Checklist de Clôture Mensuelle

Vue d’ensemble

Effectuez ces tâches à la fin de chaque Période comptable pour garantir des registres financiers exacts avant de clôturer la Période.

La Période comptable dépend de la configuration de votre organisation :

MONTHLY : clôturer chaque mois
QUARTERLY : clôturer tous les 3 mois
YEARLY : clôturer chaque année

Voir : Paramètres de l’Organisation

Checklist avant clôture

Enregistrer toutes les transactions

Vérifiez que toute l’activité financière de la Période est enregistrée :

✅ Tous les Dépôts reçus
✅ Tous les paiements de prêt collectés
✅ Tous les Décaissements de prêt effectués
✅ Toutes les Dépenses payées
✅ Tous les frais bancaires enregistrés
✅ Aucune transaction en attente/non enregistrée

Vérifier : confirmer avec le trésorier que tout l’argent collecté a été saisi.

Rapprocher les comptes bancaires

Faire correspondre les enregistrements Agatabo aux soldes bancaires réels :

Télécharger les relevés bancaires pour tous les Comptes Bancaires de l’organisation
Comparer le solde final du relevé au solde caisse/banque dans Agatabo
Identifier les différences :
- Chèques/Dépôts non encore compensés
- Frais bancaires pas encore enregistrés
- Intérêts gagnés
- Erreurs (saisie de données)
Enregistrer les ajustements :
- Frais bancaires → enregistrer comme Dépenses
- Intérêt → enregistrer comme revenu (Écriture Comptable manuelle)
- Corriger les erreurs
Vérifier le rapprochement : solde Agatabo ajusté = solde du relevé bancaire

Outil : utiliser le rapport Relevés de Compte pour examiner l’activité du Compte Bancaire

Examiner les soldes des membres

Contrôler ponctuellement l’Épargne des membres pour vérifier l’exactitude :

Sélectionner 5 à 10 membres au hasard
Comparer le solde Agatabo aux livrets/registres des membres
Enquêter sur toute divergence
Vérifier que les Dépôts/retraits récents sont enregistrés correctement

Outil : utiliser le Rapport des Parts pour voir tous les soldes des membres

Vérifier le portefeuille de prêts

Vérifier que les dossiers de prêt sont exacts :

Exécuter le rapport Prêts en Cours (à la date de fin de Période)
Vérifier que le total des prêts en cours correspond au solde du compte Prêts à Recevoir
Identifier les prêts en retard (arriérés > 0)
Appliquer les Pénalités si la politique de l’organisation exige des Pénalités automatiques
Documenter toute modification, remise ou radiation de prêt

Important : rapprocher les prêts AVANT de clôturer la Période pour garantir un calcul exact des revenus d’Intérêt.

Générer les états financiers

Exécuter tous les rapports à la date de fin de Période :Rapports requis :

Bilan (au dernier jour de la Période)
Compte de Résultat (pour toute la Période)
Rapport des Parts (propriété des membres à la fin de la Période)
Prêts en Cours (statut du portefeuille à la fin de la Période)

Exporter tous les rapports en PDF ou CSV pour les archives.Endpoints API :

GET /reports/balance-sheet?asOfDate=2026-06-30
GET /reports/profit-loss?startDate=2026-06-01&endDate=2026-06-30
GET /reports/shares-report?asOfDate=2026-06-30
GET /reports/loans-outstanding?expectedDate=2026-06-30

Examiner la balance de vérification

Vérifier que l’équation comptable est équilibrée :

Exécuter la Balance de Vérification (à la fin de la Période)
Contrôler : total Débits = total Crédits
Enquêter sur tout déséquilibre
Vérifier que les Résultats Reportés reflètent le résultat net de la Période précédente

Si la balance de vérification n’est pas équilibrée : ne PAS clôturer la Période. Trouver et corriger les erreurs d’abord.

Examiner les éléments inhabituels

Enquêter sur les anomalies avant la clôture :

Dépenses importantes ou inattendues (> 10 % du budget)
Soldes de compte inhabituels (soldes négatifs là où ils ne sont pas attendus)
Variations significatives par rapport à la Période précédente (> 20 %)
Transactions non catégorisées ou mal codées

Documenter les explications pour les éléments significatifs (pour les auditeurs, la direction).

Exécuter l'aperçu de clôture de période

Simuler la clôture pour vérifier l’impact :

GET /period-closing/preview
Headers:
  x-organization-id: {organizationId}

Examiner la réponse d’aperçu :

Période en cours de clôture (vérifier que c’est la bonne)
Montant du bénéfice/perte net
Écriture Comptable qui sera créée
Comptes qui seront remis à zéro (comptes INCOME/EXPENSE)

Vérifier : le résultat net correspond au rapport Compte de Résultat.

Obtenir l'approbation de la direction

Présenter les états financiers pour approbation :

Partager les rapports avec le trésorier/conseil/comité de direction
Expliquer les éléments importants, variations, préoccupations
Répondre aux questions et demandes de détails supplémentaires
Obtenir la validation (approbation écrite recommandée)

Ne pas clôturer tant que la direction n’a pas approuvé les états financiers.

Clôturer la Période

Lorsque toutes les tâches avant clôture sont terminées et l’approbation obtenue :

Clôturer la période

Exécuter la clôture de Période via l’API :

POST /period-closing/close
Headers:
  x-organization-id: {organizationId}
  x-idempotency-key: {unique-key}

Permission requise : periods:closeCe qui se passe :

Détermine automatiquement la prochaine Période à clôturer
Crée une Écriture Comptable PERIOD_CLOSE
Remet à zéro tous les comptes INCOME et EXPENSE
Transfère le résultat net vers RETAINED_EARNINGS
Verrouille la Période (empêche les modifications ultérieures)

Confirmer la clôture réussie : vérifier le statut de réponse 200.

Vérifier les résultats de clôture

Confirmer que la clôture s’est terminée correctement :

Vérifier les journaux d’audit : action de clôture de Période journalisée
Exécuter le Bilan : Résultats Reportés augmentés du résultat net
Exécuter le Compte de Résultat : la Période courante affiche zéro (nouvelle Période commencée)
Vérifier les comptes INCOME/EXPENSE : tous ont des soldes à zéro

Si quelque chose ne va pas : utiliser l’endpoint d’annulation (ne peut annuler que la DERNIÈRE clôture)

Tâches après clôture

Archiver la documentation

Conserver les dossiers de la Période :

Enregistrer tous les rapports dans un dossier d’archives (nommé par Période, par ex. “2026-06-June”)
Classer les reçus physiques et pièces justificatives
Exporter les Écritures Comptables de la Période (pour la piste d’audit)
Sauvegarder la base de données

Conservation : garder les dossiers des Périodes clôturées pendant 7 ans ou plus (selon la juridiction).

Communiquer aux membres

Partager les résultats de la Période avec les membres :

Publier le Bilan (montre la situation financière)
Publier le Compte de Résultat (montre la performance de la Période)
Publier le Rapport des Parts (montre les pourcentages de propriété des membres)
Annoncer la distribution de Dividendes si applicable

Méthode : e-mail, réunion des membres, avis affiché

Planifier la prochaine période

Préparer la Période à venir :

Examiner budget vs réel (identifier les écarts)
Ajuster le budget pour la prochaine Période si nécessaire
Planifier les réunions du comité de prêt
Planifier les Allocations de Réserve nécessaires
Identifier les améliorations opérationnelles

Exemples de calendrier

Clôture mensuelle (`accountingPeriod: MONTHLY`)

Jour	Tâche
Dernier jour ouvrable	Enregistrer les transactions finales du mois
1er du mois suivant	Télécharger les relevés bancaires, commencer le rapprochement
2-3	Terminer le rapprochement, exécuter les rapports, examiner
4-5	Présenter à la direction, obtenir l’approbation
5-7	Clôturer la Période, vérifier, archiver

Temps total : 5 à 7 jours après la fin du mois

Clôture trimestrielle (`accountingPeriod: QUARTERLY`)

Jour	Tâche
Dernière semaine du trimestre	Vérifier que toutes les transactions sont enregistrées
1-2 jours après le trimestre	Télécharger les relevés, commencer le rapprochement
3-7	Terminer le rapprochement, exécuter les rapports, examiner
7-10	Présenter à la direction, obtenir l’approbation
10-14	Clôturer la Période, vérifier, archiver

Temps total : 10 à 14 jours après la fin du trimestre Note : les clôtures trimestrielles exigent généralement plus de temps d’examen en raison d’un volume de données plus important.

Clôture annuelle (`accountingPeriod: YEARLY`)

Semaine	Tâche
1-2	Enregistrer toutes les transactions, rapprocher tous les comptes
2-3	Exécuter tous les rapports, préparer les états annuels
3-4	Examiner avec le comptable, préparer l’audit
4-6	Présenter au conseil, obtenir l’approbation
6-8	Clôturer la Période, finaliser le rapport annuel

Temps total : 6 à 8 semaines après la fin de l’année Note : les clôtures annuelles exigent souvent un audit externe avant finalisation.

Problèmes courants et solutions

La balance de vérification n'est pas équilibrée

Problème : total des débits ≠ total des créditsCauses courantes :

Écriture Comptable sans côté débit ou crédit
Erreur de saisie (chiffres inversés)
Écriture Comptable manuelle non équilibrée
Bug système (rare)

Solution :

Exécuter le rapport Balance de Vérification avec détails
Calculer le montant de la différence
Rechercher les Écritures Comptables pour ce montant exact
Examiner les écritures manuelles récentes
Corriger l’erreur avant la clôture

Les prêts ne se rapprochent pas du Grand Livre

Problème : total Prêts en Cours ≠ solde du compte Prêts à RecevoirCauses courantes :

Paiement de prêt enregistré incorrectement
Erreur d’allocation Capital/Intérêt
Prêt créé mais pas correctement enregistré
Écriture de Décaissement de prêt manquante

Solution :

Exécuter le rapport Prêts en Cours
Vérifier le solde du compte Prêts à Recevoir
Calculer la différence
Examiner les transactions de prêt récentes
Vérifier que les Décaissements de prêt ont créé des Écritures Comptables
Corriger les écarts avant la clôture

Le rapprochement bancaire ne s'équilibre pas

Problème : solde de caisse Agatabo ≠ solde du relevé bancaireCauses courantes :

Frais bancaires non enregistrés
Dépôts pas encore compensés
Chèques pas encore encaissés
Erreurs de saisie

Solution :

Lister les chèques en circulation (émis mais non compensés)
Lister les Dépôts en transit (enregistrés mais non compensés)
Identifier les frais bancaires non enregistrés dans Agatabo
Enregistrer les frais comme Dépenses
Calculer : solde Agatabo + Dépôts en transit - chèques en circulation = solde bancaire

Impossible de clôturer la période - message d'erreur

Erreur : “Cannot close period” ou similaireÀ vérifier :

Avez-vous la permission periods:close ?
L’en-tête x-organization-id est-il défini correctement ?
L’en-tête x-idempotency-key est-il fourni ?
Une clôture est-elle déjà en cours ?
Y a-t-il des erreurs de validation (écritures non équilibrées) ?

Solution : vérifier les détails du message d’erreur, les permissions et tous les prérequis.

Besoin d'annuler une clôture de période

Situation : erreur découverte après la clôture de la PériodeSolution :

POST /period-closing/undo
Headers:
  x-organization-id: {organizationId}
  x-idempotency-key: {unique-key}

Limites :

Ne peut annuler que la DERNIÈRE Période clôturée
Ne peut pas annuler des Périodes historiques arbitraires
Annule l’Écriture Comptable PERIOD_CLOSE
Rouvre la Période pour corrections

Après annulation : effectuer les corrections, puis clôturer à nouveau.

Bonnes pratiques

Directives de clôture de Période :Avant clôture :

✅ Terminer TOUTES les étapes de la checklist (ne pas en sauter)
✅ Rapprocher TOUS les Comptes Bancaires (pas seulement le compte principal)
✅ Vérifier que la balance de vérification est équilibrée
✅ Obtenir la validation de la direction
✅ Exécuter l’aperçu pour vérifier l’impact de la clôture de Période
✅ Archiver les rapports courants avant clôture

Pendant la clôture :

✅ Utiliser une clé d’idempotence unique (éviter une double clôture)
✅ Clôturer pendant une période de faible activité (minimiser les perturbations)
✅ Informer les utilisateurs que la clôture de Période est en cours
✅ Vérifier que la clôture se termine avec succès

Après clôture :

✅ Vérifier immédiatement les résultats de clôture
✅ Contrôler que les Résultats Reportés sont mis à jour correctement
✅ Confirmer que les comptes INCOME/EXPENSE sont remis à zéro
✅ Archiver tous les rapports de la Période
✅ Communiquer les résultats aux membres

Général :

✅ Clôturer les Périodes rapidement (dans les 7 jours suivant la fin de Période)
✅ Ne pas sauter de Périodes (clôturer séquentiellement)
✅ Documenter les éléments significatifs pour les auditeurs
✅ Conserver les dossiers des Périodes clôturées pendant 7 ans ou plus
✅ Former une personne de secours aux procédures de clôture

Sujets connexes

Clôture de Période

Documentation API de clôture de Période

Bilan

Rapport de situation financière

Compte de Résultat

État des revenus et dépenses

Piste d'Audit

Suivre l’activité de clôture de Période

​Vue d’ensemble

​Checklist avant clôture

​Clôturer la Période

​Tâches après clôture

​Exemples de calendrier

​Clôture mensuelle (accountingPeriod: MONTHLY)

​Clôture trimestrielle (accountingPeriod: QUARTERLY)

​Clôture annuelle (accountingPeriod: YEARLY)

​Problèmes courants et solutions

​Bonnes pratiques

​Sujets connexes

Clôture de Période

Bilan

Compte de Résultat

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Checklist avant clôture

Clôturer la Période

Tâches après clôture

Exemples de calendrier

Clôture mensuelle (`accountingPeriod: MONTHLY`)

Clôture trimestrielle (`accountingPeriod: QUARTERLY`)

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