Aperçu
La modification des dépôts vous permet de corriger les erreurs dans les transactions enregistrées. Ce guide couvre quand les dépôts peuvent être modifiés, comment les corrections fonctionnent et la gestion des dépôts dans les périodes clôturées.Quand les Dépôts Peuvent-ils être Modifiés ?
- Période Ouverte
- Période Clôturée
✅ Peut modifier si :
- La date de transaction du dépôt est dans la période ouverte actuelle
- Vous avez l’autorisation
savings:write - La période n’a pas été clôturée
- Montant
- Date (doit rester dans la période ouverte)
- Compte Bancaire
- Documents (pièces jointes)
Fonctionnement de la Modification
Lorsque vous modifiez un dépôt, Agatabo utilise une stratégie d’extourne et ré-imputation :- Extourne l’écriture originale : Crée une extourne avec des montants négatifs
- Crée une nouvelle écriture : Impute la transaction corrigée avec les nouvelles valeurs
- Met à jour le solde du membre : Reflète la variation nette
- Consigne dans la piste d’audit : Enregistre l’opération de modification
Important : La modification ne modifie pas la transaction originale. Elle extourne l’ancienne écriture et en crée une nouvelle. Cela maintient une piste d’audit complète de toutes les modifications.
Modification d’un Dépôt
1
Accéder à Épargne → Historique des Dépôts
Ouvre la page d’historique des dépôts
2
Trouver le dépôt
Utiliser les filtres ou la recherche pour localiser le dépôt
3
Cliquer sur la ligne du dépôt
Ouvre les détails du dépôt
4
Cliquer sur le bouton 'Modifier'
Ouvre la boîte de dialogue de modification
5
Modifier les champs
Changer le montant, la date, le compte bancaire ou mettre à jour les documents
6
Cliquer sur 'Enregistrer les Modifications'
Le système extourne l’original et crée l’écriture corrigée
7
Vérifier la modification
Vérifier le solde du membre et les écritures comptables
Scénarios de Modification Courants
Montant Incorrect
Exemple : Enregistré 10 000 au lieu de 100 0001
Ouvrir le dépôt pour modification
Trouver et cliquer sur Modifier
2
Changer le montant
Mettre à jour de 10 000 à 100 000
3
Enregistrer
Le système extourne l’écriture de 10 000 et impute l’écriture de 100 000
4
Vérifier le solde
Le solde du membre augmente de la différence nette (+90 000)
Date Incorrecte
Exemple : Enregistré aujourd’hui mais déposé hier en réalité1
Modifier le dépôt
Ouvrir la boîte de dialogue de modification
2
Changer la date
Sélectionner la date correcte
3
Vérifier la période
La nouvelle date doit être dans une période ouverte
4
Enregistrer
Le dépôt se déplace vers la date correcte dans les enregistrements
Mauvais Compte Bancaire
Exemple : Enregistré sur “Caisse - Bureau Principal” mais devrait être “Compte KCB”1
Modifier le dépôt
Ouvrir la boîte de dialogue de modification
2
Changer le compte bancaire
Sélectionner le bon compte dans la liste déroulante
3
Enregistrer
L’écriture comptable se met à jour pour refléter le bon compte bancaire
Mauvais Membre
Suppression (Extourne) des Dépôts
Quand Supprimer
Utilisez la suppression pour :- Dépôt en double enregistré par erreur
- Dépôt de test dans le système de production
- Transaction complètement incorrecte nécessitant une suppression
Processus de Suppression
1
Vérifier que la suppression est nécessaire
Confirmer qu’il ne s’agit pas simplement d’une erreur de montant/date qui peut être modifiée
2
Noter le solde actuel du membre
Le solde diminuera après la suppression
3
Accéder à Épargne → Historique des Dépôts
Ouvre la page d’historique des dépôts
4
Trouver le dépôt
Utiliser les filtres ou la recherche pour localiser le dépôt
5
Cliquer sur la ligne du dépôt
Ouvre les détails du dépôt
6
Cliquer sur le bouton 'Supprimer'
Situé dans l’en-tête de la page des détails du dépôt
7
Confirmer la suppression
Une boîte de dialogue de confirmation apparaît - cliquez pour confirmer
8
Vérifier
- L’écriture d’extourne apparaît dans le grand livre
- Le solde du membre a diminué correctement
- Le dépôt original reste dans les enregistrements
- Une écriture d’extourne est créée (montants négatifs)
- Effet net : le dépôt est annulé
- La piste d’audit complète est préservée
Corrections dans les Périodes Clôturées
Si vous devez corriger un dépôt dans une période clôturée, vous ne pouvez pas le modifier ni le supprimer. Utilisez une écriture d’ajustement à la place :Processus d’Écriture d’Ajustement
1
Identifier l'erreur
Documenter ce qui était incorrect et ce que cela devrait être
2
Consulter le comptable
Expliquer l’erreur et obtenir des conseils sur la correction appropriée
3
Enregistrer une écriture d'ajustement
Créer une écriture comptable manuelle dans la période ouverte actuelle
4
Documenter soigneusement
Référencer la date du dépôt original et expliquer la correction
Bonnes Pratiques
Modification sécurisée des dépôts :
- Vérifiez le montant avant d’enregistrer la correction
- Confirmez que le nom du membre est correct avant de modifier
- Vérifiez que la nouvelle date est dans une période ouverte
- Examinez le solde du membre après la modification pour confirmer le changement correct
- Préférez la modification à la suppression + re-enregistrement quand c’est possible
- Consultez le comptable pour les corrections importantes (montants élevés, dates anciennes)
- Documentez les corrections si elles sont inhabituelles ou complexes
Autorisations Requises
Opérations Connexes
Enregistrement des Dépôts
Comment enregistrer les dépôts correctement
Historique des Dépôts
Trouver les dépôts à modifier
Clôture de Période
Comprendre les périodes clôturées
Détails des Utilisateurs
Vérifier les soldes après corrections