Bienvenue sur Agatabo
Ce guide vous aide à devenir rapidement opérationnel avec Agatabo. Nous couvrirons les fonctionnalités essentielles que vous utiliserez au quotidien, quel que soit votre rôle.Première visite ? Commencez par Première Connexion pour configurer votre compte, puis revenez à ce guide.
Aperçu de Votre Tableau de Bord
Lorsque vous vous connectez, vous voyez le Tableau de Bord - votre centre névralgique pour les indicateurs clés et les actions rapides.Indicateurs Clés Affichés
Le tableau de bord affiche des indicateurs de santé financière en temps réel :- Épargne Totale : Somme de tous les soldes de dépôts des membres
- Encours du Portefeuille : Montant total prêté aux membres (non encore remboursé)
- Total des Impayés : Montants de prêts en souffrance nécessitant une attention
- Solde de Trésorerie : Fonds disponibles dans les comptes bancaires
- Prêts en Souffrance : Nombre de prêts avec des paiements en retard
- Membres Actifs : Utilisateurs de l’organisation avec une épargne ou des prêts en cours
Actions Rapides
Les tuiles du tableau de bord donnent un accès en un clic aux tâches courantes :- Enregistrer un dépôt
- Créer un nouveau prêt
- Enregistrer un remboursement de prêt
- Voir les approbations en attente (si vous avez les autorisations d’approbation)
Navigation Essentielle
Agatabo organise les fonctionnalités en sections logiques dans la barre latérale gauche :Conseil de navigation : Utilisez le menu de la barre latérale pour naviguer entre les sections.
Opérations Quotidiennes par Rôle
Pour les Trésoriers
Vos tâches principales consistent à enregistrer les dépôts des membres et à gérer la trésorerie :1
Enregistrer les Dépôts
Épargne → Dépôts → Cliquez sur “Enregistrer un Dépôt”
Guide complet →
2
Vérifier la Position de Trésorerie
Consultez les Comptes Bancaires pour voir les fonds disponibles
Guide complet →
3
Surveiller les Soldes des Membres
Utilisateurs de l’Organisation → Sélectionnez un membre → Consultez le compte de grand livre d’épargne
Guide complet →
Pour les Responsables des Prêts
Vos tâches principales consistent à créer des prêts et à suivre les remboursements :1
Créer des Prêts
Prêts → “Créer un Prêt” → Compléter l’assistant en 5 étapes
Guide complet →
2
Enregistrer les Remboursements
Prêts → Sélectionnez un prêt → “Enregistrer un Paiement”
Guide complet →
3
Suivre les Impayés
Prêts → Analytiques → Examinez les prêts en souffrance et effectuez des relances
Guide complet →
Pour les Comptables
Vos tâches principales concernent la gestion du grand livre et les rapports financiers :1
Examiner les Écritures Comptables
Grand Livre → Écritures Comptables → Vérifier les imputations automatiques
Guide complet →
2
Générer les États Financiers
Rapports → Bilan / Compte de Résultat
Guide complet →
3
Clôturer les Périodes
Avancé → Clôture de Période → Verrouiller les données historiques
Guide complet →
Pour les Administrateurs
Vos tâches principales concernent la gestion des utilisateurs et la configuration du système :1
Inviter de Nouveaux Membres
Utilisateurs de l’Organisation → “Inviter un Membre” → Envoyer l’invitation
Guide complet →
2
Gérer les Autorisations
Paramètres → Autorisations → Attribuer les accès basés sur les rôles
Guide complet →
3
Configurer l'Organisation
Paramètres → Paramètres de l’Organisation → Mettre à jour la devise, le fuseau horaire, les périodes comptables
Guide complet →
Comprendre les Concepts Clés
Qu’est-ce qu’un Utilisateur de l’Organisation ?
Dans Agatabo, un utilisateur de l’organisation est toute personne invitée dans votre organisation. Les utilisateurs de l’organisation peuvent avoir différents rôles :- Membre : Cotise en épargne et peut contracter des prêts
- Administrateur : Gère les utilisateurs et les paramètres
- Trésorier : Enregistre les dépôts et gère la trésorerie
- Comptable : Tient le grand livre et génère les rapports
- Responsable des Prêts : Gère les demandes de prêt et les remboursements
- Gestionnaire : Supervise les opérations avec des niveaux d’accès spécifiques
Rôles configurables : Tous les rôles et leurs autorisations sont entièrement configurables par les administrateurs. Vous pouvez créer des rôles correspondant à la structure opérationnelle spécifique de votre organisation et attribuer des autorisations granulaires à chaque rôle.
Une personne devient membre en se voyant attribuer un rôle de membre, et non en ayant un compte d’épargne. Les membres peuvent avoir une épargne, des prêts, ou les deux.
Qu’est-ce qu’un Compte de Grand Livre ?
Chaque entité financière dans Agatabo possède un compte de grand livre qui suit son solde :- Comptes d’épargne des membres : Suivent les dépôts individuels des membres
- Comptes clients prêts : Suivent les montants dus par les emprunteurs
- Comptes bancaires : Suivent la trésorerie dans des comptes bancaires spécifiques
- Comptes de dépenses : Suivent les dépenses par catégorie
- Comptes de produits : Suivent les produits d’intérêts, les frais, etc.
Qu’est-ce que la Comptabilité en Partie Double ?
Chaque transaction dans Agatabo crée deux côtés :- Débit : Augmente les actifs ou les charges, diminue les passifs ou les produits
- Crédit : Augmente les passifs ou les produits, diminue les actifs ou les charges
- Débit Caisse +5 000 (l’actif augmente)
- Crédit Épargne du Membre +5 000 (le passif augmente)
Premiers Pas Courants
1. Inviter votre Premier Membre
1
Accéder aux Utilisateurs de l'Organisation
Cliquez sur Utilisateurs de l’Organisation dans la barre latérale
2
Cliquer sur 'Inviter un Membre'
Ouvre la boîte de dialogue d’invitation
3
Saisir les Informations
Fournissez le nom, l’e-mail, le téléphone et attribuez le rôle de membre
4
Envoyer l'Invitation
Le membre reçoit un e-mail avec les instructions de connexion
2. Enregistrer votre Premier Dépôt
1
Accéder à Épargne → Dépôts
Cliquez sur Épargne → Dépôts dans la barre latérale
2
Cliquer sur 'Enregistrer un Dépôt'
Ouvre la boîte de dialogue d’enregistrement du dépôt
3
Sélectionner le Membre et Saisir le Montant
Choisissez le membre dans la liste déroulante, saisissez le montant du dépôt
4
Enregistrer
Agatabo crée automatiquement l’écriture comptable
3. Créer votre Premier Prêt
1
Accéder aux Prêts
Cliquez sur Prêts dans la barre latérale
2
Cliquer sur 'Créer un Prêt'
Ouvre l’assistant de création de prêt en 5 étapes
3
Compléter les Étapes
- Informations de base (emprunteur, montant, durée)
- Règles du prêt (intérêts, type d’échéance)
- Garanties (garants/nantissement optionnels)
- Détails bancaires (compte de décaissement)
- Révision et confirmation
4
Réviser et Créer
Agatabo calcule le calendrier d’échéances et décaisse les fonds
Comprendre les Autorisations
Agatabo utilise le contrôle d’accès basé sur les rôles avec des autorisations granulaires pour protéger les opérations sensibles :- Portée PROPRE : L’utilisateur ne peut accéder qu’à ses propres données
- Portée TOUTE : L’utilisateur peut accéder à toutes les données de l’organisation
- Consulter ses propres informations de compte (accordé à tous les membres)
- Enregistrer des dépôts pour n’importe quel membre (généralement les trésoriers)
- Créer et gérer des prêts (généralement les responsables des prêts)
- Clôturer les périodes comptables (généralement les comptables)
- Gérer les utilisateurs et les rôles (administrateurs uniquement)
Bonnes Pratiques de Saisie des Données
Avant de saisir toute transaction :
- Vérifiez que le membre/compte est correct
- Revérifiez les montants (en particulier les capitaux des prêts)
- Assurez-vous que la date de transaction est exacte
- Examinez les valeurs calculées (intérêts, échéances)
Obtenir de l’Aide
Rechercher dans la Documentation
Utilisez la barre de recherche (en haut de la page) pour trouver rapidement des sujets spécifiques.Aide Contextuelle
Recherchez l’icône (?) à côté des fonctionnalités complexes - elle renvoie directement à la documentation pertinente.Glossaire
Lorsque vous rencontrez des termes non familiers, consultez le Glossaire pour les définitions.Équipe Support
Envoyez un e-mail à support@agatabo.com avec :- Le nom de votre organisation
- Une capture d’écran du problème
- Les étapes pour reproduire (le cas échéant)
Prochaines Étapes
Comprendre la Navigation
Maîtrisez l’interface et les raccourcis clavier
Qu'est-ce qu'une Tontine ?
Découvrez le modèle financier qu’Agatabo prend en charge
Glossaire
Référence pour tous les termes utilisés dans Agatabo