avec Montant Partiel

​Le Membre Se Rattrape

​Pénalités Excessives

​Autorisations Requises

​Opérations Connexes

Enregistrement des Paiements de Prêt

Détails du Prêt

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Onglet Pénalités Non Appliquées

Onglet Pénalités Appliquées

Application des Pénalités

Appliquer une Seule Période de Pénalité

Appliquer Toutes les Pénalités d’une Échéance

Ce qui se Passe Lorsque Vous Appliquez une Pénalité

Extourne (Annulation) des Pénalités

Extourner une Seule Pénalité

Extourner Toutes les Pénalités d’une Échéance

Comment les Pénalités Affectent les Paiements

Clôture du Prêt

Bonnes Pratiques

Scénarios Courants

Paiement Tardif avec Montant Partiel

Le Membre Se Rattrape

Pénalités Excessives

Autorisations Requises

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