Aperçu
Les frais d’adhésion sont un paiement unique optionnel collecté lorsqu’un nouveau membre rejoint l’organisation. Ces frais sont enregistrés comme revenus de l’organisation et aident à couvrir les coûts d’inscription et d’administration.Important : Les frais d’adhésion NE sont PAS déposés sur le compte d’épargne du membre. Ils sont enregistrés comme revenus de l’organisation. Les frais d’adhésion sont optionnels - votre organisation peut choisir de ne pas en collecter.
Avant de Commencer
Prérequis :
- Le membre a été invité et a activé son compte
- Le membre s’est vu attribuer le rôle “Membre”
- Vous avez l’autorisation
organization_users:write(Administrateur ou rôle autorisé) - Le montant des frais d’adhésion est défini dans les statuts de votre organisation
Enregistrement des Frais d’Adhésion
Étape 1 : Collecter le Paiement
Collectez les frais d’adhésion auprès du nouveau membre conformément aux statuts de votre organisation.Étape 2 : Enregistrer dans Agatabo
1
Accéder aux Utilisateurs de l'Organisation
Cliquez sur Utilisateurs de l’Organisation dans la barre latérale
2
Trouver le membre
Recherchez ou cliquez sur le nom du nouveau membre
3
Accéder à la section Frais d'Adhésion
Dans le profil du membre, trouvez la section ou l’onglet Frais d’Adhésion
4
Cliquer sur 'Enregistrer les Frais d'Adhésion'
Ouvre le formulaire d’enregistrement des frais
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Saisir les détails des frais
- Montant : Montant des frais d’adhésion (tel que défini dans les statuts)
- Date : Date du paiement
- Compte Bancaire : Sélectionner quel compte de caisse/banque a reçu le paiement
- Référence : Numéro de reçu ou référence de paiement (si applicable)
6
Soumettre
Cliquez sur Enregistrer les Frais d’Adhésion pour enregistrer
Étape 3 : Vérifier l’Enregistrement
Après la soumission :- Confirmer que les frais apparaissent dans le profil du membre
- Vérifier que le montant est correct
- Vérifier que le solde du compte bancaire a augmenté du montant des frais
- Émettre un reçu au membre
Fonctionnement des Frais d’Adhésion
Traitement Comptable
Les frais d’adhésion sont enregistrés comme revenus de l’organisation, pas comme épargne du membre : Écriture Comptable :- L’argent entre dans le compte de caisse/banque de l’organisation
- Les frais sont enregistrés comme produits (comme les autres revenus de l’organisation)
- Le solde d’épargne du membre n’est PAS affecté
- Les frais d’adhésion appartiennent à l’organisation, pas au membre
Un Frais d’Adhésion par Membre
Chaque membre ne peut avoir qu’un seul frais d’adhésion enregistré :- Impossible d’enregistrer plusieurs frais pour le même membre
- Pour corriger un frais, vous devez modifier ou supprimer l’existant
- Les frais d’adhésion sont liés définitivement au compte du membre
Remboursabilité
Les frais d’adhésion sont généralement non remboursables car ils représentent :- Les coûts administratifs d’intégration
- Les revenus opérationnels de l’organisation
- L’engagement envers l’adhésion
Différence : Frais d’Adhésion vs Dépôt d’Épargne
Bonnes Pratiques
Conseils pour les frais d’adhésion :
- Collectez les frais avant d’attribuer le rôle “Membre” pour assurer le paiement
- Enregistrez les frais le jour même où le paiement est reçu
- Maintenez des montants de frais cohérents pour tous les membres (conformément aux statuts)
- Expliquez clairement aux membres que les frais d’adhésion sont non remboursables
- Émettez des reçus immédiatement après l’enregistrement
- Documentez toute dérogation ou arrangement spécial dans les procès-verbaux de réunion
- Révisez les statuts annuellement pour s’assurer que les montants restent appropriés
Opérations Connexes
Enregistrement des Dépôts
Comment enregistrer les cotisations d’épargne régulières des membres
Invitation des Utilisateurs
Processus complet d’invitation des membres
Intégration des Membres
Flux de travail complet d’intégration incluant les frais
Consulter les Détails du Membre
Accéder aux profils et à l’historique financier des membres