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Aperçu

L’enregistrement des dépôts est l’une des opérations les plus fréquentes dans Agatabo. Lorsque les membres effectuent des cotisations d’épargne, les trésoriers ou le personnel désigné enregistrent ces transactions pour mettre à jour les soldes des membres et la trésorerie de l’organisation. Utilisez ceci lorsque : Un membre effectue un dépôt en espèces ou par virement bancaire qui doit être crédité sur son compte d’épargne.

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Avant de Commencer

Prérequis :
  • Vous avez l’autorisation savings:write
  • Le membre existe dans le système en tant qu’utilisateur de l’organisation
  • Le membre s’est vu attribuer un rôle de membre
  • Vous connaissez le montant exact du dépôt et la date
Important : Les dépôts créent des écritures comptables permanentes. Vérifiez toujours le montant et le membre avant d’enregistrer. Bien que les dépôts puissent être modifiés dans certains cas, il est préférable de saisir correctement dès la première fois.

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Instructions Étape par Étape

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Étape 1 : Accéder aux Dépôts

1

Ouvrir la section Épargne

Cliquez sur Épargne dans la barre latérale gauche
2

Sélectionner Historique des Dépôts

Cliquez sur Historique des Dépôts dans le sous-menu
3

Ouvrir la boîte de dialogue de dépôt

Cliquez sur le bouton “Enregistrer un Dépôt” (généralement en haut à droite)

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Étape 2 : Saisir les Détails du Dépôt

La boîte de dialogue d’enregistrement contient les champs suivants :

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Exemple : Enregistrement d’un Dépôt

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Étape 3 : Vérifier et Soumettre

1

Examiner tous les champs

Vérifiez le nom du membre et le montant - ces éléments ne peuvent pas être modifiés après soumission dans les périodes clôturées
2

Vérifier les calculs

Agatabo peut afficher un aperçu du nouveau solde du membre (selon la configuration)
3

Cliquer sur 'Enregistrer' ou 'Enregistrer un Dépôt'

Soumet la transaction

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Ce qui se Passe Ensuite

Lorsque vous enregistrez un dépôt, Agatabo :
  1. Crée une écriture comptable avec deux côtés :
    • Débit : Compte de caisse (+25 000 RWF)
    • Crédit : Compte de grand livre d’épargne du membre (+25 000 RWF)
  2. Met à jour le solde du membre : Le dépôt apparaît immédiatement dans le compte de grand livre d’épargne du membre
  3. Enregistre dans la piste d’audit : La transaction est consignée avec votre identifiant utilisateur, l’horodatage et tous les détails
  4. Met à jour les analytiques : Les indicateurs du tableau de bord (Épargne Totale, Solde de Trésorerie) se rafraîchissent
  5. Envoie une notification (si activé) : Le membre peut recevoir une confirmation par SMS ou e-mail

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Exemple d’Écriture Comptable Créée

Pour le dépôt ci-dessus, Agatabo crée : Cela garantit que l’équation comptable reste équilibrée : Actifs (Caisse) = Passifs (Épargne des Membres).

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Consultation du Dépôt Enregistré

Après l’enregistrement, vous pouvez vérifier le dépôt :
1

Vérifier l'Historique des Dépôts

Épargne → Historique des Dépôts affiche tous les dépôts récents dans un tableau
2

Vérifier les relevés d'épargne du membre

Utilisateurs de l’Organisation → Sélectionnez l’utilisateur → Onglet Épargne → Consulter les Relevés d’Épargne
3

Vérifier l'épargne par utilisateur

Épargne → Épargne par Utilisateur → Trouver le membre → Consulter ses dépôts
4

Vérifier les écritures comptables

Grand Livre → Écritures Comptables → Filtrer par date ou rechercher par type (SAVINGS_DEPOSIT)

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Scénarios Courants

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Correction d’une Erreur de Dépôt

Si vous avez enregistré un dépôt avec le mauvais montant ou le mauvais membre :
  1. Accéder à Épargne → Dépôts
  2. Trouver le dépôt dans le tableau d’historique
  3. Cliquer sur Modifier (si disponible selon les autorisations)
  4. Corriger le montant
  5. Enregistrer les modifications
Les dépôts crédités au mauvais membre nécessitent généralement :
  1. L’extourne du dépôt incorrect
  2. La création d’un nouveau dépôt pour le bon membre
  3. Contactez votre comptable ou administrateur pour assistance
Une fois une période clôturée, vous ne pouvez pas modifier les transactions historiques. À la place :
  1. Enregistrez une écriture d’ajustement dans la période courante
  2. Joignez une documentation expliquant la correction
  3. Consultez votre comptable pour un traitement approprié
Voir Écritures Comptables Manuelles pour les détails.

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Bonnes Pratiques

Conseils pour l’enregistrement des dépôts :
  • Enregistrez les dépôts le jour même de leur réception dans la mesure du possible
  • Sélectionnez toujours le bon compte bancaire pour un rapprochement correct
  • Joignez des documents justificatifs (reçus, bordereaux bancaires) pour les pistes d’audit
  • Vérifiez le nom du membre avant de soumettre (la saisie semi-automatique peut parfois sélectionner la mauvaise personne)
  • Conservez les reçus physiques ou confirmations de transaction comme documentation de sauvegarde
  • Vérifiez le montant avant de soumettre - les erreurs nécessitent des extournes

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Opérations Connexes

Historique des Dépôts

Consulter tous les dépôts par date, membre ou montant

Modification des Dépôts

Corriger les erreurs de dépôt avant la clôture de période

Détails des Utilisateurs

Vérifier les soldes des membres et télécharger des relevés

Analytiques de l'Épargne

Analyser les tendances et les schémas d’épargne