Consultation des Écritures Comptables

Aperçu

Les écritures comptables sont les enregistrements comptables fondamentaux dans Agatabo. Chaque transaction financière (dépôts des membres, décaissements de prêts, dépenses, dividendes, allocations de réserves) crée une écriture comptable qui montre précisément comment les comptes ont été débités et crédités.

Création automatique : La plupart des écritures comptables sont créées automatiquement lorsque vous effectuez des opérations métier. Vous enregistrez les transactions, et Agatabo gère la comptabilité.

Accéder aux Écritures Comptables

Aller au Grand Livre

Cliquez sur Grand Livre dans la barre latérale

Sélectionner Écritures Comptables

Consultez la liste recherchable de toutes les écritures comptables

Appliquer des filtres

Filtrez par date, nature, statut, ou recherchez des écritures spécifiques

Cliquer sur une écriture pour voir les détails

Voir les détails complets de la transaction, toutes les lignes de débit/crédit et les métadonnées

Informations d’une Écriture Comptable

Chaque écriture affiche :

Champ	Description
ID	Identifiant unique de l’écriture comptable
Date de Transaction	Moment où la transaction a eu lieu (pas quand l’écriture a été créée)
Nature	Type de transaction (SAVINGS_DEPOSIT, LOAN_DISBURSEMENT, DIVIDEND_DISTRIBUTION, etc.)
Titre	Libellé court décrivant la transaction
Description	Explication détaillée de ce qui s’est passé
Statut	POSTED (permanent, affecte les soldes) ou DRAFT (temporaire, modifiable)
Lignes	Détails des débits et crédits (doivent être équilibrés)
Créé Par	Utilisateur qui a enregistré la transaction
Créé Le	Horodatage de création de l’écriture
Clé d’Idempotence	Clé unique empêchant les écritures en double
Références	Liens vers les entités sources (ID prêt, ID membre, ID réserve, ID bassin de dividendes, etc.)
Écriture Parente	Écriture comptable parente (pour les transactions en plusieurs étapes)
Écriture Annulée	Lien vers l’écriture d’annulation (si annulée)
Documents	Documents justificatifs joints

Natures d’Écritures Comptables

Agatabo utilise ces types de transactions :

Épargne et Dépôts

DÉPÔT_ÉPARGNE : Le membre dépose des fonds sur son compte d’épargne
FRAIS_ADHÉSION : Paiement des frais d’adhésion

Prêts

DÉCAISSEMENT_PRÊT : Capital du prêt décaissé au membre
PAIEMENT_PRÊT : Le membre effectue un paiement de prêt (capital + intérêt)
PÉNALITÉ_PRÊT : Pénalité de retard appliquée
DÉFAUT_PRÊT : Prêt passé en créance douteuse
INTÉRÊTS_PAYÉS_AVANCE : Paiement d’intérêts anticipé

Dépenses

PAIEMENT_DÉPENSE : Paiement d’une dépense opérationnelle
FRAIS_BANCAIRES : Frais et charges bancaires

Réserves

DOTATION_RÉSERVE : Allouer des fonds des résultats reportés vers une réserve
LIBÉRATION_RÉSERVE : Libérer des fonds d’une réserve vers les résultats reportés
DÉPENSE_RÉSERVE : Dépense payée directement depuis les fonds de réserve (crée une LIBÉRATION_RÉSERVE parente + une DÉPENSE_RÉSERVE enfant)

Dividendes

DISTRIBUTION_DIVIDENDE : Distribuer les résultats reportés vers les comptes d’épargne des membres

Immobilisations

ASSET_CASH_PURCHASE : Acheter un actif avec de la caisse
ASSET_COLLATERAL : Acquérir un actif comme nantissement de prêt
ASSET_GIFT : Recevoir un actif donné
ASSET_DISPOSAL : Vendre ou céder un actif
CASH_OPENING : Enregistrer le solde d’ouverture de caisse

Administratif

ANNULATION : Annuler une écriture comptable précédente
CLÔTURE_PÉRIODE : Clôturer une période comptable et transférer le résultat net vers les résultats reportés

Voir l’aperçu complet du grand livre →

Comprendre les Lignes d’Écriture

Chaque écriture comptable se compose de 2 lignes ou plus qui doivent être équilibrées (total des débits = total des crédits).

Exemple 1 : Dépôt d’un Membre

Journal Entry ID: je-abc123
Transaction Date: June 10, 2026
Kind: SAVINGS_DEPOSIT
Title: Savings Deposit
Description: Alice monthly savings deposit
Status: POSTED
Created By: treasurer@org.com

Lines:
  1. DEBIT:  Cash (organization:org123)              100,000 RWF
  2. CREDIT: Savings (organizationUser:alice)        100,000 RWF

Total Debits: 100,000 RWF
Total Credits: 100,000 RWF
✓ Balanced

Exemple 2 : Distribution de Dividendes

Journal Entry ID: je-def456
Transaction Date: June 12, 2026
Kind: DIVIDEND_DISTRIBUTION
Title: Dividend Distribution
Description: Q2 2026 Dividend
Status: POSTED
Created By: accountant@org.com
Dividend Pool ID: pool-xyz789

Lines:
  1. DEBIT:  Retained Earnings (organization:org123)    5,000,000 RWF
  2. CREDIT: Savings (organizationUser:alice)             100,000 RWF
  3. CREDIT: Savings (organizationUser:bob)               100,000 RWF
  4. CREDIT: Savings (organizationUser:carol)             100,000 RWF
  ... (50 members total)

Total Debits: 5,000,000 RWF
Total Credits: 5,000,000 RWF
✓ Balanced

Exemple 3 : Allocation de Réserve

Journal Entry ID: je-ghi789
Transaction Date: June 12, 2026
Kind: RESERVE_TOP_UP
Title: Reserve Top Up
Description: Emergency fund monthly allocation
Status: POSTED
Created By: treasurer@org.com
Reserve ID: reserve-emergency-123

Lines:
  1. DEBIT:  Reserve Allocation (reserve:emergency)   1,000,000 RWF
  2. CREDIT: Retained Earnings (organization:org123)  1,000,000 RWF

Total Debits: 1,000,000 RWF
Total Credits: 1,000,000 RWF
✓ Balanced

Filtrer les Écritures Comptables

Filtrer par Plage de Dates

Paramètres :

from : Date de début (format ISO : YYYY-MM-DD)
to : Date de fin (format ISO : YYYY-MM-DD)

Exemples :

This month: from=2026-06-01&to=2026-06-30
This quarter: from=2026-04-01&to=2026-06-30
This year: from=2026-01-01&to=2026-12-31
Last 30 days: from=2026-05-13&to=2026-06-12

Filtrer par Nature

Paramètre : kind (enum journal_entry_kind) Filtres courants :

Show only deposits: kind=SAVINGS_DEPOSIT
Show only loans: kind=LOAN_DISBURSEMENT
Show only expenses: kind=EXPENSE_PAYMENT
Show only dividends: kind=DIVIDEND_DISTRIBUTION
Show only reserves: kind=RESERVE_TOP_UP

Obtenir toutes les natures disponibles :

GET /ledger-accounts/journal-entry-kinds

Filtrer par Statut

Paramètre : status (DRAFT ou POSTED) DRAFT :

Écriture créée mais pas encore finalisée
N’affecte pas les soldes des comptes
Peut être modifiée ou supprimée
N’est pas incluse dans les rapports financiers
Utilisée pour préparer les écritures avant publication

POSTED :

Écriture finalisée et verrouillée
Affecte immédiatement les soldes des comptes
Ne peut pas être modifiée ou supprimée (permanente)
Incluse dans tous les rapports financiers
Crée une piste d’audit

Exemples :

Show only posted: status=POSTED
Show only drafts: status=DRAFT

Filtrer par Référence d’Entité

Filtre membre :

organizationUserId=alice-123

Affiche toutes les écritures affectant ce membre (dépôts, retraits, dividendes, prêts) Filtre prêt :

loanId=loan-456

Affiche toutes les écritures de ce prêt (décaissement, paiements, pénalités) Filtre réserve :

reserveAllocationId=reserve-789

Affiche toutes les écritures de cette réserve (dotations, libérations, dépenses) Filtre bassin de dividendes :

dividendPoolId=pool-012

Affiche toutes les écritures de ce bassin de dividendes (distributions) Filtre compte bancaire :

bankAccountId=bank-345

Affiche toutes les écritures affectant ce compte bancaire

Filtrer par Créateur

Paramètre : createdBy=organizationUserId Affiche toutes les écritures créées par un utilisateur spécifique (utile pour l’audit). Exemple :

createdBy=treasurer-user-123

Filtrer par Parent/Annulation

Écriture parente :

parentJournalEntryId=je-parent-123

Affiche les écritures enfants d’un parent spécifique (ex. dépenses financées par réserve) Écriture annulée :

reversedEntryId=je-reversed-456

Affiche l’écriture d’annulation d’une écriture spécifique

Recherche par Texte

Paramètre : searchTerm=text Recherche dans :

Description de l’écriture
Titre de l’écriture
Noms des comptes
Noms des membres
Détails des entités liées

Exemples :

searchTerm=alice (finds all entries mentioning Alice)
searchTerm=emergency (finds emergency fund transactions)
searchTerm=rent (finds rent expense entries)

Pagination

Paramètres :

page : Numéro de page (par défaut : 1)
limit : Éléments par page (par défaut : 20, maximum variable selon le point d’accès)

Exemple :

page=1&limit=50

La réponse inclut les métadonnées de pagination :

{
  "data": [...],
  "pagination": {
    "page": 1,
    "limit": 50,
    "totalCount": 532,
    "totalPages": 11,
    "hasNextPage": true,
    "hasPreviousPage": false
  }
}

Voir les Détails d’une Écriture

Cliquez sur n’importe quelle écriture comptable pour voir : Informations complètes de transaction :

Toutes les lignes de débit et de crédit avec les détails des comptes
Clés de portée montrant quelle entité spécifique est affectée par chaque ligne
Solde courant (avant/après) pour chaque compte affecté
Montant de la transaction et vérification de l’équilibre

Métadonnées :

Créé par (utilisateur qui a créé l’écriture)
Horodatage de création
Date de transaction (quand elle a eu lieu)
Clé d’idempotence (empêche les doublons)

Références :

Liens vers les entités sources (ID prêt, ID membre, ID réserve, ID bassin de dividendes)
Écriture comptable parente (pour les transactions en plusieurs étapes)
Écriture annulée (si l’écriture a été annulée)

Documents justificatifs :

Reçus, factures ou documents joints
Type et description du document

Piste d’audit :

Qui a créé l’écriture
Quand elle a été créée
Ce qui a déclenché sa création
Transactions liées

Cas d’Utilisation Courants

Trouver une Transaction Spécifique

Par date et montant de transaction :

Filtrer par plage de dates

Définissez les dates from/to autour de la date de transaction

Trier par date de transaction

Les plus récentes en premier

Repérer le montant

Recherchez le montant de transaction correspondant

Cliquer pour voir les détails

Vérifiez qu’il s’agit de la bonne transaction

Examiner Toutes les Transactions d’un Membre

Voir l’historique financier du membre :

Filtrer par membre

Définissez le paramètre organizationUserId

Trier par date de transaction

Ordre chronologique

Examiner toutes les écritures

Voir les dépôts, retraits, prêts et dividendes

Vérifier les soldes

Vérifiez que le solde d’épargne correspond aux écritures

Investiguer une Erreur Comptable

Trouver et diagnostiquer les écarts :

Exécuter la balance de vérification

Identifiez quel compte est déséquilibré

Obtenir les détails du compte

Voir le solde actuel du compte

Voir l'activité du compte

Listez toutes les écritures affectant le compte

Trouver l'écriture problématique

Recherchez les écritures non équilibrées ou incorrectes

Contacter le comptable

Signalez le problème pour correction (peut nécessiter une annulation)

Auditer les Distributions de Dividendes

Vérifier l’exactitude de la distribution des dividendes :

Filtrer par bassin de dividendes

Définissez le paramètre dividendPoolId

Voir l'écriture de distribution

Voir l’écriture comptable DIVIDEND_DISTRIBUTION

Vérifier toutes les lignes de crédit

Vérifiez que chaque membre a reçu le bon montant

Vérifier le total

Confirmez que le total des crédits égale le débit total des résultats reportés

Suivre l’Activité des Réserves

Surveiller les allocations et libérations de réserves :

Filtrer par réserve

Définissez le paramètre reserveAllocationId

Filtrer par nature

Affichez RESERVE_TOP_UP, RESERVE_RELEASE et RESERVE_EXPENSE

Examiner chronologiquement

Voir toutes les dotations et libérations dans le temps

Vérifier le solde actuel

Assurez-vous que le solde correspond à ce qui est attendu selon les écritures

Annuler des Écritures Comptables

Les annulations sont permanentes : Annuler une écriture comptable crée une nouvelle écriture ANNULATION qui compense exactement l’originale. Les deux écritures restent définitivement dans le grand livre pour la piste d’audit. La plupart des transactions ne doivent pas être annulées manuellement ; utilisez les opérations métier appropriées pour corriger les erreurs.

Quand Annuler

Utilisations appropriées :

Corriger des erreurs comptables (mauvais compte, mauvais montant)
Annuler des écritures en double
Corriger des décalages de période (transaction dans la mauvaise période comptable)

Utilisations inappropriées :

Corrections métier normales (utilisez plutôt les opérations appropriées)
Remboursements demandés par les membres (utilisez une transaction de retrait)
Erreurs de paiement de prêt (utilisez les fonctionnalités d’ajustement de prêt)

Fonctionnement des Annulations

Écriture originale :

DEBIT: Cash +100,000
CREDIT: Savings (Alice) +100,000

Écriture d’annulation (créée automatiquement) :

Kind: REVERSAL
Description: Reversal of je-abc123: [reason]

DEBIT: Savings (Alice) -100,000
CREDIT: Cash -100,000

Effet net :

L’écriture originale reste dans le grand livre (pour l’audit)
L’écriture d’annulation la compense (annule son impact)
Les deux écritures sont enregistrées de façon permanente
Les soldes des comptes reviennent à l’état d’avant transaction

Point d’Accès API

POST /ledger-accounts/journal/:journalEntryId/reverse

Headers:
  x-organization-id: <org_id>
  x-idempotency-key: <unique_key>

Body:
{
  "reversalDate": "2026-06-15",
  "description": "Reason for reversal",
  "skipNegativeBalanceCheck": false
}

Autorisation requise : ledger:write - Seuls les comptables et administrateurs peuvent annuler des écritures.

Rapprochement

Les écritures comptables doivent correspondre aux documents externes : Rapprochement de caisse :

Comparez les écritures comptables (kind=CASH_*) avec les relevés bancaires
Assurez-vous que tous les dépôts, retraits et frais sont enregistrés
Investiguez immédiatement les écarts

Rapprochement de l’épargne des membres :

Comparez les écritures affectant les comptes SAVINGS avec les attentes des membres
Vérifiez que les dépôts et retraits correspondent aux dossiers des membres
Vérifiez que les distributions de dividendes sont correctes

Rapprochement des prêts :

Assurez-vous que les décaissements de prêts correspondent aux échéanciers
Vérifiez que les paiements sont appliqués correctement (capital vs intérêt)
Vérifiez que les pénalités et frais sont exacts

Exporter les Écritures Comptables

Cas d’utilisation :

Audit externe (fournir le journal des transactions aux auditeurs)
Analyse (télécharger vers Excel pour des tableaux croisés dynamiques)
Conformité (journal de transactions pour les régulateurs)
Sauvegarde (archiver les enregistrements comptables)

Comment exporter :

Appliquer les filtres souhaités

Plage de dates, nature, statut, etc.

Cliquer sur Exporter

Choisissez le format d’export

Sélectionner le format

Excel (.xlsx), CSV (.csv) ou PDF

Télécharger le fichier

Enregistrez les écritures comptables exportées

L’export inclut :

Toutes les écritures comptables visibles correspondant aux filtres
Toutes les lignes de débit et de crédit de chaque écriture
Détails des comptes, montants, dates, descriptions
Formaté pour une lecture facile dans le format choisi

Bonnes Pratiques

Travailler avec les écritures comptables :Revue régulière :

Examinez les écritures comptables chaque mois pour vérifier leur exactitude
Contrôlez par sondage les écritures automatiques pour vérifier qu’elles sont correctes
Surveillez les écritures inhabituelles ou inattendues
Signalez immédiatement les écritures suspectes à la direction

Filtrage :

Utilisez des filtres spécifiques pour réduire les résultats (date + nature + entité)
Commencez large, puis affinez lorsque vous recherchez
Enregistrez les combinaisons de filtres courantes pour les usages fréquents

Écritures manuelles :

Ne créez JAMAIS d’écritures comptables manuelles sans approbation comptable
Comprenez les bases de la partie double avant d’essayer des écritures manuelles
Documentez toujours clairement la raison des écritures manuelles
Vérifiez l’équilibre de l’écriture avant publication

Piste d’audit :

Conservez les rapports exportés d’écritures comptables pendant plus de 7 ans
Recoupez avec les documents sources pendant les audits
Maintenez la documentation de toutes les écritures manuelles
Suivez toutes les annulations avec des explications claires

Prévention des erreurs :

Faites confiance aux écritures automatiques (elles sont testées et correctes)
N’annulez pas les écritures sauf si c’est absolument nécessaire
Utilisez les opérations métier appropriées pour corriger la plupart des erreurs
Consultez un comptable avant toute intervention manuelle

Détails Techniques

Points d’Accès API

Rechercher les écritures comptables :

GET /ledger-accounts/journal-search

Query parameters:
  searchTerm?: string
  from?: YYYY-MM-DD
  to?: YYYY-MM-DD
  kind?: journal_entry_kind
  status?: DRAFT | POSTED
  page?: number (default 1)
  limit?: number (default 20)
  organizationUserId?: string
  loanId?: string
  bankAccountId?: string
  dividendPoolId?: string
  reserveAllocationId?: string
  createdBy?: string
  parentJournalEntryId?: string
  reversedEntryId?: string
  roleDefinitionId?: string
  installmentId?: string

Response:
{
  "message": "Journal entries retrieved successfully",
  "data": [
    {
      "id": "je-123",
      "kind": "SAVINGS_DEPOSIT",
      "transactionDate": "2026-06-10",
      "status": "POSTED",
      "title": "Savings Deposit",
      "description": "Alice monthly deposit",
      "lines": [
        {
          "id": "line-1",
          "side": "DEBIT",
          "amount": "100000",
          "ledgerAccount": {
            "id": "acc-cash",
            "role": "CASH",
            "type": "ASSET",
            "name": "Cash"
          }
        },
        {
          "id": "line-2",
          "side": "CREDIT",
          "amount": "100000",
          "ledgerAccount": {
            "id": "acc-alice-savings",
            "role": "SAVINGS",
            "type": "LIABILITY",
            "name": "Alice Savings",
            "refId": "alice-123"
          }
        }
      ]
    }
  ],
  "pagination": {
    "page": 1,
    "limit": 20,
    "totalCount": 532,
    "totalPages": 27,
    "hasNextPage": true,
    "hasPreviousPage": false
  }
}

Obtenir une écriture comptable spécifique :

GET /ledger-accounts/journal/:journalEntryId

Response:
{
  "message": "Journal entry retrieved successfully",
  "data": {
    "id": "je-123",
    "kind": "SAVINGS_DEPOSIT",
    "transactionDate": "2026-06-10",
    "status": "POSTED",
    "title": "Savings Deposit",
    "description": "Alice monthly deposit",
    "idempotencyKey": "unique-key-123",
    "createdBy": "treasurer-123",
    "createdAt": "2026-06-10T14:30:00Z",
    "documents": [],
    "lines": [...]
  }
}

Obtenir les natures d’écritures comptables :

GET /ledger-accounts/journal-entry-kinds

Response:
{
  "message": "Journal entry kinds retrieved successfully",
  "data": [
    {
      "value": "SAVINGS_DEPOSIT",
      "label": "Savings Deposit",
      "isFilterable": true
    },
    {
      "value": "LOAN_DISBURSEMENT",
      "label": "Loan Disbursement",
      "isFilterable": true
    },
    ...
  ]
}

Obtenir l’activité d’un compte :

GET /ledger-accounts/:ledgerAccountId/activity

(Same query parameters and response structure as journal-search)

Obtenir les transactions d’un rôle :

GET /ledger-accounts/role-transactions/:roleDefinitionId

(Same query parameters and response structure as journal-search)

Autorisations Requises

Action	Autorisation	Portée
Voir les écritures comptables	`ledger:read`	ANY ou entité spécifique
Rechercher toutes les écritures	`ledger:read`	ANY
Voir une écriture spécifique	`ledger:read`	Organisation de l’écriture
Voir l’activité d’un compte	`ledger:read`	Organisation du compte
Annuler une écriture	`ledger:write`	ANY

Rôles typiques :

Administrateurs et Comptables : ledger:read et ledger:write (portée ANY) - peuvent voir et modifier toutes les écritures
Trésoriers : ledger:read (portée ANY) - peuvent voir toutes les écritures mais pas les modifier
Membres ordinaires : ledger:read (portée de leur propre organizationUserId) - peuvent uniquement voir leurs propres transactions

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