Invitation des Utilisateurs

Aperçu

Inviter des utilisateurs est la première étape de l’intégration de nouvelles personnes à votre tontine. Lorsque vous invitez quelqu’un, Agatabo crée son profil utilisateur et envoie une invitation par e-mail ou SMS (selon ce qui est disponible et activé). Utilisez ceci lorsque : Une nouvelle personne a besoin d’accéder au système - qu’il s’agisse d’un membre (qui épargne/emprunte) ou de personnel (qui exploite le système).

Avant de Commencer

Prérequis :

Vous avez l’autorisation organization_users:write (généralement les administrateurs uniquement)
Vous disposez des informations de base de la personne (nom et téléphone obligatoires ; e-mail optionnel)
Les rôles sont attribués APRÈS la création de l’utilisateur, pas pendant
La personne n’est pas déjà dans votre organisation

Membre vs Utilisateur de l’Organisation : Un “utilisateur de l’organisation” est toute personne disposant d’identifiants de connexion et d’un accès à Agatabo. Un “membre” est un utilisateur de l’organisation avec un rôle de membre qui peut avoir une épargne et des prêts. Tous les membres sont des utilisateurs de l’organisation, mais tous les utilisateurs de l’organisation ne sont pas membres.Remarque : L’e-mail est optionnel. Les utilisateurs peuvent se connecter avec leur e-mail ou leur numéro de téléphone.

Instructions Étape par Étape

Étape 1 : Accéder aux Utilisateurs de l’Organisation

Ouvrir la section Utilisateurs de l'Organisation

Cliquez sur Utilisateurs de l’Organisation dans la barre latérale gauche

Cliquer sur 'Ajouter un Utilisateur de l'Organisation'

Ouvre la boîte de dialogue “Ajouter un Nouvel Utilisateur de l’Organisation” (généralement en haut à droite)

Étape 2 : Saisir les Informations de l’Utilisateur

Le formulaire contient les champs suivants :

Champ	Description	Obligatoire	Exemple
Nom	Nom complet (champ unique)	Oui	John Mugisha
Date d’Adhésion	Date d’adhésion à l’organisation	Oui	2026-06-10
Téléphone	Numéro de mobile avec indicatif pays	Oui	+250788987654
E-mail	Adresse e-mail pour la connexion et les notifications	Optionnel	john.mugisha@gmail.com

L’e-mail est optionnel :

Si l’e-mail est fourni, l’invitation est envoyée par e-mail (nécessite que les notifications e-mail soient activées dans les paramètres)
Si pas d’e-mail, l’invitation est envoyée par SMS (nécessite que les notifications SMS soient activées)
Si ni l’e-mail ni le SMS ne sont activés, vous devez copier le lien d’invitation et le partager manuellement
Les utilisateurs peuvent se connecter avec leur e-mail ou numéro de téléphone

Important : Le Nom, le Téléphone et l’E-mail ne peuvent pas être facilement modifiés ultérieurement. Vérifiez que les informations sont correctes avant d’enregistrer.

Exemple : Ajout d’un Nouvel Utilisateur

Nom: Jane Uwase
Date d'Adhésion: 2026-06-10
Téléphone: +250788123456
E-mail: jane.uwase@gmail.com  (optionnel)

Étape 3 : Choisir l’Option d’Invitation

Activez ou désactivez l’envoi immédiat d’une invitation :

Envoyer une Invitation ACTIVÉ : Invitation envoyée par e-mail (si fourni) ou SMS (si activé)
Envoyer une Invitation DÉSACTIVÉ : Utilisateur créé mais aucune invitation envoyée (vous partagerez le lien manuellement)

Lien d’invitation manuel : Même avec “Envoyer une Invitation ACTIVÉ”, si ni les notifications e-mail ni SMS ne sont configurées, vous recevrez un lien d’invitation à copier pour le partager manuellement avec l’utilisateur via WhatsApp, en personne, ou par une autre méthode.

Étape 4 : Réviser et Soumettre

Vérifier toutes les informations

Confirmez que le nom, l’e-mail et le téléphone sont corrects

Cliquer sur 'Ajouter un Utilisateur de l'Organisation'

Crée le compte utilisateur

Confirmer le succès

Vous verrez un message de confirmation avec le statut de l’invitation (envoyée par e-mail, SMS, ou lien à copier)

Ce qui se Passe Ensuite

Lorsque vous créez l’utilisateur, Agatabo :

Crée le profil utilisateur : Enregistre toutes les informations dans la base de données
Génère un jeton d’activation : Crée un lien sécurisé à usage unique pour la configuration du compte
Envoie l’invitation (selon la configuration) :
- Si e-mail fourni + notifications e-mail activées : Envoie l’e-mail d’invitation
- Si pas d’e-mail + notifications SMS activées : Envoie l’invitation par SMS
- Si ni l’un ni l’autre activé : Affiche le lien d’invitation à copier et partager manuellement
L’invitation contient :
- Le nom de l’organisation
- Le lien d’activation (expire dans 72 heures)
- Les instructions pour définir le mot de passe
Enregistre dans la piste d’audit : Consigne l’invitation avec votre identifiant utilisateur et l’horodatage

Étape suivante - Attribuer des rôles : Après avoir créé l’utilisateur, vous devez lui attribuer des rôles. Accédez au profil de l’utilisateur → onglet Rôles → Attribuer un rôle (ex. : Membre, Trésorier, Administrateur).

Expérience de la Personne Invitée

La personne invitée reçoit une invitation par e-mail ou SMS (ou manuellement via un lien). L’invitation contient un lien d’activation qui expire dans 72 heures.

Le membre clique sur le lien d'activation

Ouvre la page de configuration du compte

Le membre définit son mot de passe

Crée un mot de passe sécurisé (minimum 8 caractères)

Le membre se connecte

Peut se connecter avec son e-mail ou numéro de téléphone

Suivi des Membres Invités

Après l’envoi des invitations, vous pouvez suivre leur statut :

Accéder aux Utilisateurs de l'Organisation

La section Utilisateurs de l’Organisation affiche tous les utilisateurs

Vérifier le statut d'invitation

Les utilisateurs ont des indicateurs de statut :

En attente : Invitation envoyée, pas encore activée
Actif : Compte activé, peut se connecter
Inactif : Compte désactivé

Renvoyer l'invitation (si nécessaire)

Cliquez sur Renvoyer l’Invitation pour les utilisateurs en attente

Scénarios Courants

Invitation d’un Membre Sans E-mail

L’e-mail est optionnel. Si la personne n’a pas d’adresse e-mail :

Laisser le champ e-mail vide

Saisir uniquement le nom, la date d’adhésion et le numéro de téléphone

S'assurer que les notifications SMS sont activées

Aller dans Paramètres → Notifications et vérifier que le SMS est activé

Envoyer l'invitation

L’invitation sera envoyée par SMS à leur numéro de téléphone

Le membre se connecte avec son téléphone

Il peut utiliser son numéro de téléphone (au lieu de l’e-mail) pour se connecter

Si le SMS n’est pas activé : Vous devrez copier le lien d’invitation et le partager manuellement avec le membre.

Activation des Notifications pour les Invitations

Pour que les invitations soient envoyées automatiquement :

Activer les Notifications E-mail

Accéder à Paramètres → Général
Activer Activer l’E-mail sur ON
Enregistrer les modifications
Les invitations par e-mail seront désormais envoyées automatiquement quand un e-mail est fourni

Activer les Notifications SMS

Accéder à Paramètres → Général
Activer Activer le SMS sur ON
Enregistrer les modifications
Les invitations SMS seront désormais envoyées quand aucun e-mail n’est fourni

Invitation Manuelle (Aucune Notification Activée)

Si ni les notifications e-mail ni SMS ne sont activées :

Après la création de l’utilisateur, copiez le lien d’invitation affiché
Partagez le lien avec l’utilisateur via WhatsApp, en personne, ou une autre méthode
L’utilisateur clique sur le lien pour activer son compte
Il peut se connecter avec son e-mail ou numéro de téléphone

Invitation de Personnel (Non-Membres)

Si vous invitez quelqu’un qui travaille pour l’organisation mais n’épargne pas et n’emprunte pas :

Saisir leurs informations

Même processus que pour toute invitation d’utilisateur (nom, date d’adhésion, téléphone, e-mail)

Envoyer l'invitation

Compléter le processus d’invitation pour créer le compte utilisateur

Attribuer le rôle approprié

Après la création de l’utilisateur, accéder à son profil → onglet Rôles → Attribuer Trésorier, Comptable, ou Administrateur - mais PAS “Membre”

Le personnel sans le rôle “Membre” ne peut pas avoir de comptes d’épargne ni contracter des prêts. Il dispose uniquement d’un accès opérationnel.

Réinvitation Après Expiration

Si le lien d’activation expire (72 heures) :

Trouver l'utilisateur

Utilisateurs de l’Organisation → Localiser l’utilisateur en attente

Cliquer sur 'Renvoyer l'Invitation'

Génère un nouveau lien d’activation

Nouvel e-mail envoyé

Le membre reçoit un e-mail d’invitation actualisé

Problèmes Courants

Erreur 'Utilisateur déjà existant dans l'organisation'

Cause : Cette personne (identifiée par e-mail ou numéro de téléphone) a déjà un compte dans votre organisation.Solution :

Recherchez l’utilisateur dans Utilisateurs de l’Organisation pour trouver son compte existant
S’il a été désactivé, réactivez son compte au lieu d’en créer un nouveau
S’il s’agit vraiment d’une personne différente, elle a besoin d’une adresse e-mail et d’un numéro de téléphone différents

Erreur 'Autorisations insuffisantes'

Cause : Votre compte utilisateur n’a pas l’autorisation organization_users:write.Solution :

Contactez votre administrateur pour demander les autorisations d’invitation des utilisateurs
Seuls les administrateurs ont généralement cette autorisation

E-mail d'invitation non reçu

Causes possibles :

Les notifications e-mail sont désactivées dans Paramètres → Général
L’adresse e-mail est incorrecte ou contient des fautes de frappe
L’e-mail est dans le dossier spam

Solution :

Vérifier Paramètres → Général : Confirmer que “Activer l’E-mail” est ON
Vérifier que l’adresse e-mail est correcte
Demander à l’utilisateur de vérifier son dossier spam
Renvoyer l’invitation après correction
Ajouter l’adresse e-mail d’Agatabo aux contacts pour éviter le filtrage spam

Impossible d'attribuer un rôle (après la création)

Cause : Vous n’avez pas l’autorisation organization_user_roles:assign, ou vous essayez d’attribuer le rôle Administrateur.Solution :

Pour les problèmes d’autorisation : Contactez votre administrateur
Pour le rôle Administrateur : Ce rôle ne peut pas être attribué via l’onglet Rôles normal. Contactez un administrateur système.

Bonnes Pratiques

Conseils pour les invitations :

Vérifiez l’adresse e-mail avant d’envoyer (les fautes empêchent l’activation)
Incluez le numéro de téléphone avec l’indicatif pays (+250 pour le Rwanda, etc.)
Utilisez un format de nommage cohérent (Prénom Nom, ou selon préférence)
Envoyez les invitations par lots (10-20 à la fois) pour surveiller l’activation
Relancez les utilisateurs qui n’activent pas dans les 3 jours
Conservez un enregistrement des dates d’invitation pour le suivi
Après la création de l’utilisateur, attribuez le minimum de rôles nécessaires

Après l’Invitation

Une fois que le membre a activé son compte :

Frais d'Adhésion

Enregistrer les frais d’adhésion et les contributions initiales

Expliquer les Fonctionnalités

Orienter les nouveaux membres sur l’utilisation d’Agatabo

Opérations Connexes

Gestion des Utilisateurs

Modifier les informations, désactiver les comptes, changer les rôles

Rôles des Membres Expliqués

Comprendre les différents rôles et leurs autorisations

Consulter les Détails des Membres

Accéder aux profils, à l’épargne et à l’historique des prêts

Flux d'Intégration des Nouveaux Membres

Liste de contrôle complète pour l’intégration

​Aperçu

​Avant de Commencer

​Instructions Étape par Étape

​Étape 1 : Accéder aux Utilisateurs de l’Organisation

​Étape 2 : Saisir les Informations de l’Utilisateur

​Exemple : Ajout d’un Nouvel Utilisateur

​Étape 3 : Choisir l’Option d’Invitation

​Étape 4 : Réviser et Soumettre

​Ce qui se Passe Ensuite

​Expérience de la Personne Invitée

​Suivi des Membres Invités

​Scénarios Courants

​Invitation d’un Membre Sans E-mail

​Activation des Notifications pour les Invitations

​Invitation de Personnel (Non-Membres)

​Réinvitation Après Expiration

​Problèmes Courants

​Bonnes Pratiques

​Après l’Invitation