Passer au contenu principal

​
Aperçu

L’enregistrement des paiements de prêt est une opération quotidienne critique qui met à jour les soldes de prêts des membres, suit les arriérés et assure un reporting financier précis. Lorsque les membres effectuent des remboursements, le paiement est déduit de leur solde d’épargne et alloué entre le capital, les intérêts et les pénalités. Utilisez ceci lorsque : Un membre souhaite payer sur son prêt à partir de son solde d’épargne (paiement complet d’une échéance, paiement partiel ou paiement supplémentaire).

​
Avant de Commencer

Prérequis :
  • Vous avez l’autorisation loans:write
  • Le prêt existe et est en statut actif (non entièrement remboursé ou amorti)
  • Le membre dispose d’un solde d’épargne suffisant pour couvrir le montant du paiement
  • Vous connaissez le montant exact du paiement et la date
Trouver le prêt : Vous pouvez rechercher des prêts par nom de l’emprunteur, identifiant de prêt ou numéro de demande dans la section Prêts.

​
Instructions Étape par Étape

​
Étape 1 : Accéder au Prêt

1

Ouvrir la section Prêts

Cliquez sur Prêts dans la barre latérale gauche
2

Trouver le prêt

  • Utiliser la barre de recherche pour trouver le nom de l’emprunteur
  • Ou parcourir la liste des prêts actifs
  • Cliquer sur le prêt pour ouvrir les détails
3

Ouvrir la boîte de dialogue de paiement

Cliquer sur le bouton “Enregistrer un Paiement” (généralement en haut des détails du prêt)

​
Étape 2 : Saisir les Détails du Paiement

La boîte de dialogue d’enregistrement des paiements contient les champs suivants :
Important : Les paiements sont déduits du solde d’épargne du membre. Le membre doit disposer d’une épargne suffisante pour couvrir le montant du paiement. Si ce n’est pas le cas, le paiement sera rejeté.

​
Exemple : Enregistrement d’un Paiement d’Échéance Complet

​
Étape 3 : Vérifier l’Allocation du Paiement

Avant de soumettre, Agatabo affiche comment le paiement sera alloué : Exemple d’allocation pour un paiement de 50 000 RWF :
L’allocation suit l’Ordre d’Allocation des Paiements défini lors de la création du prêt :
  • INTÉRÊTS_D’ABORD : Paie les intérêts en totalité, puis le capital
  • CAPITAL_D’ABORD : Paie le capital en totalité, puis les intérêts
  • PROPORTIONNEL : Répartit selon le ratio capital/intérêts
La plupart des prêts utilisent INTÉRÊTS_D’ABORD pour garantir la perception des intérêts.

​
Étape 4 : Soumettre le Paiement

1

Vérifier l'allocation

Examiner la ventilation du paiement — s’assurer qu’elle est correcte
2

Vérifier le solde restant

Noter le nouveau solde en cours après ce paiement
3

Cliquer sur 'Enregistrer' ou 'Enregistrer le Paiement'

Soumet la transaction

​
Ce qui se Passe Ensuite

Lorsque vous enregistrez un paiement de prêt, Agatabo automatiquement :
  1. Valide le solde d’épargne : Vérifie que le membre dispose d’une épargne suffisante
  2. Déduit de l’épargne du membre : Le montant du paiement est déduit de son solde d’épargne
  3. Alloue le paiement entre les intérêts, le capital et les pénalités selon l’ordre d’allocation du prêt
  4. Met à jour le solde du prêt : Réduit le capital restant et marque les échéances comme payées
  5. Crée une écriture comptable :
    • Débit : Épargne (compte du membre, -50 000 RWF)
    • Crédit : Créance sur Prêt (-38 000 RWF)
    • Crédit : Intérêts à Recevoir (-12 000 RWF)
  6. Marque les échéances comme payées : Si le paiement couvre une ou plusieurs échéances, elles sont marquées “Payées”
  7. Met à jour les arriérés : Si le prêt était en retard, les arriérés sont recalculés
  8. Enregistre dans la piste d’audit : Consigne le paiement avec l’identifiant utilisateur, l’horodatage et tous les détails
  9. Envoie une notification (si activé) : L’emprunteur peut recevoir une confirmation de paiement

​
Scénarios Courants

​
Enregistrement d’un Paiement d’Échéance Complet

Lorsqu’un membre paie exactement le montant d’échéance prévu :
1

Saisir le montant de l'échéance

Le montant doit correspondre à l’échéance prévue (affiché dans les détails du prêt)
2

Vérifier l'allocation complète

Le paiement doit couvrir la totalité du capital et des intérêts de l’échéance
3

Soumettre

L’échéance est marquée “Payée” sans arriérés

​
Enregistrement d’un Paiement Partiel

Lorsqu’un membre paie moins que l’échéance prévue :
1

Saisir le montant réellement reçu

Exemple : 20 000 RWF lorsque 44 500 RWF sont dus
2

Vérifier l'allocation

  • Si INTÉRÊTS_D’ABORD : 20 000 vont aux intérêts, laissant 24 500 d’intérêts non payés
  • Le capital reste inchangé
3

Noter les arriérés

La part non payée devient des arriérés et peut déclencher des frais de retard
Les paiements partiels augmentent les arriérés : Si un membre paie régulièrement moins que le montant de l’échéance, les arriérés s’accumulent. Vous pourrez avoir besoin d’appliquer des pénalités ou de restructurer le prêt.En savoir plus sur l’application des pénalités →

​
Enregistrement d’un Paiement Supplémentaire (Surpaiement)

Lorsqu’un membre paie plus que l’échéance prévue :
1

Saisir le montant total reçu

Exemple : 100 000 RWF lorsque 44 500 RWF sont dus
2

Vérifier l'allocation

  • Échéance courante payée en totalité (44 500)
  • L’excédent (55 500) s’applique aux échéances futures ou au capital
3

Vérifier le nouveau calendrier

Les échéances futures peuvent être marquées prépayées, ou le capital diminue plus rapidement

​
Le Membre Doit d’Abord Déposer

Si un membre souhaite effectuer un paiement de prêt mais n’a pas d’épargne suffisante :
1

Le membre dépose des espèces

Enregistrer le dépôt pour augmenter son solde d’épargne
2

Puis enregistrer le paiement du prêt

Une fois le solde d’épargne suffisant, enregistrer le paiement du prêt
Processus en deux étapes : Si un membre apporte des espèces pour payer son prêt, enregistrez-les d’abord comme dépôt d’épargne, puis enregistrez immédiatement le paiement du prêt. Cela garantit une comptabilisation correcte de la réception des espèces et du paiement du prêt.

​
Paiement Antidaté (Date Passée)

Si vous enregistrez un paiement qui a eu lieu dans le passé :
1

Vérifier le statut de la période

S’assurer que la date cible est dans une période ouverte (non clôturée)
2

Sélectionner la date de paiement correcte

Modifier le champ Date de Paiement à la date réelle de réception du paiement
3

Ajouter une note explicative

Exemple : “Paiement reçu le 2026-05-28, enregistré le 2026-06-08 (saisie tardive)”
Restriction de clôture de période : Vous ne pouvez pas enregistrer de paiements dans des périodes comptables clôturées. Si la période est clôturée, contactez votre comptable pour le traitement approprié (peut nécessiter des écritures d’ajustement).En savoir plus sur la clôture de période →

​
Consultation de l’Historique des Paiements

Après l’enregistrement, vous pouvez vérifier le paiement :
1

Vérifier les détails du prêt

Prêts → [Prêt] affiche le solde mis à jour et le tableau de l’historique des paiements
2

Vérifier le calendrier d'échéances

Les échéances sont marquées “Payée”, “Partiellement Payée” ou “En Souffrance”
3

Vérifier les écritures comptables

Grand Livre → Écritures Comptables → Rechercher par date ou référence

​
Gestion des Erreurs de Paiement

​
Montant Enregistré Incorrect

  1. Accéder à Prêts → [Prêt] → Historique des Paiements
  2. Trouver le paiement incorrect
  3. Cliquer sur Modifier (si disponible selon les autorisations)
  4. Corriger le montant
  5. Enregistrer les modifications
Les paiements dans des périodes clôturées ne peuvent pas être modifiés. Vous devez :
  1. Enregistrer un paiement d’extourne (montant négatif) dans la période courante pour annuler l’erreur
  2. Enregistrer le paiement correct avec le bon montant
  3. Documenter clairement les deux transactions dans les notes
  4. Consulter le comptable pour un traitement approprié

​
Paiement Enregistré sur le Mauvais Prêt

  1. Supprimer le paiement incorrect (si la suppression est activée)
  2. Accéder au bon prêt
  3. Enregistrer le paiement correctement
  4. Si la suppression n’est pas activée, contacter votre comptable pour le processus d’extourne
Nécessite l’assistance d’un comptable :
  1. Écritures d’extourne sur le mauvais prêt
  2. Écritures de correction sur le bon prêt
  3. Documentation complète de la correction

​
Bonnes Pratiques

Conseils pour l’enregistrement des paiements :
  • S’assurer que le membre dispose d’un solde d’épargne suffisant avant d’enregistrer le paiement
  • Si le membre apporte des espèces, d’abord enregistrer un dépôt, puis enregistrer le paiement du prêt
  • Vérifier le nom de l’emprunteur et l’identifiant du prêt avant de soumettre
  • Pour les paiements importants, vérifier le montant avant de soumettre
  • Télécharger les reçus de paiement ou preuves en utilisant le champ Document
  • Enregistrer les paiements rapidement pour maintenir des arriérés précis
  • Vérifier l’aperçu de l’allocation du paiement avant de soumettre

​
Opérations Connexes

Détails du Prêt

Consulter le calendrier d’échéances et l’historique des paiements

Application des Pénalités

Facturer des frais de retard pour les paiements en souffrance

Analytiques des Prêts

Surveiller la santé du portefeuille et les arriérés

Enregistrement des Dépôts

Ajouter des dépôts en espèces pour augmenter l’épargne du membre